В 2013 г. штатная численность ГАСПИТО уменьшилась на 8 человек за счет упразднения отдела инженерно-технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания зданий. По состоянию на 01.01.2014 в ГАСПИТО работают 43 человека.

В целях обеспечения сохранности переведено на цифровую основу 708 листов документов Тамбовского горкома КП РСФСР и 3100 ед. хр. фотодокументов. Проведена выверка комплектов учетных документов по 404 фондам (36942 ед.хр.). Проведена проверка наличия и физического состояния 40046 ед.хр.

Создана информационная система «Восстановленные архивные документы с угасающим и слабоконтрастным текстом»

По фонду «Отдел губернского комитета ВКП(б) по изучению истории Октябрьской революции и ВКП(б)» выявлено 30 ед.хр., содержащих особо ценные документы.

В 2013 г. из архивохранилищ выдано 84789 ед.хр., в т.ч. 2128 ед.хр. – в читальные залы.

Упорядочены и приняты на постоянное хранение: 273 ед.хр. управленческой документации, 446 ед.хр. документов личного происхождения; 1588 ед.хр. документов по личному составу; 1 ед.хр. фото- и 10 ед.хр. фонодокументов, созданных сотрудниками архива путем инициативного документирования.

Сотрудниками архива упорядочены и включены в состав Архивного фонда документы постоянного срока хранения районных управлений Пенсионного фонда РФ по Тамбовской области, управления Федеральной антимонопольной службы по Тамбовской области, прокуратур Ленинского района г. Тамбова, Тамбовского района, Тамбовской прокуратуры по надзору за соблюдением законов в исправительных учреждениях области, управления и межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по Тамбовской области и др. Всего упорядочено документов постоянного срока хранения 2263 ед.хр., по личному составу – 909 ед.хр.

В целях повышения качества и расширения спектра информационного обслуживания потребителей архивной информации продолжена работа по составлению тематической базы данных «Рассекреченные документы Тамбовского обкома КП РСФСР за 1946-1991 гг.», пополнению программного комплекса «Фотокаталог 1.5 b» и базы данных «Фонокаталог».

Осуществлен переход с четвертой на пятую версию Программного комплекса «Архивный фонд 5.0».

Начата работа по подготовке Путеводителя по фондам архива.

Составлен развернутый именной указатель к описи фонда № Р-9637 «Овсянников Иван Игнатьевич (1935-2007), журналист, заслуженный работник культуры РФ, член Союза журналистов России, заместитель главного редактора газеты «Тамбовская жизнь».

В 2013 г. ГАСПИТО поступило 7960 запросов. Исполнено 60 тематических и 7760 социально-правовых запросов.

В работе по использованию документов приоритетным направлением являлось участие в информационном обеспечении праздничных мероприятий, посвященных Году культуры в Тамбовской области, 70-летию Сталинградской и Курской битв, 95-летию централизации архивного дела в Российской Федерации, 95-летию со дня образования ВЛКСМ, 20-летию Конституции Российской Федерации. Всего архивистами ГАСПИТО подготовлено и проведено в 2013 г. 51 информационное мероприятие.

Особо значимым событием стал выход в свет сборника документов (хрестоматии) «Общественно-политическая жизнь в Тамбовской области (1985-1991)».

Продолжалась работа по поддержке и обновлению интернет-сайта архива. Созданы новые разделы «Особо ценные документы» и рубрика «Оцифрованные документы». В «Оцифрованные документы» внесены фотографии участников революционного движения и Гражданской войны (328 ед.хр.).

На сайте ГАСПИТО размещены семь тематических БД, иллюстрированно-биографическое издание «Ваятель застывшей музыки (из жизни и творчества заслуженного художника РСФСР К.Я.Малофеева», хрестоматия «Общественно-политическая жизнь в Тамбовской области (1985-1991)», часть сборника архивных документов «Тамбовцы на фронтах Второй мировой войны 1939-1945 гг.», интернет-выставки и статьи, подготовленные в 2013 г.

Областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов полностью рассекречено 1623 дела, частично рассекречено 43 дела, оставлено на секретном хранении в связи с отсутствием полномочий для рассекречивания 51 дело.

Итогом работы по привлечению средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, стало поступление на расчетный счет ГАСПИТО 3 млн. 357 тыс. руб.

В 2013 г. штатная численность ГАСПИТО уменьшилась на 8 человек за счет упразднения отдела инженерно-технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания зданий. По состоянию на 01.01.2014 в ГАСПИТО работают 43 человека.

Во исполнение приказа управления культуры и архивного дела Тамбовской области от 03.09.2013 № 224-к «Об оптимизации штатной численности областных государственных учреждений культуры и архивов, подведомственных управлению культуры и архивного дела области» упразднен отдел инженерно-технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания зданий – технические работники отдела переведены в ТОГКУ «Централизованная бухгалтерия учреждений культуры и архивов».

В целях обеспечения сохранности переведено на цифровую основу 708 листов документов Тамбовского горкома КП РСФСР и 3100 ед. хр. фотодокументов.

Продолжалась работа по созданию электронных копий фонда пользования – переведено на цифровую основу 3100 ед. хр. (3196 ед. уч.). Работа по сканированию фотодокументов проводилась с помощью планшетного сканера «Canon CanoScan LIDE 20» с использованием программного обеспечения «Scan Gear CS» и цветного планетарного сканера Элар ПланСкан А2-ЦЗР (для форматов А3 и выше) с использованием программного обеспечения «BCS-2 3.4.10». Сканирование документов – цветное, разрешение – от 200 до 600 dpi, формат хранения – JPEG. Графическая обработка электронных копий проводилась с помощью программного обеспечения «АсrSoft PhotoStudio». Цифровые копии оригиналов высокого разрешения фонда пользования фотодокументов записаны на диски СD в формате JPЕG и переданы в 2-х экземплярах (резервном и рабочем) на хранение по акту приема-передачи копий фонда пользования. Каждый диск снабжен ярлыком, содержащим сведения о названии архива, номере и названии фонда, описи, крайних датах документов описи, номере единицы хранения, крайних номерах единиц учета, названии сканирующего устройства, дате сканирования, разрешении сканирования, дате записи на диск, формате записи, ФИО исполнителя, выполнявшего оцифровку и запись на диск. Всего передано 3196 ед. уч. Электронные копии включены в автоматизированную базу данных «Фотокаталог 1.5 b» на жестком диске в формате JPЕG.

Проведена выверка комплектов учетных документов по 404 фондам (36942 ед.хр.). Проведена проверка наличия и физического состояния 40046 ед.хр.

Создана информационная система «Восстановленные архивные документы с угасающим и слабоконтрастным текстом» в количестве 1145 записей (объем – 7,75 ГБ). В нее внесены документы с угасающим и слабоконтрастным текстом Тамбовского губкома ВКП(б), переведенные на цифровую основу в 2010-2012 гг.

По фонду «Отдел губернского комитета ВКП(б) по изучению истории Октябрьской революции и ВКП(б)» выявлено 30 ед.хр., содержащих особо ценные документы. После согласования экспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного дела Тамбовской области перечня выявленных дел, составлена опись особо ценных дел.

В 2013 г. из архивохранилищ выдано 84789 ед.хр., в т.ч. 2128 ед.хр. – в читальные залы.

Упорядочены и приняты на постоянное хранение 273 ед.хр. управленческой документации ТОГБОУДОД «Центр развития творчества детей и юношества» за 1999-2008 гг.); 446 ед.хр. документов личного происхождения И.С.Кучина, члена Союза журналистов России, члена Союза писателей России, заслуженного работника культуры Российской Федерации; И.И.Овсянникова, журналиста, заслуженного работника культуры Российской Федерации, члена Союза журналистов России, заместителя главного редактора газеты «Тамбовская жизнь»; 1588 ед.хр. документов по личному составу (в т.ч. 405 ед.хр. – ТОГБОУДОД «Центр развития творчества детей и юношества»).

Приняты на государственное хранение 1 ед.хр. (404 ед.уч.) фото- и 10 ед.хр. (40 ед.уч.) фонодокументов на электронных носителях, созданных сотрудниками архива путем инициативного документирования мероприятий в 2010-2013 гг.

Сотрудниками архива упорядочены и включены в состав Архивного фонда документы постоянного срока хранения районных управлений Пенсионного фонда РФ по Тамбовской области, управления Федеральной антимонопольной службы по Тамбовской области, прокуратур Ленинского района г. Тамбова, Тамбовского района, Тамбовской прокуратуры по надзору за соблюдением законов в исправительных учреждениях области, управления и межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по Тамбовской области и др. Всего упорядочено документов постоянного срока хранения 2263 ед.хр., по личному составу – 909 ед.хр.

В целях повышения качества и расширения спектра информационного обслуживания потребителей архивной информации, совершенствования НСА документов с использованием автоматизированных архивных технологий продолжена работа по составлению тематической базы данных «Рассекреченные документы Тамбовского обкома КП РСФСР за 1946-1991 гг.». Внесено 9172 записи (1421 ед.хр.) за 1965-1976 гг. (14,4 МБ).

В программный комплекс «Фотокаталог 1.5 b» внесено 3820 записи (3512 ед.хр., 609,04 МБ).

Фонодокументы, созданные путем инициативного документирования, внесены в базу данных «Фонокаталог» в количестве 40 записей (40 ед.уч., 1,11 МБ).

В 2013 г. осуществлен переход с четвертой на пятую версию Программного комплекса «Архивный фонд 5.0». В АСГУ «Архивный фонд» введены данные по 694 фондам, 761 описи, 38108 ед.хр. По состоянию на 01.01.2014 введены данные по 3638 фондам (132474 ед.хр.), что составляет 66 % от общего числа имеющихся в архиве фондов, 45 % от общего числа описей, 17 % от общего числа единиц хранения.

Начата работа по подготовке Путеводителя по фондам архива. Подготовлены исторические справки на фонды Тамбовского губкома ВКП(б), Кирсановского, Козловского, Моршанского, Тамбовского укомов ВКП(б), Алгасовского, Земетчинского, Козловского Пригородного, Ламского, Пересыпкинского, Покрово-Марфинского, Ракшинского, Тамбовского Пригородного райкомов партии, первичных партийных организаций местных органов государственной власти и управления, органов управления, предприятий, учреждений и организаций финансирования, кредитования, страхования, планирования и статистики, промышленности, сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции.

Составлен развернутый именной указатель к описи фонда № Р 9637 «Овсянников Иван Игнатьевич (1935-2007), журналист, заслуженный работник культуры РФ, член Союза журналистов России, заместитель главного редактора газеты «Тамбовская жизнь» (включает 574 наименования).

В 2013 г. ГАСПИТО поступило 7960 запросов. Исполнено 60 тематических (22 с положительным ответом, 17 – с отрицательным, 21 – об отсутствии документов в архиве с рекомендацией о местонахождении документов), 7760 социально-правовых (5763 – с положительным ответом, 379 – с отрицательным, 1618 – об отсутствии документов).

В работе по использованию документов приоритетным направлением являлось участие в информационном обеспечении праздничных мероприятий, посвященных Году культуры в Тамбовской области, 70-летию Сталинградской и Курской битв, 95-летию централизации архивного дела в Российской Федерации, 95-летию со дня образования ВЛКСМ, 20-летию Конституции Российской Федерации. Всего архивистами ГАСПИТО подготовлено и проведено в 2013 г. 51 информационное мероприятие.

Особо значимым событием стал выход в свет сборника документов (хрестоматии) «Общественно-политическая жизнь в Тамбовской области (1985-1991)».

Подготовлены статьи «Парк культуры и отдыха г. Тамбова» (опубликована в газете «Тамбовская жизнь» от 04.09.2013 № 126 (26115), «Главная концертная площадка области» (к 75-летию образования ТОГАУК «Тамбовконцерт») (опубликована в газете «Тамбовская жизнь» от 29.05.2013 № 73 (26062). К 90-летию образования Тамбовской областной пионерской организации подготовлена статья «Чтобы Родина гордилась поколеньем молодым…» (опубликована в газете «Тамбовская жизнь» от 15.05.2013 № 65 (26054).

К юбилейным датам в плановом порядке также подготовлены статьи: «Прошлое всегда с нами» (к 100-летию со дня рождения партийного и государственного деятеля, Почетного гражданина г. Тамбовка В.И.Черного), «Перед каждою судьбою застыв, удивиться…» (к 85-летию со дня рождения поэтессы, члена правления Союза писателей СССР и РСФСР, ответственного секретаря Тамбовской областной писательской организации в 1969-1980 гг. М.А.Румянцевой).

К 70-летию решающих сражений Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. – Сталинградской и Курской битв – подготовлены интернет-выставки: «Тогда лишь становится город героем, когда стал героем солдат» (включает 98 документов, в т.ч. 61 фотодокумент, объем – 49,1 Мб), «Мы не забудем Курскую дугу, но трижды враг ее не позабудет» (включает 80 документов, в т.ч. 55 фотодокументов, объем – 20 Мб).

К 68-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. по запросу информационного управления администрации г. Тамбова подготовлена телепередача (видеоролик) и информация «Тамбов в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.». Видеоролик размещен на сайте администрации г. Тамбова.

В рамках проведения праздничных мероприятий, посвященных 95-летию архивной службы России, подготовлены выступление и видеоряд об истории создания и деятельности ГАСПИТО, обновлена выставка архивных документов «Архивы – хранители российской истории», дополнен раздел «Архивы сегодня» о деятельности ГАСПИТО за 2008-2012 гг. (включает 47 фотодокументов)

Сотрудники архива приняли участие в информационном обеспечении торжественных мероприятий, посвященных 95-летию со дня образования ВЛКСМ. Для доклада главы администрации Тамбовской области на торжественном собрании, посвященном юбилею комсомола, подготовлена краткая историческая справка о деятельности Тамбовской областной комсомольской организации, а также подборка фотографий ветеранов комсомола (56 фотодокументов). По запросу администрации г. Тамбова составлены 4 исторические справки о деятельности Тамбовского горкома ЛКСМ РСФСР, Ленинского, Октябрьского и Советского райкомов комсомола г. Тамбова. Выставка архивных документов «Страницы истории Тамбовской областной комсомольской организации» экспонировалась в администрации Тамбовской области с 1 по 15 ноября 2013 г.

По запросу администрации Бондарского района совместно с ТГУ им. Г.Р. Державина проведена работа по подготовке энциклопедии «Бондарский район». Подготовлены две справки о Бондарском райкоме КП РСФСР и Граждановском райкоме КПСС; биографические справки первых секретарей Бондарского райкома партии в 1928-1991 гг. (17 справок); биографические справки первых секретарей Граждановского райкома партии в 1944-1959 гг. (3 справки).

По запросу администрации Сосновского района оказана помощь в подготовке юбилейного издания, посвященного 85-летию образования района. Составлены списки и биографические справки первых секретарей Сосновского райкома партии в 1928-1991 гг. (15 справок), председателей Сосновского райисполкома в 1928 1991 гг. (19 справок), подготовлена тематическая подборка фотоиллюстраций по истории Сосновского района (91 фотодокумент).

По запросу администрации Токаревского района для информационного обеспечения праздничных мероприятий, посвященных 85-летию образования района, составлены списки и биографические справки первых секретарей Токаревского райкома партии в 1928-1991 гг. (15 справок), подготовлена подборка фотографий первых секретарей Токаревского райкома партии (10 фотодокументов).

По запросу администрации г. Кирсанова проведена работа по подготовке энциклопедии города Кирсанова: составлены списки и краткие биографические справки председателей (ответственных секретарей) Кирсановского укома РКП(б) ВКП(б) в 1918-1928 гг. (9 справок); первых секретарей (председателей) Кирсановского горкома партии в 1918-1920, 1962-1986 гг., Кирсановского райкома ВКП(б)-КПСС в 1928-1962 гг. (23 справки); председателей исполкома Кирсановского уездного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов в 1918-1928 гг. (11 справок), председателей Кирсановского горсовета (горисполкома) в 1921-1923, 1926-1975 гг. (19 справок).

Для иллюстрированного научно-популярного альманаха «Тамбовская старина» (выпуск 3) подготовлена тематическая подборка фотоиллюстраций о социально-экономической и культурной жизни Тамбовской области в 1937 1991 гг. (22 фотодокумента).

Традиционно по запросу областной универсальной научной библиотеки им. А.С.Пушкина составлен перечень архивных документов к библиографическому календарю-справочнику «Тамбовские даты. 2014 год».

Начата работа по подготовке сборника архивных документов «Деятельность детских общественных организаций на Тамбовщине (1918-2012)». 
Заведующий отделом использования и публикации документов приняла участие в работе межрегиональной научно-практической видеоконференции «От Сталинграда к Великой Победе: патриотическое воспитание на духовном наследии Великой Отечественной войны», которая проходила 10 октября 2013 г. на базе Волгоградской областной универсальной библиотеки им. М.Горького. Тезисы выступления «О работе Государственного архива социально-политической истории Тамбовской области по популяризации архивных документов об истории Сталинградской битвы» направлены в адрес организатора видеоконференции для опубликования в сборнике об итогах ее работы.

Во исполнение приказа управления культуры и архивного дела Тамбовской области от 19.04.2013 № 114 «Об утверждении положения об электронной библиотеке Тамбовской области» подготовлены и переданы электронные версии двух изданий ГАСПИТО «Письма Великой Отечественной» (Тамбов, 2005) и «Ваятель застывшей музыки (из жизни и творчества заслуженного художника РСФСР К.Я.Малофеева)» (Тамбов, 2012) для формирования фонда электронной библиотеки Тамбовской области.

Для участия в реализации проекта по оцифровке архивных документов, осуществляемых ФГБУ «Президентская библиотека им. Б.Н.Ельцина», составлены перечень архивных документов о крестьянском восстании под руководством А.С.Антонова и жизни Тамбовской области в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. (80 дел, 8457 листов), список периодических изданий из фондов научно-справочной библиотеки «ГАСПИТО» за 1917-1940 гг. (63 издания, 1073 листа).

Проведено четыре заседания постоянной экспертной группы по рассекречиванию архивных документов. С целью рассекречивания членами группы просмотрено 3412 дел (245 тыс. 351 лист), составлены экспертные заключения на просмотренные дела. Состоялось три заседания областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов. На рассмотрение комиссии экспертной группой «ГАСПИТО» были предоставлены 1717 дел, содержащих документы с грифами «секретно» и «совершенно секретно». Комиссией полностью рассекречено 1623 дела, частично рассекречено 43 дела, оставлено на секретном хранении в связи с отсутствием полномочий для рассекречивания 51 дело.

В 2013 г. по запросам пользователей в читальном зале выдано 586 копий документов на 830 листах (в т.ч. 282 фотокопии).

Продолжалась работа по поддержке и обновлению интернет-сайта архива. Созданы новые разделы «Особо ценные документы» и рубрика «Оцифрованные документы». В «Оцифрованные документы» внесены фотографии участников революционного движения и Гражданской войны (328 ед.хр.).

На сайте «ГАСПИТО» размещены семь тематических БД, иллюстрированно-биографическое издание «Ваятель застывшей музыки (из жизни и творчества заслуженного художника РСФСР К.Я.Малофеева», хрестоматия «Общественно-политическая жизнь в Тамбовской области (1985-1991)», часть сборника архивных документов «Тамбовцы на фронтах Второй мировой войны 1939-1945 гг.», интернет-выставки и статьи, подготовленные в 2013 г.

Итогом работы по привлечению средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, стало поступление на расчетный счет ГАСПИТО 3 млн. 357 тыс. руб. (упорядочение документов, прием документов на государственное хранение, исполнение запросов, выдача копий архивных документов и др.).