В январе 2022 г. подведены итоги работы ГАСПИТО за 2021 г.:

подготовлены и направлены в управление культуры и архивного дела области отчеты по основной деятельности, о выполнении государственного задания, итогах работы ГАСПИТО на 01.01.2022; информационные материалы о наиболее значимых мероприятиях ГАСПИТО, проведенных в 2021 г., для включения их в Публичный доклад «О состоянии культуры Тамбовской области в 2021 году и задачах на 2022 год».

В 2022 г. в управление культуры и архивного дела области были подготовлены и направлены:

- информации:

о реализации архивных услуг за 2021 год;

об утверждении перечня платных услуг ГАСПИТО;

расчет нормативных затрат на оказание государственных услуг (выполнение работ) и расчет объема финансового обеспечения выполнения государственного задания на 2023 год;

об инвестициях в основной капитал (затраты на новое строительство, расширение, а также реконструкцию и модернизацию объектов, которая приводит к увеличению их первоначальной стоимости, приобретение машин, оборудования, транспортных средств и т.д.), производимых за счет всех источников финансирования, в форме статистического отчета № П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы»

об особо ценном движимом имуществе, закрепленном за учреждением;

о закупах товаров, работ, услуг для обеспечения нужд учреждения за 12 месяцев 2021 г.;

о планируемых объемах доходов от оказания платных услуг и доходов, поступающих от сдачи в аренду имущества ГАСПИТО, на 2023 год и плановый период 2024 и 2025 годов с разбивкой по статьям КОСГУ;

об увеличении доходов от оказания платных услуг с разбивкой по статьям КОСГУ;

о планируемых расходах на выплату персоналу (ст. 211, ст. 213) за счет средств от оказания платных услуг и доходов, поступающих от сдачи в аренду имущества ГАСПИТО;

о наличии транспортных средств;

о состоянии внедрения спутниковых навигационных технологий на базе системы ГЛОНАСС;

о плане работы по противодействию терроризму и экстремизму на 2022 г.;

о выполнении мероприятий антитеррористической направленности;

о реализации ГАСПИТО пунктов 2.2.1. и 3.1.1.4. Комплексного плана противодействия идеологии терроризма в Российской Федерации на 2019‑2023 годы за 2022 г.;

о работе, проделанной в рамках исполнения Плана мероприятий («дорожной карты») «Повышение значений показателей доступности для инвалидов и маломобильных групп населения объектов и услуг в Тамбовской области (2011-2021 годы)» за 2021-2022 гг.;

о работах (услугах, мероприятиях), планируемых ГАСПИТО на 2023 год в рамках исполнения «дорожной карты»;

об итогах реализации государственной программы Тамбовской области «Доступная среда» в 2022 г.;

о потреблении топливно-энергетических ресурсов;

о Программе в области энергосбережения и повышения энергетической эффективности на 2020-2024 гг.;

об эффективности управления и распоряжения земельными участками

и использования имущества, закрепленного за учреждением;

о плане мероприятий по подготовке к работе в отопительном периоде 2022/2023 г.;

о проведенных мероприятиях по подготовке учреждения к работе в отопительном периоде 2022/2023 г.;

о согласовании списания основных средств, находящихся на балансовом счете учреждения;

о подвальных помещениях, приспосабливаемых для укрытия работников;

о работе учреждения по исполнению пункта 4 перечня поручений Президента Российской Федерации от 4 марта 2020 г. № Пр-433 за 2022 г.;

о размещении актуальной информации на Интернет-портале «Жить вместе»;

о принятых мерах по реализации поручений протокола заседания оперативного штаба по предупреждению завоза и распространения в Тамбовской области новой коронавирусной инфекции от 21.01.2022 № 33;

о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях, наличии автотранспорта, о численности квалифицированных кадров;

о внедрении профессиональных стандартов;

о перечне должностей административно-управленческого и основного персонала работников учреждения;

о потребности в кадрах в области информационной безопасности;

о потребности в высококвалифицированных кадрах в сфере информационных технологий;

о работе по улучшению условий труда и сохранению здоровья работников, в т.ч. в рамках использования механизмов социального партнерства;

о выявлении работников, нуждающихся в дополнительных мерах поддержки, направленных на улучшение жилищных условий;

о заполнении необходимых форм на Цифровой платформе прогнозирования потребности в профессиональных кадрах;

о прогнозе сокращения рабочих мест в ГАСПИТО;

о подготовке научно-исследовательских и методических разработок в 2021 г.;

об электронных публикациях за 2010‑2021 гг.;

о предложениях по подготовке и проведению мероприятий, посвященных празднованию 80-летия разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве;

о привлечении к деятельности в ГАСПИТО иностранных высококвалифицированных специалистов;

об участии работников учреждения в общероссийской акции «Тотальный тест «Доступная среда в сфере культуры;

об участии работников учреждения в ежегодном социологическом опросе для выявления мнения населения области о проблемных моментах в сфере противодействия коррупции;

об использовании работниками ГАСПИТО сервисов Личного кабинета пациента «Мое здоровье» на Едином портале государственных и муниципальных услуг Российской Федерации;

о реализации мероприятий по направлениям «активного долголетия»;

предложения в План мероприятий по сотрудничеству Республики Беларусь и Тамбовской области на 2023 год;

предложения по исполнению Плана мероприятий по сотрудничеству в сфере обмена лучшими практиками регионального развития на территориях Нижегородской области и Тамбовской области на 2022-2024 гг.;

об организованных учреждением просветительских мероприятий, посвященных Дню дружбы народов Тамбовской области;

о реализации мероприятий, направленных на своевременное исполнение положений Федерального закона № 8-ФЗ;

о проведенных мероприятиях в рамках реализации норм Федерального закона от 14.07.2022 № 270-ФЗ;

о принятых мерах в рамках реализации второго этапа Стратегии в интересах граждан старшего поколения в Российской Федерации;

о проведении мероприятий для лиц, прибывших с территорий Донецкой и Луганской народных республик и Украины;

- ежеквартальные отчеты:

о предоставлении государственных услуг (форма № 1-ГМУ);

о полученных и рассмотренных жалобах, связанных с предоставлением государственных услуг;

о профессиональном обучении работников в возрасте от 25 до 65 лет;

о дистанционной (удаленной) работе;

о мероприятиях в области энергосбережения и повышения энергетической эффективности;

о фактическом потреблении энергетических ресурсов;

об участии в судебных разбирательствах;

о реализации мероприятий по предупреждению COVID-19;

о результатах проведенной работы по выявлению конфликта интересов (аффилированности) при проведении закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд;

сведения для мониторинга закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд ГАСПИТО;

- ежемесячные информации:

о предоставлении государственных услуг (форма № 1-ГМУ);

мониторинг деятельности по основным показателям;

о рабочих местах для трудоустройства инвалидов на интернет-портале «Работа в России»;

о перечне планируемых закупок на выполнение работ по строительству, реконструкции, капитальному и текущему ремонту (в т.ч. по закупкам, заключенным с единственным поставщиком по цене, не превышающей 100,0 тыс. рублей);

об экономии, образовавшейся по результатам проведенных конкурентных способов определения поставщиков;

отчеты по форме федерального статистического наблюдения № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг»;

о принятых и уволенных работниках;

о наличии вакансий;

о положении дел с гражданами предпенсионного возраста – работниками ГАСПИТО;

о регистрации работников учреждения в личных кабинетах ГИС ЖКХ посредством единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА);

о количестве забронированных работников учреждения, пребывающих в запасе;

- еженедельные информации:

о режиме работы работников;

о численности вакцинированных и ревакцинированных работников;

о количестве заболевших работников.

В ТОГКУ «Централизованная бухгалтерия учреждений культуры и архивов» направлены информация о неиспользованных отпусках на 01.01.2021; сведения о страховом стаже (СЗВ-стаж); данные для оценки финансового менеджмента.

15.12.2022 на основании предписания военного комиссариата г. Тамбов Тамбовской области помощником начальника отделения ППП и УМР Морозовым О.А. проведена плановая проверка состояния воинского учета граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации. В ходе проверки установлено, что обязанности по организации воинского учета работников учреждения, пребывающих в запасе, выполняются. Документы по осуществлению воинского учета (приказ об организации воинского учета, функциональные обязанности) разработаны. План работы на 2023 год согласован с военкоматом. Проведена ежегодная сверка сведений, содержащихся в личных карточках (форма-10), карточки учета организации (форма 18). Общая оценка осуществления воинского учета в ГАСПИТО – «отлично».

На регулярной основе проводилась работа по размещению информации об учреждении и результатах его работы на официальных сайтах в сети Интернет: Официальном сайте для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях; Модуле «Информация об энергосбережении и повышении энергетической эффективности»; Системе сбора отчетности Федеральной службы государственной статистики (websbor.gks.ru); Официальном сайте «Единая информационная система в сфере закупок»; Электронной площадке ЗАО «Сбербанк-АСТ» (sberbank‑ast.ru); Электронной площадке roseltorg.ru.

Архивисты ГАСПИТО участвовали в работе экспертно-проверочной комиссии управления культуры и архивного дела области, областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов.

Работа совещательных органов была направлена на успешное решение задач, стоящих перед учреждением. На заседаниях дирекции рассмотрены вопросы об итогах работы ГАСПИТО за 2021 г.; о выполнении требований пожарной безопасности, обеспечении антитеррористической защищенности ГАСПИТО; о ходе внедрения профессиональных стандартов в ГАСПИТО; о результатах мониторинга исполнения социально-правовых запросов пользователей архивной информацией; об итогах работы ГАСПИТО за 1 полугодие и задачах на 2 полугодие 2022 г. и др.

Состоялось восемь заседаний ЭМК. В соответствии с графиком рассматривались описи дел управленческой документации, по личному составу, обсуждались статьи, подборки, тематико-экспозиционный план выставок архивных документов, перечень архивных документов к библиографическому календарю-справочнику «Тамбовские даты. 2023 год».

По итогам работы в 2022 г. заведующий отделом использования документов и информатизации ГАСПИТО Муравьева И.И. признана победителем областного конкурса на получение единовременных стимулирующих выплат лучшими работниками областных государственных и муниципальных учреждений культуры, работниками государственных архивов, педагогическими работниками областных государственных и муниципальных образовательных организаций, реализующих дополнительные предпрофессиональные программы в области искусств, в номинации «Лучший работник архивного учреждения».

За отчетный период шесть работников ГАСПИТО повысили квалификацию по следующим программам:

 - «Обеспечение пожарной безопасности руководителями организаций и лицами, ответственными за обеспечение пожарной безопасности (проведение противопожарного инструктажа)» (Курносова Л.В. – заведующий отделом обеспечения сохранности и учета документов; Куликов В.В. – заведующий архивохранилищем отдела обеспечения сохранности и учета документов);

- «Организация планирования, подготовки и проведения эвакуации» (Самгина Т.Н. – заместитель директора, главный хранитель фондов прошли повышение квалификации, Курносова Л.В.);

- «Действия руководителей нештатных аварийно-спасательных формирований (НАСФ) и нештатных формирований по обеспечению выполнений мероприятий по гражданской обороне (НФГО) по организации и проведению АСДНР и выполнению задач по предназначению» (Дорошина М.М.);

- «Обучение по охране труда и проверка знаний требований охраны труда. Внеочередная проверка знаний требований охраны труда» (Дорошина М.М., Матико И.Б. – заместитель директора, Курносова Л.В.);

- «Итоги 2022. Планы на 2023. Новый год – стратегические планы» (Дорошина Л.М., ведущий методист отдела использования документов и информатизации).

Оказание платных услуг

Приказом управления культуры и архивного дела Тамбовской области от 24.03.2022 № 40 «О результатах присвоения уровня качества финансового менеджмента областным государственным учреждениям, подведомственным управлению культуры и архивного дела области, за 2021 год» ГАСПИТО присвоен высокий уровень качества финансового менеджмента (уровень качества – 90,9%; из 55 максимальных баллов – 50).

В рамках исполнения требований Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Федеральный закон 44-ФЗ) ГАСПИТО принял участие в трех закупках, осуществленных конкурентным способом определения поставщиков. По итогам трех протоколов рассмотрения заявок на участие в электронных аукционах ГАСПИТО признан победителем. Заключены гражданско-правовые договоры (контракты) с Тамбовским областным государственным бюджетным учреждением «Дирекция по эксплуатации административных зданий», УФНС по Тамбовской области, Государственным учреждением – Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Тамбовской области. Указанные закупки проводились на электронных площадках в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»: АО «ЕЭТП», РТС-тендер, АО «Сбербанк-АСТ». По итогам исполнения контактов, заключенных в рамках Федерального закона 44-ФЗ, поступило 2 485 653 (два миллиона четыреста восемьдесят пять тысяч шестьсот пятьдесят три) руб. 83 коп.

В целом за отчетный период ГАСПИТО заключено 32 договора с юридическими лицами на выполнение архивных услуг. Неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, предусмотренных договорами (контрактами), в соответствии с законодательством РФ и требованиями Заказчиков не выявлено.

Физическим лицам оказывались услуги по исполнению запросов, копированию документов, предоставлению архивных документов пользователям в читальном зале.

В 2022 г. на счет ГАСПИТО поступило 4 799 386, 96 руб. (при плане 3 172 000,00 руб.). Денежные средства получены в результате оказания шести платных услуг:

- услуга № 1 (Создание в учреждении нормативных условий хранения архивных документов, организация архивных документов и поддержание их нормального физического состояния, в том числе: реставрация документов; мелкий ремонт документов; сложный ремонт документов; переплет дел и книг (простой переплет дел, сложный переплет дела); дезинфекция документов и печатных изданий);

­­- услуга № 2 (Проведение экспертизы ценности архивных документов, хранящихся в учреждении, выявление уникальных и особо ценных архивных документов, участие в проведении экспертизы ценности архивных документов, образовавшихся в деятельности источников комплектования, а также территориальных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории области, в том числе: систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов и дел: (по фондам, внутри фонда по годам и структурным частям или группам дел, по алфавиту); проведение экспертизы ценности (управленческой документации с полистным просмотром документов, документов по личному составу с полистным просмотром документов);

- услуга № 3 (Ведение научно-исследовательской и методической работы в области документоведения, архивоведения и археографии, оказание методической и практической помощи по вопросам архивного дела (в том числе рассмотрение описей и актов, согласование инструкций по делопроизводству, положений об архивах и экспертных комиссиях) источникам комплектования учреждения, а также территориальным органам федеральных органов государственной власти и федеральным организациям, иным государственным органам Российской Федерации, расположенным на территории области, в том числе: обследование состояния архива и организации документов в делопроизводстве с разработкой рекомендаций, составлением докладной записки с предложениями по совершенствованию делопроизводства и архивного дела учреждения; консультирование работников делопроизводственных служб и архивов учреждений; разработка нормативно-методических документов (составление положения о ведомственном архиве, составление положения об экспертной комиссии учреждения, составление инструкций по ведению делопроизводства в учреждении, составление номенклатуры дел учреждения: разработка схемы построения номенклатуры дел, составление заголовка дела, редактирование заголовка дела, оформление номенклатуры дел); упорядочение документов и дел (составление исторической справки к фонду, предисловия к описи дел (дополнения к исторической справке, предисловию к описи дел), формирование дел из россыпи документов или переформирование дела с изъятием металлических скобок и скрепок, систематизация (по порядку номеров, по хронологии, по функциональному признаку и т.п.), дел внутри фонда, листов в деле), составление и редактирование заголовка (дела управленческой документации, личного дела);

- услуга № 4 (Прием архивных документов и научно-справочного аппарата к ним на хранение в учреждение, в том числе: хранение документов на договорной основе, прием-сдача дел учреждению);

- услуга № 5 (Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке, в том числе: исполнение запросов (тематического с просмотром дел, тематического без просмотра дел по каталогам и справочникам, биографического, срочное исполнение запросов социально-правового характера); копирование архивных документов (на бумажную основу, на электронный носитель) редактирование изображения; распечатка электронных копий архивных документов и формирование дел);

- услуга № 6 (Предоставление архивных документов, хранящихся в учреждении, пользователям в читальном зале, а также во временное пользование, в том числе: подготовка и выдача дел пользователю в читальный зал сверх нормативных объемов выдачи; подготовка и выдача дел пользователю в читальный зал ранее нормативных сроков выдачи; организация и обеспечение работы пользователя по самостоятельному изготовлению копий архивных дел, документов, печатных изданий собственными техническими средствами в специально оборудованном для этих целей месте (не более 100 листов в день); подготовка документов к копированию; контроль за обеспечением сохранности документов при копировании, соблюдением условий копирования; организация и обеспечение работы пользователя по самостоятельному изготовлению копий архивных дел, документов, печатных изданий собственными техническими средствами в специально оборудованном для этих целей месте (более 100 листов в день);  подготовка документов к копированию; контроль за обеспечением сохранности документов при копировании, соблюдением условий копирования.

Материально-техническая база

Расходы собственных средств, полученных от оказания платных услуг и иной приносящей доход деятельности (аренда), осуществлялись на оплату труда (2857,7 тыс. руб.), а также приобретение расходных материалов для производственного процесса (в т.ч. картон, архивные короба и папки – 169,5 тыс. руб., офисная бумага – 88,1 тыс. руб., канцелярские товары –  77,3 тыс. руб., типографские бланки – 7,1 тыс. руб., компьютерная техника –  484,7 тыс. руб. и др.).

На постоянной основе проводилась работа по поддержанию надлежащего пропускного и охранного режима, санитарного, электробезопасного и технического состояний зданий учреждения.

Техническое обслуживание комплекса технических средств охранно-пожарной сигнализации, системы оповещения людей при пожаре, автоматической установки порошкового пожаротушения в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Интернациональная, 35 осуществлялось на основании договора с ИП Соломин Александр Анатольевич (сумма затрат за счет собственных средств составила 60,0 тыс. руб.). Оказание услуг охраны в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61 литер Б осуществлялось на основании договора с ООО «Частное охранное предприятие «Восток» (сумма затрат за счет собственных средств составила 60,0 тыс. руб.). Техническое обслуживание компьютерной и организационной техники осуществлялось на основании договора с ТОГБУ «Компьютерный центр» (сумма затрат за счет собственных средств составила 106,9 тыс. руб.).

В целях обеспечения требований пожарной безопасности, сохранности архивных документов, офисной техники и прочего имущества проведены следующие мероприятия:

- плановые и внеплановые инструктажи по пожарной безопасности;

- техническое обслуживание пожарных постов, осмотр и гидроиспытание пожарных рукавов, перекатка рукавов с ребра на ребро; техническое обслуживание и проверка внутреннего противопожарного водопровода, пломбирование пожарных постов; техническое обслуживание и перезарядка огнетушителей (ОУ-3, ОУ-5, ОУБ‑7, ОП-1, ОП-2, ОП-4, ОП-5) (сумма затрат за счет собственных средств составила 30,0 тыс. руб.).

В целях обеспечения мер по усилению охраны и пропускного режима, обеспечения выполнения антитеррористических мероприятий и требований пожарной безопасности в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Интернациональная, 35:

- приобретен и установлен приемно-контрольный прибор «Сигнал 20 М» для бесперебойного обслуживания охранно-пожарной сигнализации (сумма затрат за счет собственных средств составила 7,5 тыс. руб.);

- приобретены и установлены окна из ПВХ профиля (взамен вышедших из строя деревянных) в подсобном помещении на 1 этаже (сумма затрат за счет собственных средств составила 96,1 тыс. руб.);

- приобретены 100 светодиодных ламп (сумма затрат за счет собственных средств составила 9,8 тыс. руб.);

- по договору с ТОО ВДПО изготовлены и размещены на площадках этажей здания планы эвакуации работников и посетителей учреждения в количестве 6 единиц (сумма затрат за счет собственных средств составила 20,0 тыс. руб.);

- приобретены 10 знаков пожарной безопасности (сумма затрат за счет собственных средств составила 0,4 тыс. руб.).

В целях поддержания технического состояния здания ГАСПИТО по адресу: ул. Интернациональная, 35:

- приобретены и установлены смеситель и 2 крана для подачи воды от водонагревателя (взамен вышедших из строя) в санитарно-гигиенической комнате на 2-м этаже (сумма затрат за счет собственных средств оставила 1,8 тыс. руб.);

- проведен косметический ремонт козырька входной двери и потолка в санитарно-гигиеническом помещении (сумма затрат за счет собственных средств составила 17,0 тыс. руб.);

- приобретена снеговая лопата для очистки территории перед зданием в зимний период (сумма затрат за счет собственных средств составила 0,7 тыс. руб.).

В целях поддержания технического состояния здания ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61 литер Б произведены:

- ремонт кабинетов №№ 1,1а отдела комплектования и упорядочения документов (сумма затрат за счет собственных средств составила 184,8 тыс. руб.);

- ремонт кабинетов №№ 2,3, 4 отдела справочной работы (сумма затрат за счет собственных средств составила 266,6 тыс. руб.);

- ремонт 2-х потолочных светильников с установкой светодиодных ламп в кабинете работников отдела справочной работы и санитарно-гигиенической комнате (сумма затрат за счет собственных средств составила 0,8 тыс. руб.);

- покраска двери запасного выхода архивохранилища № 4 (сумма затрат за счет собственных средств составила 2,5 тыс. руб.);

- приобретение и установка щита с монтажной панелью в кабинете № 1а для безопасного и изолированного хранения комплекса электрических кабелей, обеспечивающих работу компьютерной сети в здании (сумма затрат за счет собственных средств составила 3,7 тыс. руб.).

- обработка территории перед входом в здание от сорной растительности специальным средством (сумма затрат за счет собственных средств составила 0,4 тыс. руб.);

Для поддержания надлежащего состояния зданий ГАСПИТО и прилегающих к ним территорий, обеспечения безопасности передвижения работников и посетителей приобретены:

- травокосилка, перфоратор (сумма затрат за счет собственных средств составила 16,8 тыс. руб.);

- противогололедная смесь (сумма затрат за счет собственных средств составила 11,0  тыс. руб.).

В целях улучшения условий труда работников приобретены:

- тумбы офисные /3 ед./ (сумма затрат за счет собственных средств составила 17,2 тыс. руб.);

- микроволновые печи /2 ед./ (сумма затрат за счет собственных средств составила 13,4 тыс. руб.);

- водонагреватель (сумма затрат за счет собственных средств составила 10,0 тыс. руб.);

- чайники /5 ед./, тепловентиляторы /5 ед./ (сумма затрат за счет собственных средств составила 7,3 тыс. руб.);

- налобные фонари /10 ед./ (сумма затрат за счет собственных средств составила 2,5 тыс. руб.);

В марте 2022 г. осуществлено приобретение страхового полиса обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств на период до 28 апреля 2023 г. (сумма затрат за счет собственных средств составила 4,5 тыс. руб.).

В июле 2022 г. осуществлено заключение договора с ООО «Компания «Тензор» на техническое обслуживание двух контрольно-кассовых аппаратов /регулярный осмотр контрольно-кассового оборудования и своевременный ремонт или профилактику сбоев, ошибок, поломок, а также, при необходимости, своевременное устранение поломок, ошибок передачи данных в ИФНС по г. Тамбову/ (сумма затрат за счет собственных средств составила 7,4 тыс. руб.).

В июле 2022 г. ввиду истечения срока действия ранее полученного полиса обязательного страхования гражданской ответственности владельца опасного объекта (лифт пассажирский), находящегося на балансе ГАСПИТО, осуществлено приобретение очередного полиса (сумма затрат за счет собственных средств составила 1,5 тыс. руб.). В декабре 2022 г. в соответствии с требованием Технического регламента Таможенного союза «Безопасность лифтов» о проведении ежегодного технического освидетельствования лифтов, специалистами ООО ИЦ «Эксперт» проведена оценка соответствия лифта в форме технического освидетельствования (сумма затрат за счет собственных средств составила 3,8 тыс. руб.). По результатам проверки лифт признан технически исправным и подлежащим дальнейшей эксплуатации.

В октябре-ноябре 2022 г. произведено списание основных средств учреждения, числящихся на балансе, на общую сумму 256,8 тыс. руб., что повлекло за собой уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на имущество учреждения. Списанные основные средства в соответствии с письмом управления ТЭК и ЖКХ Тамбовской области от 23.09.2022 № 3304-18/1320 сданы на утилизацию в ООО «Тамбовский экологический комбинат» (Фонд рационального природопользования).

В декабре 2022 г. Тамбовским региональным ресурсным центром развития единой образовательной информационной среды (ТРРЦРЕОИС) осуществлено предоставление права использования программ для ЭВМ на аттестованном объекте информатизации ГАСПИТО (сумма затрат за счет собственных средств составила 4,4 тыс. руб.).

В январе-декабре 2022 г. осуществлены закупки ГСМ (сумма затрат за счет собственных средств составила 75,5 тыс. руб. Произведены закупки автомобильных запчастей (взамен вышедших из строя) для автомобиля LADA VESTA GFL 110 (сумма затрат за счет собственных средств составила 9,5 тыс. руб.) и осуществлен текущий ремонт транспортного средства (сумма затрат за счет собственных средств составила 81,3 тыс. руб.). Регулярно производилась мойка кузова и чистка салона автомобиль LADA VESTA, находящегося на балансе ГАСПИТО /договор об оказании услуг с ИП Авакян/ (сумма затрат за счет собственных средств составила 2,8 тыс. руб.). Проводился ежедневный предрейсовый медицинский осмотр водителя автомобиля /договор об оказании услуг с ООО «Первый медицинский центр»/ (сумма затрат за счет собственных средств составила 9,6 тыс. руб.).

В январе-декабре 2022 г. в целях защиты работников учреждения при работе в условиях эпидемического процесса, вызванного новым геновариантом коронавируса «Омикрон», сезонных респираторных заболеваний (грипп, ОРВИ) произведены закупки дезинфицирующих средств для уборки помещений (антибактериальное мыло, антисептики для поверхностей и др.), индивидуальных средств защиты (маски, перчатки). Сумма затрат за счет собственных средств составила 56,6 тыс. руб.).

1. Обеспечение сохранности документов

В целях обеспечения сохранности документов, улучшения их физического состояния проводилась подшивка документов, находящихся на хранении в ГАСПИТО (243 ед.хр.). В процессе подшивки дел осуществлен ремонт документов (всего 24057 листов, в т.ч. сложный ремонт – 5656 листов, мелкий ремонт – 18401 лист).

Проводилась работа по восстановлению угасающих текстов документов из фондов Тамбовского губкома ВКП(б) (ф. П-840) и Тамбовского горкома КП РСФСР (ф. П-735) – переведено на цифровую основу 705 листов. Оцифрованные документы внесены в информационную систему «Восстановленные архивные документы с угасающим и слабоконтрастным текстом» (включает в себя БД, систему управления БД (СУБД) и специализированные прикладные программы).

Осуществлялась работа по выявлению документов с целью отнесения их к статусу особо ценных по фонду Тамбовского обкома ЛКСМ РСФСР (ф. П-1184, оп. 1). Просмотрена 881 ед.хр., выявлено 5 особо ценных дел. По состоянию на 01.01.2023 в ГАСПИТО числится 224 особо ценных дела.

Продолжалась работа по созданию электронного фонда пользования архивных документов. Всего оцифровано 300 ед.хр./9970 ед.уч. (файлов), в т.ч.: ОЦД из фонда Тамбовского обкома ЛКСМ РСФСР (ф. П-1184, оп. 1) — 4 ед.хр./446 ед.уч. (файлов); документы Тамбовского обкома КП РСФСР (ф. П-1045) за 1939-1941 гг. – 115 ед.хр./8686 ед.уч. (файлов); фотодокументы из фондов личного происхождения, поступивших на хранение в 2021 г., – 181 ед.хр./838 ед.уч. (файлов), в т.ч.: Горячкиной Александры Максимовны (1918-2009), депутата Тамбовского городского Совета депутатов трудящихся в 1947-1963 гг., ветерана труда (ф. Р-9801) – 69 ед.хр./290 ед.уч. (файлов); Буданцевой Оксаны Викторовны (1936- ), краеведа, руководителя подросткового клуба «Гальваник», ветерана труда (ф. Р-9804) – 72 ед.хр./377 ед.уч. (файлов); Панкова Вадима Васильевича (1938- ), коллекционера, краеведа, подполковника Вооруженных Сил СССР, ветерана труда (ф. Р‑9805) – 34 ед.хр./148 ед.уч. (файлов); Насонова Николая Алексеевича (1952-2016) – живописца, графика, члена Союза художников России (ф. Р-9806) – 6 ед.хр./23 ед.уч. (файлов).

Работа по сканированию документов проводилась с помощью цветного планетарного сканера Элар ПланСкан А2-ЦЗР с использованием программного обеспечения «BCS-2 3.12.4». Сканирование документов – цветное, разрешение – от 300 до 600 dpi, формат хранения – JPEG. Графическая обработка электронных копий проводилась с помощью программного обеспечения «АсrSoft PhotoStudio». Цифровые копии оригиналов высокого разрешения фонда пользования документов записаны на диски DVD-R в формате JPЕG и переданы в 2-х экз. (резервном и рабочем) на хранение по акту приема-передачи копий фонда пользования. Каждый диск снабжен ярлыком, содержащим сведения о названии архива, номере и названии фонда, описи, крайних датах документов описи, номере единицы хранения, крайних номерах единиц учета, названии сканирующего устройства, дате сканирования, разрешении сканирования, дате записи на диск, формате записи, Ф.И.О. исполнителя, выполнявшего оцифровку и запись на диск.

Закартонирована 7561 ед.хр. документов, принятых на государственное хранение. В целях рационального размещения и улучшения сохранности документов перекартонированы 293 ед.хр. в архивохранилище № 3. Осуществлялась работа по улучшению физического состояния дел при выдаче из архивохранилищ.

Проведена выверка комплекта учетных документов, а также проверка наличия и состояния дел (31629 ед.хр.) по 3 фондам, в т.ч. фондам Тамбовского обкома КП РСФСР (ф. П-1045, оп. 4), Моршанского райкома КП РСФСР (ф. П-1014), ОАО «Тамбовская швейная фирма «Цна» (Р‑9415/97/Р-4837). На все фонды составлены акты проверки наличия и состояния архивных документов. После проверки наличия опечатано 282 коробки.

Работа по розыску необнаруженных дел организована в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (утверждены приказом Росархива от 02.03.2020 № 24). В ходе розыска проверяются дела всего фонда, просматривается переписка Партийного архива Тамбовского обкома КПСС с партийными органами, протоколы экспертных комиссий, отборочные списки, акты снятия дел с учета, книги выдачи дел, ведется работа с делами фонда.

По состоянию на 01.01.2023 в картотеке отсутствующих единиц хранения числится 10 ед.хр., отсутствие которых выявлено в ходе проверки наличия дел в 2012, 2018, 2020 гг. (по ф. П-461 Мучкапского райкома КП РСФСР – 1 ед.хр.; по ф. П-513 Мичуринского горкома КП РСФСР – 1 ед.хр.; по ф. П-700 Котовского горкома КП РСФСР – 2 ед.хр.; по ф. П‑808 Пичаевского райкома КП РСФСР – 1 ед.хр.; по ф. П‑857 первичной организации КПСС завода «Пластмассы» г. Котовска – 3 ед.хр.; по ф. П-1183 Тамбовского горкома ЛКСМ РСФСР – 1 ед.хр.; по ф. П-8284 Тамбовского сельского обкома КПСС – 1 ед.хр.). В 2022 г. при проверке наличия дел отсутствующих единиц хранения не выявлено.

 За отчетный период из архивохранилищ ГАСПИТО выдано 45067 ед.хр.

В 2022 г. проведена работа по оформлению дел и внесению изменений в учетные документы по итогам заседаний областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов. Переведены на обособленное хранение 84 ед.хр. с ограничительными грифами (в т.ч. ф. П-1176 Мичуринский горком ЛКСМ РСФСР – 1 ед.хр.; ф. П-1184 Тамбовский обком ЛКСМ РСФСР – 83 ед.хр.).

2. Формирование Архивного фонда

В отчетный период продолжалось формирование Архивного фонда Тамбовской области. Организациям – источникам комплектования ГАСПИТО оказывалась методическая и практическая помощь по вопросам архивного дела.

Приняты на постоянное хранение:

770 ед.хр. управленческой документации, в т.ч.:

- 102 ед.хр. управленческой документации объединенного архивного фонда Борисоглебской уездной и окружной партийных организаций в 1923‑1930 гг., включившего документы Борисоглебского укома ВКП(б) за 1924-1928 гг., Больше-Грибановского волкома ВКП(б) за 1924-1928 гг., Пичаевского волкома ВКП(б) за 1924-1928 гг., фракции ВКП(б) Борисоглебского райисполкома за 1928-1930 гг., фракции ВКП(б) Борисоглебского союза работников просвещения за 1923-1930 гг. (указанные документы обнаружены в архивохранилищах ГАТО и ГАСПИТО в 2021 г.);

- 147 ед.хр. управленческой документации Общественной палаты Тамбовской области и Тамбовского областного государственного казенного учреждения «Аппарат Общественной палаты Тамбовской области» за 2007‑2008, 2010-2018 гг.;

- 77 ед.хр. управленческой документации (в т.ч. 1 ед.хр./1 ед.уч. фотодокументов на электронном носителе) Научно-редакционного совета по переизданию Тамбовской энциклопедии за 2017-2020 гг.;

- 24 ед.хр. управленческой документации Тамбовского областного государственного бюджетного учреждения «Редакция газеты «Тамбовская жизнь» за 2013-2015 гг., 2 ед.хр. по акту об обнаружении за 2010, 2012 гг.;

- 1 ед.хр. по акту об обнаружении документов за 1944-1947 гг. Тамбовского обкома ЛКСМ РСФСР;

- 417 ед.хр. управленческой документации из фондов, принятых на хранение из междуведомственного архива Управления сельского хозяйства Тамбовской области (в т.ч. Тамбовского областного объединения «Сортсемовощ» (192 ед.хр.), Чакинской зональной агрохимической лаборатории (45 ед.хр.), Тамбовской школы мастеров сельского строительства (180 ед.хр.).

385 ед.хр. документов личного происхождения, в т.ч.:

- 321 ед.хр. за 1929-2022 гг. фонда Сафонова Виктора Никитовича (1935 -   ), ветерана органов безопасности России, генерал-майора в отставке, Почетного гражданина Тамбовской области, Почетного гражданина Городовиковского района Республики Калмыкия;

- 64 ед.хр. за 1917-2022 гг. коллекции документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.

- 6359 ед.хр. документов по личному составу, в т.ч.:

5628 ед.хр. из междуведомственного архива Управления сельского хозяйства Тамбовской области и др.

Приняты на государственное хранение:

- 4 ед.хр. (101 ед.уч.) фотоальбомов за 1967-1974 гг., обнаруженных в 2019 г. во время проведения внутренних работ в архивохранилище № 2;

- 32 ед.хр. (32 ед.уч.) видеодокументов на электронных носителях за 2018 г.;

- 1 ед.хр. (400 ед.уч.) фото- и 10 ед.хр. (40 ед.уч.) фонодокументов на электронных носителях за 2020‑2021 гг., созданных работниками ГАСПИТО путем инициативного документирования и представленных управлением информационной политики департамента общественных связей и информационной политики аппарата главы администрации Тамбовской области, пресс-центром управления образования и науки Тамбовской области, ТОГБУ «Редакция газеты «Тамбовская жизнь», информационным агентством «Онлайн Тамбов.ру» и др. (в т.ч. расширенного пленарного заседания Тамбовской областной Думы VI созыва; совещания рабочей группы по вопросу присвоения г. Тамбову почетного звания «Город трудовой доблести»; торжественной церемонии вступления в должность главы администрации Тамбовской области А.В. Никитина; траурного митинга памяти жертв трагедии в г. Беслане республики Северная Осетия и Второй мировой войны 1939-1945 гг. в рамках акции «Час памяти»; расширенного заседания коллегии управления культуры и архивного дела Тамбовской области «О состоянии культуры Тамбовской области в 2020 г. и задачах на 2021 г.»; торжественного мероприятия, посвященного 80-летию системы профессионально-технического образования в Российской Федерации; литературно-музыкального праздника «Он имя взял от речки этой…», посвященного 145-летию со дня рождения писателя, лауреата Сталинской премии первой степени С.Н. Сергеева-Ценского; круглых столов, пресс-конференций, значимых акций, презентаций литературных сборников, открытий выставок).

Включены в состав Архивного фонда 1227 ед.хр. управленческой документации и 7505 ед.хр. документов по личному составу Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Тамбовской области, районных управлений Пенсионного фонда Российской Федерации по Тамбовской области, управления Федеральной налоговой службы по Тамбовской области, инспекций Федеральной налоговой службы России, управления Федеральной антимонопольной службы по Тамбовской области, МБУ «Аварийно-спасательная служба г. Тамбова», Тамбовского областного государственного унитарного предприятия «Единый расчетный центр», Тамбовского областного государственного учреждения «Тамбовская городская станция по борьбе с болезнями животных», филиала Федерального государственного унитарного предприятия «Российская телевизионная и радиовещательная сеть» «Тамбовский областной радиотелевизионный передающий центр»  и др. Всего упорядочены документы 52 организаций (1263 ед.хр. управленческой документации и 8706 ед.хр. документов по личному составу).

Согласована номенклатура дел Тамбовского областного государственного бюджетного образовательного учреждения дополнительного образования «Центр развития творчества детей и юношества» на 2022 г. – 222 заголовка.

На 01.12.2021 в списке организаций – источников комплектования                     ГАСПИТО зарегистрировано 23 организации.

За отчетный период включены в список организаций – источников комплектования ГАСПИТО:

- Тамбовское региональное отделение Общероссийского общественного движения по увековечению памяти погибших при защите Отечества «Поисковое движение России»;

- Тамбовское региональное отделение Общероссийской общественной организации «Российский союз молодых ученых»;

- Муниципальное автономное учреждение культуры «Драматический театр «Тамбовский молодежный театр»;

- Акционерное общество «Издательский дом «Мичуринск».

Исключены из списка организаций – источников комплектования ГАСПИТО:

- Тамбовская областная общественная организация воспитанников                               и выпускников детских домов и интернатов «Надежда»;

- Общественная организация – Тамбовское областное отделение                                      международной общественной организации «Лига защиты культуры»;

- Тамбовское региональное отделение Общероссийского общественного движения «Народно-патриотический союз России»;

- Автономная некоммерческая организация «Экополис».

Упорядочены документы фонда личного происхождения Сафонова Виктора Никитовича (1935- ), ветерана органов безопасности России, генерал-майора в отставке, Почетного гражданина Тамбовской области, Почетного гражданина Городовиковского района Республики Калмыкия, составлена опись № 1 за 1929-2022 гг. – 321 ед. хр. (547 документов)

Продолжено упорядочение Коллекции документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., составлено продолжение описи № 14 за 1917-2022 гг. – 64 ед.хр. (888 документов.).

Продолжено упорядочение Коллекции документов и видеофонограмм ГАСПИТО, составлена опись № 3 (видеодокументов постоянного хранения за 2018 г.) – 32 ед.хр. (32 ед.уч.).

Составлена опись фотоальбомов ТОГБУ «Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области»: опись № 5 за 1967‑1974 гг.  – 4 ед.хр. (101 фотоотпечаток).

Продолжалась работа с потенциальными держателями фондов личного происхождения, уточнен их список (29 персон).

В рамках инициативного документирования проведена фоно- и фотофиксация 43 мероприятий.  

Оказывалась методическая и практическая помощь управлениям Пенсионного фонда РФ в городах и районах Тамбовской области, учреждениям и организациям в составлении номенклатур дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ведении делопроизводства, подготовке документов к хранению. Проводилось консультирование конкурсных управляющих и руководителей ликвидированных организаций по вопросам упорядочения документов по личному составу и приема их на государственное хранение. Всего проведено 238 консультаций. Согласованы номенклатуры дел Тамбовского регионального отделения Фонда социального страхования РФ на 2022 г. – 374 заголовка, МКУ «Центр бухгалтерского обслуживания и материально-технической поддержки учреждений культуры города Тамбова» на 2022 г. – 115 заголовков, МБУ «Аварийно-спасательная служба г. Тамбова» на 2022 г. – 78 заголовков.

3. Создание учетных баз данных и автоматизированного НСА

Продолжалась работа по ведению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В отраслевую базу ПК «Архивный фонд» введены данные по 40 фондам – Граждановского райкома КПСС, Октябрьского, Промышленного, Советского райкомов КПСС г. Тамбова; Тамбовского обкома, Рассказовского горкома, Ленинского г. Тамбова райкома ЛКСМ РСФСР; Первичной организации КПСС УВД Тамбовского облисполкома; Тамбовской и Мичуринской советско-партийных школ ЦЧО, Тамбовской областной советско-партийной школы; ТОГБУ «Редакция газеты «Тамбовская жизнь»; Тамбовских областной и городской организаций Демократической партии России; Тамбовского городского отделения Всесоюзного добровольного историко-просветительского общества «Мемориал»; Тамбовских областных (региональных) и городских отделений политических партий «Единство», КПРФ, экономической свободы, Российского Христианского Демократического Движения, Общественного комитета российских реформ, общероссийских – политической общественной организации «Отечество», общественного движения «Народно-патриотический союз России», общественного благотворительного фонда «Российский детский фонд», Международной общественной организации Лига защиты культуры, Ассоциации социальных педагогов и социальных работников; Тамбовских областных (региональных) общественных организаций – Российского Союза ветеранов Афганистана, воспитанников и выпускников детских домов и интернатов «Надежда», «Молодежные инициативы», Общество «Знание» России, Тамбовское экзотерическое общество приверженцев философии Махатм, «Общество по изучению сверхнормальных свойств природы», Музыкальное общество Тамбовской области; Тамбовских областной и городской, Ленинского и Советского районов г. Тамбова организаций пенсионеров-ветеранов и инвалидов войны, труда, Вооруженных Сил и правоохранительных органов; Тамбовской региональной некоммерческой организации «Ассоциация народных целителей и врачей»; Тамбовского областного совета Всероссийского общества спасания на водах. Всего за 2022 г. введены данные по 40 фондам, 219 описям и 50687 ед.хр.

По состоянию на 01.01.2023 в БД «Архивный фонд» введены данные по 5258 фондам, 7120 описям, 573952 ед.хр., что составляет 93 % от общего числа имеющихся на хранении в ГАСПИТО фондов (5641), 84 % от общего числа описей (8513), 69 % от общего числа единиц хранения (828174).

В целях повышения качества и расширения спектра информационного обслуживания потребителей архивной информации, совершенствования научно-справочного аппарата документов с использованием автоматизированных технологий продолжена работа по ведению тематических баз данных. В базу данных «Перечни вопросов, рассмотренных на конференциях, пленумах, заседаниях бюро Мичуринского горкома КП РСФСР за 1928-1991 гг.» внесено 3100 записей (61 ед.хр.) за 1930-1932 гг. в объеме 5 МБ. В базу данных «Систематический каталог» по фонду Кирсановского укома ВКП(б) (ф. П‑837) за 1920-1923 г. внесено 2600 записей (499 ед.хр.) в объеме 5,5 МБ.

В программный комплекс «Фотокаталог 1.5 b» внесено 767 записей (182 ед.хр., 600 МБ) из Коллекции фотодокументов (ф. Р-9248, оп. 6) – 400 записей (1 ед.хр./400 ед.уч); фондов личного происхождения, в т.ч. Горячкиной Александры Максимовны (1918-2009), депутата Тамбовского городского Совета депутатов трудящихся в 1947-1963 гг., ветерана труда (ф. Р-9801) – 111 записей (69 ед. хр.); Буданцевой Оксаны Викторовны (1936- ), краеведа, руководителя подросткового клуба «Гальваник», ветерана труда (ф. Р-9804) – 182 записи (72 ед.хр.); Панкова Вадима Васильевича (1938- ), коллекционера, краеведа, подполковника Вооруженных Сил СССР, ветерана труда (ф. Р‑9805) – 64 записи (34 ед.хр.); Насонова Николая Алексеевича (1952‑2016) – живописца, графика, члена Союза художников России (ф. Р‑9806) – 10 записей (6 ед.хр.).

Фонодокументы, созданные путем инициативного документирования, внесены в базу данных «Фонокаталог» в количестве 40 записей (40 ед.уч., 10 ед.хр., 0,35 МБ).

Всего за 2022 г. в тематические базы данных, включая фото- и фонокаталоги, внесены сведения из 752 ед.хр. По состоянию на 01.01.2023 в тематические базы данных включены сведения из 51288 ед.хр.

4. Предоставление информационных услуг и использование документов

В работе по использованию документов приоритетным направлением являлось участие в информационном обеспечении юбилейных и праздничных мероприятий, посвященных 80-летию начального периода Великой Отечественной войны 1941-1945 годов, 85-летию образования Тамбовской области.

Подготовлены 7 статей и подборок:

1) «Первые курсы красных сестер в Тамбове (1919-1920 гг.)»,

2) «Болгарские политэмигранты в Тамбове в 1930-е годы» для участия в XXIII Всероссийской научной конференции «Тамбов в прошлом, настоящем и будущем» (опубликованы в сборнике «Тамбов в прошлом, настоящем и будущем: материалы XXIII Всероссийской научной конференции, посвященной 85-летию Тамбовской области (г. Тамбов, 14 апреля 2022 г.)». – Тамбов: ООО «ТПС», 2022. С. 14-19, 92-97);

3) «О чем рассказал военный альбом» (об истории формирования на территории Тамбовской области и боевом пути 221-й бомбардировочной Бахмачской ордена Суворова 2-й степени авиационной дивизии) (опубликована в газете «Тамбовская жизнь» от 06.05.2022 № 47 (27419);

4) «Тамбовская область. Хроника событий. 2017-2022 гг.» к 85-летию образования Тамбовской области (размещена на сайте ГАСПИТО);

5) «Творчество – это вся моя жизнь…» (к 70-летию со дня рождения живописца, графика, члена Союза художников России Н.А. Насонова) (размещена на сайте ГАСПИТО);

6) «У Закона на страже» (к 300-летию со дня основания прокуратуры России) (размещена на сайте ГАСПИТО);

7) «Тамбовская губерния в первые годы образования СССР» (к 100‑летию образования СССР) (размещена на сайте ГАСПИТО).

Подготовлена 1 телепередача (участие в документальном телепроекте «Тамбов госпитальный» Тамбовской студии кинохроники — ООО «Кадр»). Видеосъемка проведена в ГАСПИТО 20.05.2022.

За отчетный период подготовлены 3 выставки архивных документов:

1) к 35-летию Тамбовской областной общественной организации Всероссийской общественной организации ветеранов (пенсионеров) войны, труда, Вооруженных Сил и правоохранительных органов (совместно с Тамбовским областным краеведческим музеем). Для экспозиции отобрано 48 документов из фонда областной ветеранской организации (источника комплектования ГАСПИТО) и Коллекции фотодокументов. Выставка экспонировалась на торжественном собрании в ТОГАУК «Тамбовтеатр» 12.04.2022;

2) «Международное и межрегиональное сотрудничество Тамбовской области» (к 85-летию образования области). Мультимедийная выставка состоит из 7 тематических разделов, включает 194 документа (в т.ч. 98 фотодокументов). Ее объем составляет 165 МБ. Выставка размещена на сайте ГАСПИТО.

3) «Войдет навек почин твой благородный в скрижали нашей славы и побед!» (к 80-летию патриотического почина жителей Тамбовской области по сбору денежных средств на строительство вооружения для Красной Армии). Мультимедийная выставка состоит из 7 тематических разделов, включает 185 документов (в т.ч. 75 фотодокументов). Ее объем составляет 204 МБ. Выставка размещена на сайте ГАСПИТО.

За 2022 г. организованы 2 встречи с общественностью:

1) 27.04.2022 в читальном зале ГАСПИТО проведена беседа для студентов 1-го курса направления подготовки «Социальная работа» Педагогического института ТГУ им. Г.Р. Державина – волонтеров Тамбовской областной общественной организации «Молодежные инициативы» о сформированных на территории Тамбовской области в 1941‑1942 гг. войсковых частях и соединениях, их боевом пути. (20 пользователей);

2) 05.10.2022 в читальном зале ГАСПИТО проведены беседа «Встали за страну, не зная страха» (о первых днях мобилизации на фронт в 1941 г. в городах и сельских населенных пунктах Тамбовской области) и викторина «Тамбовская область в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.» для студентов 1-го курса направления подготовки «Социальная работа» Педагогического института ТГУ им. Г.Р. Державина – волонтеров Тамбовской областной общественной организации «Молодежные инициативы» (15 пользователей). Беседы сопровождались видеорядом, представленным фотографиями и архивными документами военных лет из фондов ГАСПИТО.

За отчетный период приняли участие в 2 конференциях:

- 14.04.2022 в XXIII Всероссийской научной конференции «Тамбов в прошлом, настоящем и будущем», посвященной 85-летию образования Тамбовской области. Конференция проходила в здании Тамбовского молодежного театра. Организаторами конференции выступили администрация города Тамбова, Тамбовский филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации, Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина, Тамбовская областная универсальная научная библиотека им. А.С. Пушкина, Тамбовская духовная семинария Тамбовской епархии РПЦ. В ее работе приняли участие преподаватели, студенты ТГУ им. Г.Р. Державина, ТГТУ, Тамбовского филиала РАНХиГС при Президенте РФ, Тамбовской духовной семинарии, работники архивов, музеев, библиотек. В рамках работы первой секции «Социально-экономическое и политическое развитие Тамбовского края: история и современность» выступила заведующий отделом использования документов и информатизации Муравьева И.И. с сообщением «Болгарские политэмигранты в Тамбове в 1930-е годы». Выступление сопровождалось видеорядом, представленным фотографиями и архивными документами из фондов ГАСПИТО (55 пользователей);

2) 25.11.2022 в IV Архивных чтениях Центрального государственного архива историко-политических документов Санкт-Петербурга, посвященных 100-летию Архивной службы Санкт-Петербурга. Архивные чтения ЦГАИПД СПб проходили в Санкт-Петербургском региональном информационном центре «ИТАР-ТАСС». Участниками Архивных чтений в очно-заочном формате стали 23 учреждения Российской Федерации из 16 городов. В рамках научного форума в формате ВКС прозвучало сообщение заведующего отделом комплектования и упорядочения документов Рединой А.М. «Опыт ТОГБУ «ГАСПИТО» по комплектованию документами общественно-политических деятелей» (155 пользователей).

11.03.2022 приняли участие в презентации пятитомного сборника «Старт в будущее» Буковских Е.М. и Г.В., посвященного 160-летию со дня рождения ученого-естествоиспытателя Вернадского В.И. На мероприятии прозвучало выступление ведущего архивиста отдела комплектования и упорядочения документов Сысоевой С.А. (20 пользователей).

Продолжалось сотрудничество ГАСПИТО с факультетом культуры и искусств Тамбовского государственного университета им. Г.Р. Державина в области профессиональной подготовки студентов по направлению «Документоведение и архивоведение». Для студентов магистратуры первого года очной и заочной форм обучения направления подготовки «Документоведение и архивоведение» факультета культуры и искусств ТГУ им. Г.Р. Державина проведены 12 лекций по дисциплине «Информатизация архивного дела» (48 пользователей).

За отчетный период проводилось экспонирование 13 выставок архивных документов:

1) «Тебе, целина, молодые сердца» (читальный зал ГАСПИТО, 40 пользователей);

2) «Ваятель застывшей музыки» (о жизни и творчестве заслуженного художника РСФСР, скульптора Малофеева К.Я.) (читальный зал ГАСПИТО, 50 пользователей);

3) «С землей Тамбовской одною жизнью он дышал…», посвященной краеведу Муравьеву Н.В. (в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61 литер Б, 458 пользователей);

4) «Сохраним для истории» (история Тамбовской области в документах архива)» (в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61 литер Б, 540 пользователей).

5) «35 лет Тамбовской областной общественной организации Всероссийской общественной организации ветеранов (пенсионеров) войны, труда, Вооруженных Сил и правоохранительных органов» (12.04.2022 в ТОГАУК «Тамбовтеатр», 250 пользователей);

6) «Страницы истории Тамбовской области» (14.04.2022 на ХХIII Всероссийской научной конференции «Тамбов в прошлом, настоящем и будущем», посвященной 85-летию образования Тамбовской области в здании Тамбовского молодежного театра, 235 пользователей);

7) «Мы не забудем Курскую дугу, но трижды враг ее не позабудет», посвященной участию тамбовчан в Курской битве (читальный зал ГАСПИТО, 73 пользователя);

8) «Тамбовская область в годы Великой Отечественной войны 1941‑1945 гг.»; (в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61 литер Б, 572 пользователя);

9) «Тогда лишь становится город героем, когда стал героем солдат» (об участии тамбовчан в Сталинградской битве)» (в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61 литер Б, 495 пользователей);

10) «Почетный гражданин города Тамбова Василий Ильич Черный» (читальный зал ГАСПИТО, 140 пользователей);

11) «Из истории Тамбовской области» (в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61 литер Б, 510 пользователей);

12) «Архивы – хранители российской истории» (читальный зал ГАСПИТО, 172 пользователя);

13) «Из истории Тамбовской областной комсомольской организации» (в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61 литер Б, 780 пользователей).

Продолжена работа по поддержке и обновлению интернет-сайта учреждения. В целях обеспечения удаленного доступа к архивным документам на сайте ГАСПИТО размещено 13 материалов:

1) статья «О чем рассказал военный альбом» (7 документов);

2) статья «Творчество – это вся моя жизнь…» (50 документов);

3) подборка архивных документов «У Закона на страже» (70 документов);

4) подборка архивных документов «Тамбовская губерния в первые годы образования СССР» (97 документов);

5) историческая хроника «Тамбовская область. Хроника событий. 2017‑2022 гг.»;

6) выставка «Международное и межрегиональное сотрудничество Тамбовской области» (194 документа);

7) выставка «Войдет навек почин твой благородный в скрижали нашей славы и побед!» (185 документов);

8) интерактивная игра-викторина для школьников «Тамбовский край, ты – часть моей России»;

9) особо ценные документы из фонда Тамбовского обкома ЛКСМ РСФСР (4 ед.хр./92 документа);

10) особо ценные документы из Коллекции документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. (оп. 1-13, 119 ед.хр./793 документа);

11) фотодокументы из Коллекции документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. (411 ед.хр./993 документа);

12) фотоальбомы из Коллекции фотодокументов (оп. 5; (85 ед.хр./3402 документа);

13) оцифрованные документы из фонда Тамбовского обкома КП РСФСР за 1941 г. (56 ед.хр./336 документов).

Добавлены и обновлены следующие информации: «История» в разделе «Об архиве»/ «Общая информация»; «План финансово-хозяйственной деятельности ГАСПИТО на 2022 г.» в разделе «Планы, отчеты»/ «План финансово-хозяйственной деятельности ГАСПИТО»; «Отчет об исполнении государственного задания ГАСПИТО за 2021 г.» и «Государственное задание ГАСПИТО на 2022 год» в разделе «Планы, отчеты»/ «Государственное задание ГАСПИТО»; «Список фондов ГАСПИТО по личному составу», «Список фондов ГАСПИТО личного происхождения» в разделе «Фонды»/ «Списки»; «Справка о составе и содержании фондов» в разделе «Фонды»/ «Справки»; «Деятельность комиссии» в разделе «Рассекречивание»; «Единый перечень участников оказания бесплатной юридической помощи» в разделе «Об архиве»/ «Правовая база»; «Перечень платных услуг (работ), оказываемых ТОГБУ «Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области», относящихся к основным видам деятельности, на 2022 год» в разделе «Пользователям/ «Государственные услуги». Систематически обновлялся блок новостей, «Календарь исторических событий в Тамбовской области».

Продолжено размещение описей фондов партийных органов и организаций на сайте архива. За отчетный период в разделе «Фонды»/ «Список фондов» размещены 167 описей документов фондов волостных комитетов ВКП(б) за 1918-1928 гг.; районных комитетов КПСС г. Тамбова – Промышленного за 1941-1960 гг., Октябрьского, Советского за 1962-1990 гг.

Всего в 2022 г. на сайте ГАСПИТО размещено 6219 архивных документов (в т.ч. в разделе «Выставки» – 379 документов; в разделе «Статьи» – 57 документов; в разделе «Подборки» – 167 документов; в разделе «Базы данных»/ «Оцифрованные документы» – 552 ед.хр./4731 документов; в разделе «Фонды»/ «Особо ценные документы» – 123 ед.хр./885 документов);в разделе «Фонды»/ «Список фондов») – 167 описей .

Среди других информационных материалов:

1) проведение фотоконкурса «История земли Тамбовской»;

2) подготовка интерактивной игры-викторины для школьников «Тамбовский край, ты – часть моей России»;

3) аннотированный перечень архивных документов к библиографическому календарю-справочнику «Тамбовские даты. 2023 год».

За отчетный период на сайте ГАСПИТО зарегистрировано 23795 посещений (cчетчик Easy Counter установлен на Главной странице сайта). Наиболее популярные рубрики – «Об архиве», «Базы данных», «Публикации», «Календарь исторических событий в Тамбовской области», «Новости».

В 2022 г. в читальном зале ГАСПИТО работали 69 пользователей (в т.ч. 47 из них впервые) – преподаватели, аспиранты, магистранты Московского государственного университета им. М.В. Ломоносова, Тамбовского государственного университета им. Г.Р. Державина, Тамбовского государственного технического университета, Многопрофильного колледжа ТГТУ, Колледжа права и безопасности г. Тамбова, муниципальные служащие, преподаватели общеобразовательных школ, работники Центра развития творчества детей и юношества, военнослужащие ВС РФ, краеведы. За отчетный период пользователями сделано 380 посещений.

Для работы им выданы 266 описей, 1203 дела из фондов Тамбовского губкома ВКП(б); Тамбовского обкома КП РСФСР; Кирсановского, Козловского, Моршанского, Тамбовского укомов ВКП(б); Тамбовского окружкома ВКП(б); волкомов РКП(б)/ВКП(б) Тамбовского уезда; Тамбовской губКК по проверке и чистке партии; Козловской окружной КК ВКП(б) и РКИ; Отдела губкома ВКП(б) по изучению истории Октябрьской революции и ВКП(б); Партийного архива Тамбовского обкома КПСС; Тамбовского губкома ВЛКСМ; горкомов и райкомов партии и комсомола; первичных организаций КПСС г. Котовска, Дегтянского, Лысогорского, Моршанского, Петровского, Сосновского районов; Тамбовской советско-партийной школы; Тамбовской областной организации пенсионеров-ветеранов и инвалидов войны, труда, Вооруженных Сил и правоохранительных органов; Коллекции документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и фондов личного происхождения и др.

Пользователи работали с архивными документами по следующим проблемам: «Пенитенциарная система России 1879-1922 (на материалах Тамбовской губернии)»; «Поколение революционного перелома в судьбе российского крестьянства в первой трети XX в.»; «Тамбовская губерния XX в.»; «Советское общество в 1920-1930-е гг.»; «Партия социалистов-революционеров (октябрь 1917 г. – май 1925 г.)»; «Государственно-правовое регулирование экономической деятельности в период новой экономической политики в 1921-1930 гг.»; «Молодое поколение в конструировании новой политической идентичности в 1921-1928 гг. (по материалам Тамбовской губернии)»; «Первые большевики Лысогорского района Тамбовской области (1917-1930)»; «Установление Советской власти и Гражданская война в Рассказовской волости Тамбовского уезда, 1917-1922 гг.»; «Первые милиционеры рабочего поселка Красный боевик 1917-1940 гг.»; «Массовая реабилитация участников тамбовского восстания (1920-1922)»; «Воспоминания очевидцев о Гражданской войне в России (1920-1980-е гг.)»; «История санэпидслужбы 1917-1991 гг.»; «История родного края 1917‑1991 гг: Козловский уезд, Петровский, Избердеевский районы»; «История с. Верхнеспасское Тамбовского уезда (1917-1991)»; «Изучение истории с. Дегтянка, с. Титовка Сосновского района Тамбовской области с 1917-1991 гг.»; «История д. Карловка Токаревского района Тамбовской области (1917-2000)»; «Рожденная на тамбовской земле (осень-зима 1942 г.)»; «Участники Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. Инжавинского района Тамбовской области»; «Педагоги школы № 9 г. Мичуринска – участники Великой Отечественной войны 1941‑1945 гг.»; «Фронтовые письма А.Л. Толмачева (1942-1943 гг.)»; «Награждение Тамбовской области орденом Ленина в 1967 г.»; «Сельские коммунисты 60‑хгг. XX века»; «Материалы организационной конференции Тамбовской общественной организации ветеранов в 1987 г.», а также занимались исследованиями родословных своих семей.

В 2022 г. по запросам пользователей выдано 1174 копий документов на 1716 листах (в т.ч. в электронном формате – 935 документов на 1431 листе и 163 фотокопии). Просмотрено 6094 листа на предмет содержания сведений о тайне личной и семейной жизни граждан.

Проведено три заседания постоянной экспертной группы по рассекречиванию архивных документов. С целью рассекречивания членами группы просмотрено 9943 дела (200631 лист), составлены экспертные заключения на просмотренные дела. Состоялись два заседания областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов. На рассмотрение комиссии экспертной группой ГАСПИТО были представлены 1657 дел, содержащие документы с грифами «секретно» и «совершенно секретно». Комиссией полностью рассекречены 1627 дел, частично рассекречены 20 дел, оставлены на секретном хранении 10 дел.

За  отчетный  период  в   ГАСПИТО   поступило   5998   запросов   (88 – тематического характера, 5910 – социально-правового характера).

Исполнено 88 тематических запросов (из них – 64 с положительным ответом, 3 – с отрицательным, 20 – об отсутствии документов в ГАСПИТО с рекомендацией о местонахождении документов, 1 – переадресован). Количество запросов, поступивших по электронной почте, – 68.

В т.ч. по запросам федеральных органов государственной власти и органов местного самоуправления исполнено 13 запросов:

1) информация и копии фотодокументов об участниках Олимпийских игр Боброве В., Калите И., Филатове С. – по запросу управления информационной политики департамента общественных связей и информационной политики аппарата главы администрации Тамбовской области;

2-8) сведения о формировании ремонтно-восстановительного поезда № 36 в г. Тамбове; копии фотографий работников управления культуры, участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. Карманова П.И., Спицына Д.А.; копии фотографий руководителей управления финансов Тамбовской области в 1937-1991 гг.; копии документов из личных дел уполномоченных Совета по делам РПЦ при Тамбовском облисполкоме Заворыкина А.И. и Медведева Н.Д.; копии документов из личных дел уполномоченных Совета по делам РПЦ при Тамбовском облисполкоме Беликова Д.П. и Дмитриенко В.И.; копии фотографий о приезде дважды Героя Советского Союза Петрова В.С. в г. Тамбов; биографические сведения о Лукашовой Е.А., эвакуированной в Тамбовскую область из г. Брянска в 1941 г., – по запросу управления культуры и архивного дела Тамбовской области;

9) проектно-сметная документация по зданию ОПФР по Тамбовской области (г. Тамбов, ул. Интернациональная, 37) – по запросу Отделения Пенсионного фонда России по Тамбовской области;

10) информация и копии документов об установлении санитарно-защитной зоны АО «Пигмент» – по запросу управления градостроительства и архитектуры Тамбовской области;

11) копии документов бывшего сотрудника ВЧК – ОГПУ Покалюхина М.И. – по запросу Пограничного управления ФСБ России по Челябинской области;

12) биографические сведения о красноармейце Куликове П.Ф. для увековечения памяти и захоронения останков – по запросу администрации г. Котовска;

13) копии документов о подопечных психоневрологического интерната № 3 Моршанского района – по запросу отделения полиции р.п. Токаревка межмуниципального отдела МВД РФ «Мордовский».

Исполнено 5910 запросов социально-правового характера (из них 3350 – с положительным ответом, 355 – с отрицательным, 2205 – об отсутствии документов). Количество запросов, поступивших по электронной почте, – 50. По системе электронного документооборота с Управлением Пенсионного фонда РФ в г. Тамбове и Тамбовском районе Тамбовской области («VIP-Net») исполнено 5290 запросов.

Проведено 303 консультации по вопросам, связанным с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В целях реализации норм Федерального закона от 14.07.2022 № 270-ФЗ о внесении изменений в Федеральный закон Российской Федерации от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», распоряжения Правительства Российской Федерации от 02.09.2022 № 2523-р для размещения информации о деятельности ГАСПИТО в сети «Интернет» и осуществления взаимодействия с пользователями информации на официальных страницах с использованием единого окна цифровой обратной связи на базе Единого портала государственных и муниципальных услуг созданы официальные страницы учреждения в социальных сетях «ВКонтакте» (https://vk.com/gaspitotmb), «Одноклассники», обеспечена их верификация с использованием учетной записи в ЕСИА, а также осуществлено подключение архива к компоненту «Госпаблики» с использованием ЕСИА.

Всего за отчетный период проведено 57 информационных мероприятий. Услуги по предоставлению архивной информации оказаны 11006 пользователям.