23 марта 2012 г. на заседании коллегии управления культуры и архивного дела области директор архива Д.М.Олейников выступил с сообщением по теме «Использование современных информационных технологий в популяризации архивных фондов ТОГБУ «ГАСПИТО». В этот день Д.М. Олеников был награжден Почетной грамотой администрации Тамбовской области за многолетний добросовестный труд и большой личный вклад в развитие архивного дела в области. Такой же награды была удостоена Н.В Серватинская – ведущий архивист отдела использования и публикации документов.

Использование современных информационных технологий в популяризации архивных фондов ТОГБУ «ГАСПИТО»

За последние два года Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области сделал определенный прорыв  в использовании информационных технологий.

Эта работа проводится по следующим основным направлениям:

- создание электронного научно-справочного аппарата к документам архива;

- организация удаленного доступа пользователей к информационным ресурсам архива через сеть Интернет;

- оцифровка архивных документов;

- ведение программного комплекса по автоматизированному государственному учету документов «Архивный фонд».

Создание электронного НСА. Эта работа начала проводиться в архиве с 2004 г., активизировалась с введением должности программиста. Ее основная цель – ускорить поиск, повысить качество и расширить спектр информационного обслуживания потребителей архивной информации. Поэтому тематические базы данных создаются, прежде всего, по наиболее информативным и используемым фондам архива. Сейчас в архиве создано девять БД – «Систематический каталог», «Фотокаталог», «Перечни вопросов, рассмотренных на конференциях, пленумах, заседаниях секретариата, бюро обкома КП РСФСР за 1937-1991 гг.»,  «Перечни вопросов, рассмотренных на конференциях, пленумах, заседаниях бюро Тамбовского горкома КП РСФСР за 1922-1991 гг.», «Рассекреченные документы Тамбовского обкома ВКП(б) за 1937-1945 гг.», «Алфавитный указатель к фонду 9291 «Коллекция документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.», «Тематический указатель о представлении к награждению государственными наградами», «Лица, представленные к награждению Почетными грамотами и знаками ЦК ВЛКСМ и ЦС ВПО им. В.И. Ленина», «Личные, персональные дела, дела по приему в члены КПСС работников Токаревского райкома партии за 1928-1991 годы» (БД создана при переработке фонда).

Восемь из девяти созданных БД – это собственный программный продукт. И только программный комплекс «Фотокаталог 1.5 b» приобретен в июле прошлого года за счет средств, поступающих от оказания платных услуг. Разработчиком этой программы является ООО «Архивные Информационные Технологии» г. Перми. Эта программа выбрана неслучайно. С ее помощью легко можно упорядочить уже накопленный в электронном виде материал. Встроенные модули сканирования, обработки, качественного сжатия и сохранения изображений позволяет работать с этой программой даже самым неподготовленным в техническом плане специалистам. В электронную каталожную карточку вносится: основная информация (фонд, опись, дело, лист, заголовок документа, вид носителя, тематика, дата), описание фотодокумента (автор и место съемки, аннотация, примечание), изображение и дополнительная информация (топография – хранилище, стеллаж, полка, коробка и сведения о публикациях).

Одна из основных Баз архива, «Систематический каталог», создается в плановом порядке по фонду Тамбовского губкома ВКП(б) за 1918-1928 гг. Элементы описательной статьи (названия полей) традиционны: индекс, дата события, рубрика, подрубрика, место события, содержание документа, название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номера листов, язык документа, фамилия составителя, дата составления карточки. При каталогизации используется подокументное описание. Поиск информации в электронном каталоге организован по предметным рубрикам.     Общий объем БД архива на 01.01.2012 составил 189,42 Мб (111227 записей). В перспективах на этот год – создание БД «Восстановленные архивные документы с угасающим и слабоконтрастным текстом»,  «Перечни вопросов, рассмотренных на конференциях, пленумах, заседаниях секретариата, бюро обкома ВЛКСМ-ЛКСМ РСФСР за 1937-1991 гг.», «Электронный каталог книг НСБ», «Рассекреченные документы Тамбовского обкома ВКП(б) за 1946-1962 гг.». Последняя База данных будет представлена на очередном заседании Научно-методического совета Центрального федерального округа Российской Федерации для изучения и популяризации опыта работы в этом направлении. «Рассекреченные документы Тамбовского обкома ВКП(б)» – одна из первых БД, созданных в архивных учреждений субъектов РФ.

Основным тормозом в работе по внедрению прогрессивных информационных технологий является устаревшее компьютерное оборудование.

Создание сайта ТОГБУ «ГАСПИТО».  Работа по созданию сайта архива начата в октябре 2009 г., официально сайт открыт 26 апреля 2010 г. Это событие качественно и количественно расширило доступ пользователей к информационным ресурсам архива, значительно способствовало популяризации архивных документов. Карта сайта включает: главную страницу, информацию об учреждении, новости, услуги, НПА, публикации, выставки. В настоящее время на сайте размещены информационные материалы о местонахождении, целях и задачах, составе архивных фондов, структуре, основных направлениях деятельности и истории архива, основные нормативно-методические документы (Устав, правила работы пользователей в читальном зале, административный регламент предоставления государственной услуги «исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации», перечни государственных услуг, представляемых физическим и юридическим лицам), четыре сборника архивных документов, БД  «Рассекреченные документы Тамбовского обкома ВКП(б) за 1937-1945 гг.», 15 выставок, 54 документальных подборки и статьи, подготовленные сотрудниками архива по фондам ГАСПИТО. С момента открытия сайта и по 20 марта 2012 г. зарегистрировано 11 тыс. посещений, более 50 тыс. просмотров.

Пользователи сети Интернет могут связаться с сотрудниками архива с помощью электронной почты или посредством официального сайта ТОГБУ «ГАСПИТО». На сайте доступна услуга «электронный запрос». Все желающие могут зарегистрироваться на сайте, перейти в раздел «Электронный запрос», и, заполнив соответствующую форму, отправить свой запрос администратору сайта. Сотрудники архива отвечают на поступившие запросы по электронной почте, указанной в контактах зарегистрированного пользователя.

На сайте также доступна возможность оставлять комментарии после опубликованных материалов, что позволяет пользователям сети Интернет задать вопрос или выразить свое мнение после прочитанного материала.   Большой популярностью пользуется «Гостевая книга», где пользователи сети Интернет, посещающие сайт, оставляют свои вопросы и пожелания, а также выражают свое мнение по поводу сайта в целом и размещенных на нем материалов. На сегодняшний день оставлено 57 записей в «Гостевой книге», содержащих много положительных отзывов и благодарностей из разных мест Российской Федерации, стран СНГ, в т.ч. и от почетного гражданина города Тамбова Я.И. Фарбера из Германии.

Оцифровка архивных документов. В прошлом году в архиве начата работа по созданию электронных копий фонда пользования – переведено на цифровую основу 1678 единиц хранения фотодокументов (141 Мб). Работа по сканированию документов проводилась с помощью обычного планшетного сканера. Сканирование документов цветное, разрешение от 200 до 600 dpi, формат хранения jpg. Графическая обработка электронных копий проводилась с помощью программного обеспечения «AcrSoft PhotoStudio». Электронные копии хранятся на сервере и жестких дисках компьютеров в трех экземплярах.

Широкие возможности в нашей работе по оцифровке архивных документов открывает приобретение цветного планетарного книжного сканера для бесконтактного сканирования архивных документов. Это дорогостоящее оборудование  архив получил в ноябре прошлого года за счет средств областного бюджета в рамках целевой программы «Культура Тамбовской области на 2009-2011 гг.». Оборудование позволяет сканировать документы нестандартного формата, с хорошим разрешением. С помощью нового сканера проводится работа по восстановлению архивных документов с угасающим и слабоконтрастным текстом.

Ведение программного комплекса «Архивный фонд». Работа по автоматизированному государственному учету документов «Архивный фонд» начата в архиве в 2002 г, но  только с созданием ГАСПИТО ведение этого программного комплекса определено как приоритет в развитии архива. Каждый год разработчики создают обновленные версии этой программы, которые Росархив предлагает для внедрения в работу архивных учреждений. С октября 2009 г. в архиве началось ведение четвертой версии ПК «Архивный фонд».  В декабре прошлого года в архиве осуществлен переход на третью версию этого Программного комплекса. По состоянию на 01.01.2012 введены данные по 2259 фондам (70197 ед. хр.), что составляет 42 % от общего числа имеющихся в архиве фондов, 27 % от общего числа описей и только 9 % от общего количества единиц хранения. Таким образом, работа эта кропотливая, требующая огромного количества затрат рабочего времени.

Директор ТОГБУ «Государственный архив социально-
политической истории Тамбовской области»
Д.М. Олейников