Тамбовское областное государственное учреждение «Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области» (ТОГУ «ГАСПИТО») создано на основании постановления администрации области от 18.05.2009 № 575 путем реорганизации в форме слияния Тамбовского областного государственного учреждения «Центр хранения документов по личному составу Тамбовской области» и Тамбовского областного государственного учреждения «Центр документации новейшей истории Тамбовской области». Постановлением администрации Тамбовской области от 30.11.2011 № 1669 «О переименовании и утверждении уставов областных государственных архивов» учреждение переименовано в Тамбовское областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области».

В настоящее время ТОГБУ «ГАСПИТО» действует на основании Устава, утвержденного приказом управления культуры и архивного дела Тамбовской области от 28.11.2019 № 216. ТОГБУ «ГАСПИТО» (далее – Архив) является некоммерческой организацией – областным государственным бюджетным учреждением. Учредителем и собственником имущества Архива является Тамбовская область.

Функции и полномочия учредителя Архива выполняет управление культуры и архивного дела области.

Архив руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации, Тамбовской области, настоящим Уставом.

Место нахождения Архива:
Юридический и фактический адрес: ул. Интернациональная, д. 35, г. Тамбов, Тамбовская область, 392036 (главный корпус);
ул. Рылеева, 61 литер Б, г. Тамбов, Тамбовская область, 392003 (2-й корпус). 

Директор архива – Марина Михайловна Дорошина, Почетный архивист, кандидат исторических наук.

Предметом деятельности Архива является хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Тамбовской области и других архивных документов.

В состав документов, хранящихся в Архиве, входят поступившие на законном основании документы Архивного фонда Тамбовской области, иные архивные документы на различных видах носителей, подлежащие хранению:

• областных территориальных органов политических партий, их коллективных органов, структурных подразделений и учреждений, первичных организаций, иных общественных организаций и их объединений, благотворительных фондов;
• физических лиц (фамильные архивы, коллекции документов и др.);
• документы по личному составу ликвидированных органов государственной власти, учреждений, предприятий и организаций, осуществлявших свою деятельность на территории Тамбовской области;
• документы по личному составу приватизированных областных государственных унитарных предприятий;
• аудиовизуальная документация;
• копии архивных документов на правах подлинников, страховой фонд копий особо ценных документов, хранящихся в Архиве;
• копии документов по истории Тамбовской области, хранящихся в других российских и зарубежных архивах;
• тематические базы данных.

Архив хранит также учетные документы, учетные базы данных, архивные справочники, каталоги, печатные материалы (книги, брошюры, периодические печатные издания), дополняющие и раскрывающие состав и содержание архивных фондов, необходимые для его научно-исследовательской, информационной работы; научную, учебную и справочную литературу по истории архивного дела, теории и практике архивоведения, документоведения, археографии и другим историческим дисциплинам.

Целями деятельности Архива являются:

• обеспечение сохранности архивных документов, хранящихся в Архиве;
• обеспечение организационной упорядоченности и возможности адресного поиска архивных документов, хранящихся в Архиве, контроля за их наличием и состоянием;
• систематическое пополнение Архива отнесенными к составу Архивного фонда Тамбовской области документами политических партий, иных общественных организаций и объединений, благотворительных фондов, средств массовой информации, юридических и физических лиц;
• прием на хранение документов по личному составу ликвидированных органов государственной власти и иных государственных органов, учреждений, предприятий и организаций, осуществлявших свою деятельность на территории Тамбовской области, приватизированных областных государственных унитарных предприятий;
• обеспечение в установленном порядке доступа юридических и физических лиц к архивным документам, хранящимся в Архиве, и архивной информации;
• популяризация документов Архивного фонда Тамбовской области и других архивных документов.

Основные виды деятельности:

• создание в Архиве нормативных условий хранения архивных документов, организация архивных документов и поддержание их нормального физического состояния;
• проведение экспертизы ценности архивных документов, хранящихся в Архиве, выявление уникальных и особо ценных архивных документов, участие в проведении экспертизы ценности архивных документов, образовавшихся в деятельности источников комплектования Архива, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории области;
• ведение государственного учета архивных документов, хранящихся в Архиве, в том числе в электронном виде;
• прием архивных документов и научно-справочного аппарата к ним на хранение в Архив;
• ведение научно-исследовательской и методической работы в области документоведения, архивоведения и археографии, оказание методической и практической помощи по вопросам архивного дела (в том числе рассмотрение описей и актов, согласование инструкций по делопроизводству, положений об архивах и экспертных комиссиях) источникам комплектования Архива, а также территориальным органам федеральных органов государственной власти и федеральным организациям, иным государственным органам Российской Федерации, расположенным на территории области;
• создание системы научно-справочного аппарата Архива, в том числе архивных справочников в электронном виде;
• создание копий страхового фонда и фонда пользования документов, хранящихся в Архиве;
• информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
• предоставление архивных документов, хранящихся в Архиве, пользователям в читальном зале, а также во временное пользование;
• осуществление мероприятий, направленных на популяризацию документов Архивного фонда Тамбовской области и других архивных документов (обеспечение функционирования веб-сайта Архива, экспонирование документов на выставках), проведение научно-просветительских, научно-методических и информационных мероприятий с использование архивных документов (организация и проведение встреч с общественностью, экскурсий по Архиву, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и других);
• осуществление сбора, подготовки, редактирования, публикации, тиражирования и реализации сборников документов, научных работ и статей, информационных, справочных, методических и иных материалов, связанных с деятельностью Архива;
• рассекречивание, в установленном порядке, архивных документов, хранящихся в Архиве, в том числе обеспечение деятельности областной межведомственной экспертной комиссии по рассекречиванию архивных документов.