ГАСПИТО отмечает знаменательную дату – 75 лет со дня основания. Днем рождения своего учреждения архивисты считают 26 ноября 1940 г., когда Тамбовский обком партии принял постановление о создании партийного архива областной парторганизации.

В августе 1991 г. на основании Указа Президента РФ «О партийных архивах» на базе партархива был создан Центр документации новейшей истории Тамбовской области. Несколько позже – в марте 1994 г. – в целях защиты законных интересов граждан, предотвращения утраты документов по личному составу был образован областной Центр хранения документов по личному составу реорганизованных и ликвидированных структурных подразделений исполнительных органов, областных ведомств, учреждений и предприятий. В 2009 г. произошла реорганизация в форме слияния двух архивных учреждений, в результате которой и возник Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области (ГАСПИТО).

В настоящее время ГАСПИТО является одним из крупнейших архивохранилищ документов современного периода (около 5,5 тыс. фондов, 800 тыс. единиц хранения, в т.ч. более 11 тыс. фотодокументов, 1 тыс. фонодокументов). Примечательно, что ГАСПИТО по объему хранящихся документов находится на втором месте среди архивов соответствующего профиля Центрального федерального округа. В состав фондов входят документы местных органов, организаций, учреждений Коммунистической партии и комсомола, общественно-политических партий, движений и организаций; 60 фондов личного происхождения; документы по личному составу ликвидированных органов государственной власти и иных органов, учреждений, предприятий и организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Тамбовской области, приватизированных областных государственных унитарных предприятий; кинофотофонодокументы.

В четырех структурных подразделениях (отделы обеспечения сохранности и учета документов; использования документов и информатизации; комплектования и упорядочения документов; справочной работы) трудятся 42 специалиста. Из них 17 имеют стаж архивной работы свыше 15 лет, историческое и профильное образование – 13 человек. Директор архива Д.М.Олейников и заместитель директора М.М.Дорошина защитили диссертации на ученую степень кандидата исторических наук.

Общая площадь архивохранилищ в двух зданиях ГАСПИТО (ул. Интернациональная, 35 и ул. Рылеева, 61 литер Б) насчитывает 2005 квадратных метров. Проверка наличия и физического состояния дел – одна из основных функций отдела обеспечения сохранности и учета документов. Объем этой работы составляет более 40 тыс. единиц хранения в год. Ежегодно из архивохранилищ выдается более 100 тыс. дел для сотрудников и пользователей в читальный зал архива.

Благодаря финансовой поддержке областной администрации значительно укреплена материально-техническая база архива: установлен новый лифт, осуществлен монтаж систем автоматической пожарной и охранной сигнализаций, оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре, автоматической установки порошкового пожаротушения.

В рамках целевой программы «Культура Тамбовской области на 2009-2011 гг.» приобретен цветной планетарный книжный сканер для бесконтактного сканирования архивных документов. С его помощью осуществляется работа по созданию электронных копий фонда пользования – переведено на цифровую основу около 14 тыс. фотодокументов, особо ценных дел. Проведена оцифровка всех описей личных фондов и коллекций документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.

Пристальное внимание уделяется выявлению и учету особо ценных документов (ОЦД). Такие документы выявлены в фонде Отдела губкома ВКП(б) по изучению истории Октябрьской революции и ВКП(б). Среди них – редкие периодические издания начала ХХ века, ежедневные сводки оперативного управления штаба войск Тамбовской губернии о ходе подавления крестьянского восстания под предводительством А.С.Антонова и др. В перечень особо ценных дел включены документы народной артистки СССР М.Н.Мордасовой с ее автографами из фонда личного происхождения заслуженного работника культуры РФ И.И.Овсянникова.

Успешно продолжается работа по формированию Архивного фонда Тамбовской области документами общественно-политических организаций, фондами личного происхождения, фото- и фонодокументами на электронных носителях, созданных сотрудниками архива в ходе инициативного документирования мероприятий. За последние пять лет на государственное хранение приняты документы межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов, редакции газеты «Тамбовская жизнь», Аппарата Общественной палаты Тамбовской области, Тамбовского отделения «Ассоциация социальных педагогов и социальных работников», областной общественной организации «Молодежные инициативы», Центра развития творчества детей и юношества, Центра творческого развития и научно-естественного образования «Бионика», Тамбовской областной станции юных техников, Тамбовской региональной общественной физкультурно-спортивной организации дополнительного образования «Учебный Центр по реабилитации инвалидов средствами физкультуры и спорта» и др. Фонды архива пополнились также документами личного происхождения заслуженных работников культуры РФ И.И.Овсянникова и И.С.Кучина, фотокорреспондента, лауреата международных, всесоюзных и всероссийских фотоконкурсов и выставок А.П.Самошкина, доктора психологических наук, профессора ТГУ им. Г.Р.Державина С.Б.Каверина, краеведов Н.А.Громакова и В.В.Самошкина.

Активно проводится работа по привлечению внебюджетных средств. Архив оказывает платные услуги по упорядочению и приему документов на хранение, исполнению тематических запросов, изготовлению копий архивных документов. Заработанные средства расходуются на улучшение условий труда работников архива (ремонт отопления, приобретение мебели, канцелярских и хозяйственных товаров, обновление компьютерной техники), осуществление противопожарных работ, оплату услуг связи, выплату премий и оказание материальной помощи сотрудникам.

В работе по использованию документов приоритетным направлением является участие в информационном обеспечении юбилейных и праздничных мероприятий областного уровня, публикационная деятельность, перевод документов на открытый режим хранения. ГАСПИТО успешно осваивает новые формы и новую тематику публикаций архивных документов: от научных сборников по истории Великой Отечественной войны к научно-популярным изданиям – «Тамбовская область. Хроника событий. 1937-1945 гг.», фотоальбому о жизни и творчестве заслуженного художника РСФСР К.Я.Малофеева, буклету о жизни и творчестве поэта и журналиста В.М.Кубанева, хрестоматии «Общественно-политическая жизнь в Тамбовской области в 1985-1991 гг.», сборнику документов «Век детского движения (1914-2014)». С участием архивистов вышли в свет издания по локальной истории регионов Тамбовщины: «Первомайский район: страницы истории», «Бондарская энциклопедия», «Очерки истории Кирсанова: годы и люди», «Земля моя – судьба моя» (из истории Ржаксинского района) и др.

Статьи, тематические подборки архивных документов регулярно публикуются в научно-теоретическом и прикладном журнале «Исторические, философские, политические и юридические науки, культурология и искусствоведение. Вопросы теории и практики», журналах «Вестник Тамбовского государственного технического университета» и «Вопросы современной науки и практики. Университет им. В.И.Вернадского», областной общественно-политической газете «Тамбовская жизнь», альманахе «Тамбовская старина», «Вестнике Тамбовского центра краеведения» и др.

Архивисты принимают участие в работе межрегиональных, областных научно-практических конференциях, семинарах-совещаниях: «Информатизация в государственных архивах Центрального федерального округа РФ. Проблемы, связанные с оцифровкой архивных документов, и пути их решения» (2012), «От Сталинграда к Великой Победе: патриотическое воспитание на духовном наследии Великой Отечественной войны» (2013), «Актуальные вопросы и перспективы развития поискового движения в Тамбовской области» (2014), «Взгляд на Великую Победу сквозь десятилетия» (2015) и др.

ГАСПИТО активно проводит государственную политику общедоступности и открытости архивной информации. В два раза увеличены ежегодные объемы рассекречивания. За 2011-2015 гг. более 7 тыс. дел переведены на открытый режим хранения. Ранее закрытая информация пользуется огромным спросом не только у тамбовских ученых, но и представителей академических кругов Российской Федерации, а также иностранных исследователей. Информация об итогах рассекречивания регулярно размещается на сайте архива.

С открытием сайта в апреле 2010 г. архив вышел на новый информационный уровень. Тысячи человек получили возможность прикоснуться к ретроспективной информации в системе удаленного доступа. С момента открытия сайта зарегистрировано более 170 тыс. посещений. В настоящее время на сайте размещено более 100 информационных материалов, постоянно обновляющийся блок новостей, календарь событий, интернет-выставки, оцифрованные документы и описи, тематические базы данных. Сайт ГАСПИТО отмечен на общероссийском уровне. В январе 2013 г. разработчики сайта ГАСПИТО Д.М.Олейников, М.М.Дорошина и А.А.Дорофеева стали победителями конкурса Федерального архивного агентства в соответствующей номинации интернет-сайтов среди многих субъектов РФ. Практически каждый день архив получает благодарные отзывы, интересные комментарии о сайте и информационных материалах, размещенных на нем от людей разного возраста из всех субъектов РФ, наших соотечественников из стран ближнего и дальнего зарубежья.

Из года в год растет объем работы по предоставлению государственных услуг, связанных с социальной защитой граждан. Ежегодно более семи тысяч граждан обращаются в ГАСПИТО с просьбой подтвердить трудовой стаж и заработную плату архивными справками, необходимыми для начисления пенсий. Соблюдение законных прав и интересов граждан – приоритетная задача архива. С 2011 г. информационное взаимодействие ГАСПИТО с территориальным отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Тамбовской области осуществляется в электронной форме с помощью программы «VIPNet Деловая почта».

Никогда не пустует читальный зал архива. Преподаватели высших и средних учебных заведений, аспиранты, студенты, журналисты, краеведы, жители других регионов России, иностранцы имеют возможность непосредственно изучить документы, подержать их в руках. Диапазон интересов пользователей достаточно широк – крестьянское восстание под предводительством А.С.Антонова, Великая Отечественная война, история молодежного движения, общественно-политическая жизнь в период «оттепели» и «перестройки», выявление ранее неизвестных сведений о своих родственниках и т.д.

Для повышения качества и расширения спектра информационного обслуживания потребителей архивной информации созданы и систематически пополняются 13 тематических баз данных. В течение 10 лет успешно проводится работа по созданию автоматизированной системы государственного учета «Архивный фонд». В настоящее время в нее введено 83 % от общего числа фондов, имеющихся в архиве. Создана информационная система «Восстановленные архивные документы с угасающим и слабоконтрастным текстом».

Ежегодно ГАСПИТО организуют производственную практику студентов и проводит стажировку выпускников образовательных учреждений в целях приобретения ими опыта работы в архиве.

Ценность архива – это не только документы, но и люди, сплоченная команда специалистов, профессионалов, самоотверженно преданных своему делу. Сотрудникам ГАСПИТО присущи историческое чутье, юридическая грамотность, скрупулезность и ответственность.