В 2014 г. штатная численность ГАСПИТО не претерпела изменений и по состоянию на 01.01.2015 составляет 43 человека.

В июне 2014 г. была проведена аттестация 23 работников с целью установления соответствия занимаемым должностям и их квалификации. Все сотрудники, прошедшие аттестацию, признаны соответствующими занимаемым должностям.

Показатели государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) учреждением успешно выполнены.

Итогом работы по привлечению средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, стало поступление на расчетный счет архива 4 млн. 265 тыс. руб. Средняя заработная плата сотрудников составила 21364 руб.

1. Обеспечение сохранности документов

В целях обеспечения сохранности документов проводилась работа по восстановлению угасающих текстов документов из фонда Тамбовского губкома ВКП(б), Козловского окружкома ВКП(б), Тамбовского горкома КП РСФСР (переведено на цифровую основу 700 листов).

В фондах личного происхождения И.И.Овсянникова (1935-2007 гг.), журналиста, заслуженного работника культуры РФ, члена Союза журналистов России, заместителя главного редактора газеты «Тамбовская жизнь» и И.С.Кучина (1924-2000 гг.), поэта, заслуженного работника культуры РСФСР, члена Союза писателей СССР, ответственного секретаря Тамбовской областной писательской организации в 1980-1988 гг. выявлено 4 особо ценных дела (в т.ч. по фонду И.И.Овсянникова – 3 дела, по фонду И.С.Кучина – 1 дело). По состоянию на 01.01.2015 в ГАСПИТО числится 45 особо ценных дел.

Продолжалась работа по созданию электронных копий фонда пользования – переведено на цифровую основу 3510 ед. хр. (фотодокументы и 15 ед.хр. особо ценных документов из фондов личного происхождения И.И.Овсянникова, И.С.Кучина).

Проведены выверка комплекта учетных документов 304 фондов (17438 ед.хр.) и проверка наличия и физического состояния 42894 ед.хр. Необнаруженных дел не выявлено.

В 2014 г. из архивохранилищ выдано 104033 ед.хр., в т.ч. 1381 ед.хр. – в читальные залы.

2. Формирование Архивного фонда

В 2014 г. заключены договоры о передаче документов личного происхождения: Н.А.Насонова, художника, члена Союза художников России, В.Б.Седых, журналиста.

Упорядочены и приняты на постоянное хранение:

- 242 ед.хр. управленческой документации (153 ед.хр. ТОГОУ ДОД «Станция юных туристов» за 1955-2008 гг.; 47 ед.хр. межведомственной комиссии по рассекречиванию документов, созданных КПСС, за 1995-2009 гг.; 42 ед.хр. областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов за 2010-2013 гг.);

- 484 ед.хр. документов личного происхождения (А.П.Самошкина, члена Союза журналистов России, фотокорреспондента, лауреата международных, всесоюзных и всероссийских фотоконкурсов и выставок (307 ед.хр.) и С.Б.Каверина, доктора психологических наук, профессора ТГУ им. Г.Р.Державина (177 ед.хр.);

- 701 ед.хр. документов по личному составу (в т.ч. 125 ед.хр. – Управление автомобильными дорогами Тамбовской области, 481 ед.хр. – ООО «Тамбовский автоцентр «Камаз» и др.).

Приняты на государственное хранение 1 ед.хр. (403 ед.уч.) фото- и 10 ед.хр. (40 ед.уч.) фонодокументов на электронных носителях, созданных сотрудниками архива путем инициативного документирования мероприятий в 2013-2014 гг. и принятых от организаций – источников комплектования архива.

Фонды пополнились фото- и фонодокументами следующего содержания: встреча главы администрации области О.И.Бетина с организаторами и участниками эстафет Олимпийского и Паралимпийского огней, волонтерами ХХII зимних Олимпийских игр; митинг, посвященный событиям в Крыму, Украине; митинг профсоюзов в рамках всемирного дня действий «За достойный труд!»; открытие V Международной практической конференции «Славянский мир: духовные традиции и словесность»; пресс-конференция заместителя главы администрации области С.А. Чеботарева по организации и проведению масштабных мероприятий в области культуры в 2014-2015 гг.; научно-практическая конференция «Местное самоуправление в России: электронная парадигма (к 150-летию Земской реформы)»; презентация Всероссийского проекта «Великая забытая война»; открытие музейного марафона «Регион 68- Музей.RU»; открытие I Международного фестиваля театров кукол «Предания старины глубокой…»; региональный этап Всероссийского фольклорного фестиваля «Хоровод традиций»; семинар-совещание на тему: «Актуальные вопросы и перспективы развития поискового движения в Тамбовской области»; презентации книг, встречи, торжественные собрания, посвященные юбилейным и памятным датам.

3. Создание учетных баз данных и автоматизированного НСА

В целях повышения качества и расширения спектра информационного обслуживания потребителей архивной информации, совершенствования НСА документов с использованием автоматизированных архивных технологий продолжена работа по составлению тематической базы данных «Рассекреченные документы Тамбовского обкома КП РСФСР за 1946-1991 гг.». Внесено 8550 записей (1419 ед.хр.) за 1977-1988 гг.

В программный комплекс «Фотокаталог 1.5 b» внесена 4121 запись (3525 ед.хр.) из Коллекции фотодокументов и Коллекции документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.

Фонодокументы, созданные путем инициативного документирования, внесены в базу данных «Фонокаталог» в количестве 40 записей (40 ед.уч.).

В АСГУ «Архивный фонд» введены данные по 720 фондам, 760 описям и 38126 ед.хр. По состоянию на 01.01.2015 введены данные по 4358 фондам (170600 ед.хр.), что составляет 79 % от общего числа имеющихся в архиве фондов, 54 % от общего числа описей, 21 % от общего числа единиц хранения.

4. Предоставление информационных услуг и использование документов

В работе по использованию документов приоритетным направлением являлось участие в информационном обеспечении праздничных мероприятий, посвященных Году культуры в Российской Федерации и Тамбовской области, 69-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., 70-летию окончательного снятия блокады г. Ленинграда, 70-летию образования Тамбовского суворовского военного училища. Проведено 52 информационных мероприятия.

В соответствии с планом подготовлены подборка документов «Мы тоже победили в той войне», посвященная детям военного времени (включает 48 документов, в т.ч. 19 фотоиллюстраций); статьи «Тамбовские солдаты последнего военного призыва» к 70-летию проведения последнего призыва в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. (опубликована в газете «Тамбовская жизнь» от 19.11.2014 № 160 (26338) в рубрике «Творец Победы — народ»), «Вседоступный, откровенный, с сердцем пламенным» к 100-летию со дня рождения хозяйственного и общественного деятеля С.И.Чмыхова, «С детства имел стремление к газетной работе» к 90-летию журналиста, писателя, историка-краеведа Б.И.Илешина.

По запросу редакции областной общественно-политической газеты «Тамбовская жизнь» подготовлена подборка фронтовых писем начального периода Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. «В войну мы родились, в войну и умрем» (опубликована в газете от 05.12.2014 № 169(26347).

Во внеплановом порядке подготовлены статьи «Кадровые чистки в комсомоле Тамбовской области накануне Великой Отечественной войны» (опубликована в журнале «Исторические, философские, политические и юридические науки, культурология и искусствоведение. Вопросы теории и практики», 2014, № 8, часть 2), «Корпус первых секретарей областного и городских комитетов ВЛКСМ Тамбовской области в период Великой Отечественной войны» (опубликована в журнале «Вестник Тамбовского государственного технического университета», 2014, № 8, том 20), «Опыт изучения характеристик первых секретарей комитетов ВЛКСМ» (опубликована в научно-теоретическом и прикладном журнале широкого профиля «Альманах современной науки и образования», 2014, № 11 (89), «Эволюция кадрового корпуса первых секретарей областного, городских

и районных комитетов ВЛКСМ Тамбовской области в 1937-1953 гг.» (опубликована в журнале «Исторические, философские, политические и юридические науки, культурология и искусствоведение. Вопросы теории и практики», 2014, № 12, часть 2).

В целях реализации Указа Президента Российской Федерации от 25 апреля 2013 г. № 417 «О подготовке и проведении празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов» архивисты приняли участие в юбилейных мероприятиях, посвященных 70-летию полного освобождения г. Ленинграда от фашистской блокады. Подготовлена интернет-выставка «За нами блокадный город Горя, Веры, Любви», которая включает 96 документов (в т.ч. 48 фотодокументов), образующих 7 тематических разделов. Выставка размещена на сайте ГАСПИТО.

В рамках сотрудничества с ФГБУ «Президентская библиотека имени Б.Н.Ельцина» для мультимедийной выставки «Снятие блокады» осуществлено сканирование 55 публикаций из газеты «Тамбовская правда» за 1943-1944 гг. о подвигах тамбовчан, сражавшихся на Ленинградском фронте, оказании помощи жителями области осажденному городу, для проекта по сбору фотоматериалов, отражающих события Великой Отечественной войны, переданы 124 копии фотодокументов в электронном формате об участии тамбовчан в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. и увековечении их памяти, 2 копии цифровых записей воспоминаний участников Великой Отечественной войны.

К 70-летию создания Тамбовского суворовского военного училища подготовлена интернет-выставка архивных документов «Не забывай, Тамбов, суворовцев тех лет!» об истории училища, преподавательском составе и известных выпускниках ТбСВУ. Выставка состоит из 18 разделов, включает 416 документов (в т.ч. 308 фотодокументов).

В рамках Года культуры в Российской Федерации и Тамбовской области сотрудники ГАСПИТО приняли участие в открытии выставки произведений тамбовских художников В.И.Шемякина и К.Я.Малофеева «Два имени» в Тамбовской областной картинной галерее (выступление о творчестве К.Я.Малофеева); в подготовке и проведении презентации книги тамбовского краеведа, писателя Н.А.Громакова «Подвижницы (сестры Емельяновы)» (выступление о жизни и творчестве Т.Н. и Н.Н.Емельяновых с демонстрацией архивных документов). Для газеты «Тамбовская жизнь» подготовлена заметка «…И звучала прекрасная музыка» об авторе книги Н.А.Громакове и проведении презентации (опубликована 21.05.2014 № 64 (26242).

Для 4-й ежегодной научно-практической конференции, посвященной Году культуры в Российской Федерации, подготовлены два сообщения «Первые советские праздники в Тамбове», «Благоустройство Тамбова в 50-е годы ХХ века» с публикацией материалов в альманахе «Исторический портрет российского города Тамбова» (Тамбов, 2014).

В целях реализации Закона РФ от 14 января 1993 г. (ред. от 5 апреля 2013 г.) «Об увековечении памяти погибших солдат при защите Отечества» и долгосрочной целевой программы «Патриотическое воспитание населения Тамбовской области на 2011-2015 годы» подготовлено сообщение «Архивный поиск: перспективы взаимодействия в вопросах установления судеб солдат, пропавших без вести в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и поиск их родственников» (прозвучало на семинаре-совещании с руководителями и командирами поисковых отрядов Тамбовской области).

В рамках проекта Тамбовской областной Думы по изучению локальной истории административно-территориальных образований области с целью прогнозирования перспектив их развития подготовлена историческая хроника «Ржаксинский район: 1928-1991 гг. Хроника событий. Цифры и факты», подборка фотоиллюстраций по истории Ржаксинского района за 1928-1977 гг. (включает 47 документов). Историческая хроника и подборка фотографий будут опубликованы в книге «Земля моя — судьба моя», выход которой предполагается в 2015 г.

В сфере обмена опытом работы архивных учреждений по патриотическому воспитанию граждан РФ подготовлена информация «Тема Великой Отечественной войны в научно-исследовательской и публикаторской работе ТОГБУ «ГАСПИТО» (прозвучала на семинаре-совещании с руководителями муниципальных архивов Тамбовской области).

Продолжена работа по подготовке сборника архивных документов «Деятельность детских общественных организаций на Тамбовщине (1918-2014)». Завершено выявление и отбор документов по фондам Тамбовского обкома ЛКСМ РСФСР за 1937-1991 гг., Тамбовского промышленного и Тамбовского сельского обкомов ВЛКСМ за 1963-1964 гг., ТОГБОУ ДОД «Центр развития творчества детей и юношества» за 1946-2007 гг., фонду личного происхождения В.А.Сысоева. Всего для сборника выявлено около 1000 документов, осуществлен их компьютерный набор.

Проведена работа по обновлению интернет-сайта архива: размещена хрестоматия «Общественно-политическая жизнь в Тамбовской области (1985-1991)», публикация «Первомайский район: 1935-1963, 1967-2011 гг. Хроника событий. Цифры и факты», интернет-выставки, статьи, подборка документов, подготовленные в 2014 г. Завершена работа по размещению сборника архивных документов «Тамбовцы на фронтах Второй мировой войны 1939-1945 гг.». Систематически обновляется раздел «Новости». За 2014 г. на сайте ГАСПИТО зарегистрировано 55803 посещения.

Традиционно по запросу областной универсальной научной библиотеки им. А.С.Пушкина составлен аннотированный перечень архивных документов к библиографическому календарю-справочнику «Тамбовские даты. 2015 год», уточнены и документально подтверждены конкретные даты событий, биографические сведения.

В 2014 г. продолжилось сотрудничество с ТГУ им. Г.Р.Державина в области профессиональной подготовки студентов отделения

«Документоведение и архивоведение». Для студентов 3-го курса очного и заочного обучения института культуры и искусств проведены две обзорно-ознакомительные экскурсии по архиву, 13 лекций по дисциплине «Государственные, муниципальные и ведомственные архивы», организованы практические занятия по ведению автоматизированной системы государственного учета «Архивный фонд», созданию просопографической базы данных «Номенклатурные комсомольские работники».

Для студентов 4-го курса отделения «Программирование в компьютерных системах» технического колледжа ТГТУ проведена обзорно-ознакомительная экскурсия по архиву.

В 2014 г. в читальных залах ГАСПИТО работали 105 пользователей (в т.ч. 85 из них впервые) – преподаватели, аспиранты, студенты Тамбовского государственного университета им. Г.Р. Державина, Тамбовского государственного технического университета, Мичуринского государственного аграрного университета, музейные работники, журналисты, краеведы, а также гражданин Венгрии, руководитель Архивного института Культурного центра Венгрии в Российской Федерации, доктор Аттила Шереш и др.

Пользователи работали с архивными документами по следующим проблемам: «Развитие аграрного сектора Тамбовской области (ХХ в.)», «Формирование музейных коллекций 1918-1940 гг. и их влияние на культурную жизнь провинции», «История авиации (1910-1990)», «Гражданская война («Антоновщина») на территории Знаменского района (1920-1921)», «Погибшие красноармейцы-рабочие завода «Красный Боевик» в годы Гражданской войны (1919-1920)», «История Мордовского района (1928-1991)», «Первомайский район в предвоенные и военные годы (1939-1945)», «История Гавриловского района (1940-1946, 1979-1991)», «История села Лысые горы (1920-1968)», «История Ленинского районного суда г. Тамбова (1918-1991)», «История Дома пионеров г. Тамбова (1924-1991)», «История Дома культуры «Знамя труда» (1929-1962)», «История Тамбовского суворовского военного училища (1944-1960)», «Герои Социалистического Труда области (1939-1991)», «Города-побратимы. Взаимоотношения между Тамбовской областью и областью Толна (1957-1991)», «Общественно-политический путь российской провинции в 1985-1993 гг.», «Управленческая деятельность Г.В.Чичерина (1872-1936)», «А.Л.Чижевский — выдающийся ученый ХХ века и Тамбовщина (1930-е гг.)», «Вклад В.Я.Капциловича в градостроительство г. Тамбова в 1940-1970-е гг.» и др.

По запросам пользователей выдано 618 копий документов на 1454 листах (в т.ч. в электронном формате — 467 документов на 1031 листе и 209 фотокопий).

Состоялось три заседания областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов. На рассмотрение комиссии экспертной группой ТОГБУ «ГАСПИТО» были предоставлены 912 дел, содержащих документы с грифами «секретно» и «совершенно секретно».

Комиссией полностью рассекречено 819 дел, частично рассекречены 29 дел, оставлены на секретном хранении в связи с отсутствием полномочий для рассекречивания 64 дела. Просмотрено 29 тыс. 108 листов на предмет содержания сведений о тайне личной и семейной жизни граждан.

По состоянию на 01.01.2015 в ТОГБУ «ГАСПИТО» поступило 7559 запросов. Исполнено: 59 тематических запросов (40 с положительным ответом, 7 – c отрицательным, 12 – об отсутствии документов в архиве с рекомендацией о местонахождении документов), 7085 социально-правовых (5531 с положительным ответом, 379 – с отрицательным, 1175 – об отсутствии документов).

Из общего количества поступивших в 2014 г. в ГАСПИТО запросов по системе электронного документооборота с Управлением Пенсионного фонда РФ в г. Тамбове и Тамбовском районе Тамбовской области («VIP-Net») поступило 2450 запросов, исполнено и отправлено 2430 запросов.

5. Привлечение средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности

В 2014 г. ГАСПИТО заключено 40 договоров по упорядочению документов, 15 договоров о приеме документов на государственное хранение, 2 договора о приеме документов на депозитарное хранение, 1 договор на переплетные работы. Выиграны два электронных аукциона и запрос котировок.

Итогом работы по привлечению средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, стало поступление на расчетный счет ГАСПИТО 4 млн. 265 тыс. руб.

Средняя заработная плата архивистов составила 21364 руб. (в 2013 – 15400 руб.)