В целях обеспечения сохранности переведено на цифровую основу 611 листов документов Тамбовского губкома ВКП(б) и 3051 ед.хр. фотодокументов. Проведена выверка комплектов учетных документов по 419 фондам (38947 ед.хр.). Проведена проверка наличия и физического состояния 49606 ед.хр.

Упорядочены и приняты на постоянное хранение: 308 ед.хр. управленческой документации, 406 ед.хр. документов личного происхождения, 3 фотоальбома; 819 ед.хр. документов по личному составу; 1 ед.хр. фото- и 20 ед.хр. фонодокументов, созданных сотрудниками архива путем инициативного документирования.

В процессе работы по созданию баз данных за 2012 г. просмотрено 4425 ед.хр. и выполнено 22672 записи.

Продолжена работа по ведению четвертой версии ПК «Архивный фонд».

В 2012 г. в ГАСПИТО поступило 7074 запроса юридических и физических лиц.

В работе по использованию документов приоритетным направлением являлось участие в информационном обеспечении юбилейных мероприятий, посвященных 75-летию образования Тамбовской области. Всего архивистами ГАСПИТО подготовлено и проведено в 2012 г. 51 информационное мероприятие.

Итогом работы по привлечению средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, стало поступление на расчетный счет ГАСПИТО свыше 2 млн. 630 тыс. руб.

Средняя заработная плата работников ГАСПИТО в 2012 г. составила 11601 руб.

В целях обеспечения сохранности переведено на цифровую основу 611 листов документов Тамбовского губкома ВКП(б) и 3051 ед.хр. фотодокументов. Работа по сканированию фотодокументов проводилась с помощью планшетного сканера «Canon CanoScan LIDE 20» с использованием программного обеспечения «Scan Gear CS» и цветного планетарного сканера Элар ПланСкан А2-ЦЗР (для форматов А3 и выше) с использованием программного обеспечения «BCS-2 3.4.10». Сканирование документов цветное, разрешение от 200 до 600 dpi, формат хранения JPEG. Графическая обработка электронных копий проводилась с помощью программного обеспечения «АсrSoft PhotoStudio». Цифровые копии оригиналов высокого разрешения фонда пользования фотодокументов записаны на диск СD в формате JPЕG и переданы в 2-х экземплярах (резервном и рабочем) на хранение по акту приема-передачи копий фонда пользования. Все электронные копии включены в автоматизированную базу данных «Фотокаталог 1.5 b» на жестком диске в формате JPЕG.

Проведена выверка комплектов учетных документов по 419 фондам (38947 ед.хр.). Проведена проверка наличия и физического состояния 49606 ед.хр.

Упорядочены и приняты на постоянное хранение: 308 ед.хр. управленческой документации Тамбовского областного государственного казенного учреждения «Аппарат Общественной палаты Тамбовской области» за 2006-2008 гг., Тамбовского областного государственного бюджетного учреждения «Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области» за 2009-2011 гг., первичной профсоюзной организации Тамбовского областного государственного учреждения «Центр документации новейшей истории Тамбовской области» за 1991-2006 гг.; 391 ед.хр. документов личного происхождения И.И. Овсянникова (1935-2007 гг.), журналиста, заслуженного работника культуры Российской Федерации, члена Союза журналистов России, заместителя главного редактора газеты «Тамбовская жизнь»; 15 ед.хр. (494 ед.уч.) фотодокументов на электронных носителях Е.И. Кораблева-Городинского, выпускника Тамбовского Суворовского военного училища 1956 г., председателя совета Тамбовской областной общественной организации «Кадетский суворовско-нахимовский союз» за 1906 2010 гг.; 1 ед.хр. (2 ед.уч.) видеодокументов на электронном носителе ТОГКУ «Аппарат Общественной палаты Тамбовской области» за 2007 г. (видеосюжеты о проблемах передвижения инвалидов по улицам г. Тамбова, снятых по заказу члена Общественной палаты Л.Макаровой); 3 фотоальбома (101 фотоотпечаток) за 1920 1970 гг.; 819 ед.хр. документов по личному составу.

Приняты на государственное хранение 1 ед.хр. (477 ед.уч.) фото- и 8 ед.хр. (34 ед.уч.) фонодокументов на электронных носителях; 12 ед.хр. (9 ед.уч.) фонодокументов магнитной записи, созданных сотрудниками архива путем инициативного документирования мероприятий, организованных в 2003-2012 гг. администрациями Тамбовской области, г. Тамбова, управлением культуры и архивного дела области, управлением образования и науки области, Тамбовским государственным университетом им. Г.Р. Державина, Центром развития творчества детей и юношества, ГАСПИТО, Общественной палатой Тамбовской области, Тамбовским областным отделением Коммунистической партии Российской Федерации, Тамбовской областной общественной организацией «Молодежные инициативы» и др.

В процессе работы по созданию баз данных за 2012 г. просмотрено 4425 ед.хр. и выполнено 22672 записи. Завершена работа по созданию БД «Перечни вопросов, рассмотренных на конференциях, пленумах, заседаниях бюро Тамбовского горкома КП РСФСР за 1918-1991 гг.» (5215 записей (149 ед.хр.), БД «Тематический указатель о представлении к награждению государственными наградами, Почетными грамотами и знаками ЦК ВЛКСМ и ЦС ВПО им. В.И. Ленина» за 1970-1991 гг. (3871 записи (68 ед.хр.). Создана новая база данных – «Рассекреченные документы Тамбовского областного комитета КП РСФСР за 1946 1991 гг.». За 2012 г. в нее внесено 12908 записей (4058 ед.хр.) за 1946 1964 гг. Продолжена работа по составлению БД «Систематический каталог» по фонду Тамбовского губкома ВКП(б) за 1924 г. в количестве 678 записей (150 ед.хр.).

Продолжена работа по ведению четвертой версии ПК «Архивный фонд». Введены данные по 685 фондам, 686 описям, 24169 ед.хр. По состоянию на 01.01.2013 введены данные по 2944 фондам архива (94366 ед.хр.), что составляет 54 % от общего числа имеющихся в архиве фондов, 36 % от общего числа описей, 12 % от общего числа единиц хранения.

В 2012 г. в ГАСПИТО поступило 7074 запроса юридических и физических лиц. Исполнено 67 тематических (14 с положительным ответом, 53 – с отрицательным), 6662 – социально-правовых запросов (5387 с положительным ответом, 390 – с отрицательным, 885 – об отсутствии документов).

В работе по использованию документов приоритетным направлением являлось участие в информационном обеспечении юбилейных мероприятий, посвященных 75-летию образования Тамбовской области. Всего архивистами ГАСПИТО подготовлено и проведено в 2012 г. 51 информационное мероприятие.

Подготовлены и вышли в свет сборник «Тамбовская область. Хроника событий. 1937-2012 гг.» и иллюстрированно-биографическое издание «Ваятель застывшей музыки (из жизни и творчества заслуженного художника РСФСР К.Я. Малофеева)». В соответствии с планом подготовлена хрестоматия «Общественно-политическая жизнь в Тамбовской области (1985-1991 гг.)» (издание хрестоматии планируется в 2013 г.).

В плановом порядке подготовлены статья «Чтобы люди видели и понимали, что о них заботятся…» (к 80-летию со дня рождения государственного и политического деятеля А.А. Хомякова) и две подборки документов: «Память праведного с похвалами» (к 70-летию со дня рождения архиепископа Тамбовского и Мичуринского Евгения (Е.Б. Ждана), опубликована в газете «Тамбовская жизнь» 15.09.2012 № 128), «Короткая, но очень яркая жизнь» (к 60-летию со дня рождения первого мэра и Почетного гражданина г. Тамбова В.Н. Коваля, опубликована в газете «Тамбовская жизнь» 25.09.2012 № 133).

К юбилею области для тематической полосы «Тамбовская область. Страницы истории. Фотолетопись» в газете «Тамбовская жизнь» подготовлено восемь статей: «Начало», «Время испытаний», «Возвращение к мирной жизни», «Годы созидания», «Высокой награды достойна», «Накануне перестройки», «В эпоху реформ», «На современном этапе» (опубликованы в газете «Тамбовская жизнь» от 08.02.2012 № 16; 21.03.2012 № 35; 11.05.2012 № 60; 20.06. 2012 № 80, 25.07. 2012 № 99; 15.08.2012 № 111; 19.09.2012 № 130; 26.09. 2012 № 134.

Во внеплановом порядке по фонду Тамбовского горкома КП РСФСР подготовлена подборка документов «Тамбов в 30-е годы ХХ века» (21 документ) (для сборника ТГУ им. Г.Р. Державина «Люди 30-х-40-х гг. ХХ века»).

По фондам ТОГБУ «ГАСПИТО» подготовлена выставка архивных документов «Почетный гражданин города Тамбова Василий Ильич Черный» (включает 109 документов, в т.ч. 64 фотодокумента).

По запросу Тамбовского областного краеведческого музея для подготовки юбилейной экспозиции, посвященной 75-летию образования Тамбовской области, переданы в музей 107 копий фотодокументов на электронном носителе и 6 музейных предметов (из коллекции музейных предметов) во временное пользование.

В рамках реализации совместного проекта управления культуры и архивного дела Тамбовской области, Тамбовской областной общественной организации «Молодежные инициативы» и Тамбовского отделения «Союз художников России» «Культура без границ» с помощью цветного планетарного сканера Элар ПланСкан А2-ЦЗР изготовлены электронные копии 18 офортов народного художника России С.М. Никиреева для создания передвижной выставки.

Итогом работы по привлечению средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, стало поступление на расчетный счет ГАСПИТО свыше 2 млн. 630 тыс. руб. (упорядочение документов, прием документов на государственное хранение, исполнение запросов, выдача копий архивных документов и др.).

Средняя заработная плата работников ГАСПИТО в 2012 г. составила 11601 руб.