В 2015 г. произошло сокращение штатной численности ГАСПИТО на одну единицу (с 01.07.2015 сокращена должность архивиста 1 категории в отделе использования документов и информатизации). По состоянию на 01.01.2016 штатная численность составляет 42 человека.

Показатели государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) учреждением успешно выполнены.

Итогом работы по привлечению средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, стало поступление на расчетный счет архива 4 млн. 212 тыс. руб. Средняя заработная плата основного персонала составила 21470 руб.

Организационные мероприятия

Проведены мероприятия по технической оснащенности ГАСПИТО (за счет средств областного бюджета и средств от оказания платных услуг ГАСПИТО):

- монтаж системы автоматической пожарной сигнализации;

- монтаж охранной сигнализации;

- монтаж  системы оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре;

- монтаж автоматической установки порошкового пожаротушения;

- демонтаж старых и установка новых противопожарных металлических дверей запасных выходов в помещениях архивохранилищ.

Сотрудники архива приняли участие в интернет-конференции архивных учреждений ЦФО России «Внедрение и расширение применения принципов открытости в деятельности архивных учреждений», подготовлено сообщение на тему: «Информация о внедрении и расширении применения принципов открытости в деятельности ТОГБУ «ГАСПИТО».

Продолжилось активное сотрудничество ГАСПИТО с ведущими учреждениями науки и образования по подготовке молодых специалистов. На базе ГАСПИТО была организована   производственная практика студентов 5-го курса института гуманитарного и социокультурного образования ТГУ им. Г.Р.Державина по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» (февраль-март), студентов 4-го курса технического колледжа ТГТУ по специальности «Программирование в компьютерных системах» (апрель-май),  студентов 3-го курса института гуманитарного и социокультурного образования ТГУ им. Г.Р.Державина по специальности «Документоведение и архивоведение» (июнь-июль).

Директор ГАСПИТО Д.М.Олейников за личный вклад в работу по патриотическому воспитанию граждан награжден памятной медалью «Патриот России», главный хранитель фондов Т.Н.Самгина – Почетной грамотой Федерального архивного агентства. Заместитель директора ГАСПИТО М.М.Дорошина защитила диссертацию на соискание ученой степени кандидата исторических наук по специальности «Отечественная история».

1. Обеспечение сохранности документов

Проведена оцифровка всех описей Коллекции документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. (12 оп.), Коллекции документов о командире 35-й гвардейской стрелковой дивизии, генерал-майоре В.А.Глазкове (2 оп.), 32-х фондов личного происхождения участников Великой Отечественной войны.  Оцифрованные описи размещены на сайте архива.

С целью выявления особо ценных документов просмотрено 1077 ед.хр. по фонду Р-9291 «Коллекция документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.». Выявлено 119 особо ценных дел. По состоянию на 01.01.2016 в ГАСПИТО числится 164 особо ценных дела.

Переведено на цифровую основу 700 листов угасающих текстов документов из фонда Тамбовского горкома КП РСФСР.

В целях создания электронного фонда пользования оцифровано 2702 ед.хр./12366  ед.уч., в т.ч. особо ценные документы, фотоальбомы, документы из фондов личного происхождения.

Проведена проверка наличия и состояния 43809  ед.хр. по 708 фондам   Знаменского райкома КП РСФСР, волостных комитетов ВКП(б) и ВЛКСМ,   первичных организаций КПСС г. Тамбова, Глазковского, Ракшинского, Староюрьевского, Шпикуловского, Шульгинского, Юрловского районов, фотодокументов, коллекции музейных предметов.  По результатам проверки недостача дел, документов и материальных ценностей не выявлена.

2. Формирование Архивного фонда

Оказывалась методическая и практическая помощь управлениям Пенсионного фонда РФ в городах и районах Тамбовской области в составлении номенклатур дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Проводилось консультирование конкурсных управляющих ликвидированных организаций по вопросам упорядочения документов по личному составу и приема их на государственное хранение.

Сотрудниками архива  упорядочены и включены в состав Архивного фонда документы постоянного срока хранения районных управлений Пенсионного фонда РФ по Тамбовской области, управления Федеральной налоговой службы России по Тамбовской области, Федеральной налоговой службы России по г. Тамбову, Тамбовского регионального отделения Фонда социального страхования Российской Федерации, территориального органа Федеральной службы государственной статистики по Тамбовской области. Всего упорядочены документы 59 организаций в количестве 2275 ед.хр. управленческой документации, 4496  ед.хр. – по личному составу.

Упорядочены и приняты на постоянное хранение в ГАСПИТО:

- управленческая документация  Тамбовского областного отделения политической партии «Коммунистическая партия Российской Федерации» за 2004-2011 гг., Тамбовской областной общественной организации «Молодежные инициативы» за 2004-2006 гг., ТОГОУ ДОД «Центр творческого развития и научно-естественного образования «Бионика» за 1996 2008 гг., Тамбовского отделения «Ассоциация социальных педагогов и социальных работников» за 1993-2000 гг., ТОГБУ «Редакция газеты «Тамбовская жизнь» за 2006-2008 гг., Тамбовской областной станции юных техников за 1967-1996 гг.;

- документы личного происхождения В.В.Самошкина, историка-краеведа, журналиста за 1919-2007 гг.; Н.А.Громакова, краеведа, деятеля Всероссийского общественного охотничьего движения и его родственников Ефимовых за 1908-2013 гг.; М.В.Смольянинова, краеведа, общественного деятеля, председателя Тамбовской областной организации Общероссийской общественной организации инвалидов «Всероссийское ордена Трудового Красного Знамени общество слепых» за 1930-2015 гг.;

-  документы по личному составу.

3. Создание учетных баз данных и автоматизированного НСА

В целях повышения качества и расширения спектра информационного обслуживания потребителей архивной информации, совершенствования НСА документов с использованием автоматизированных технологий начата работа по созданию двух новых баз данных «Перечни вопросов, рассмотренных на конференциях, пленумах, заседаниях бюро Тамбовского обкома ЛКСМ РСФСР за 1937-1991 гг.», «Первые секретари обкома, горкомов и райкомов ВЛКСМ – ЛКСМ РСФСР в 1928-1991 гг.». Завершена работа по созданию БД «Рассекреченные документы Тамбовского обкома КП РСФСР за 1946-1991 гг.».

Значительно пополнен программный комплекс «Фотокаталог 1.5 b» (внесено 3822 записи (402 ед.хр.). Фонодокументы, созданные путем инициативного документирования, внесены в базу данных «Фонокаталог» в количестве 40 записей (40 ед.уч.).

В АСГУ «Архивный фонд» введены данные по 205 фондам, 325 описям и 45428 ед.хр. По состоянию на 01.01.2016 введены данные по 4563 фондам, что составляет 83 % от общего числа имеющихся в архиве фондов, 4791 описям –  58 % от общего числа описей, 216028 ед.хр. – 27 % от общего числа единиц хранения.

Предоставление информационных услуг и использование документов

Приоритетным направлением в использовании документов являлось участие в информационном обеспечении юбилейных и праздничных мероприятий, посвященных 70-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., Году литературы в Российской Федерации и Тамбовской области, 75-летию со дня образования ГАСПИТО. Подготовлено и проведено 60 информационных мероприятий.

В целях реализации Указа Президента Российской Федерации от 25 апреля 2013 г. № 417 «О подготовке и проведении празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов» в рамках совместного проекта ГАСПИТО и областной общественно-политической газеты «Тамбовская жизнь» подготовлены 5 подборок фронтовых писем 1941-1945 гг. из фондов архива. Для информационного агентства «Онлайн Тамбов.ру» переданы 2 подборки воспоминаний участников Сталинградской и Курской битв.

Во внеплановом порядке совместно с Тамбовским государственным университетом им. Г.Р.Державина и Государственным архивом Тамбовской области подготовлен и издан сборник «Военнопленные Второй мировой войны в лагерях Тамбовской области: сборник документов и материалов». Документы из фондов ГАСПИТО включены в раздел 1 «Тамбовские спецлагеря НКВД и госпитали военнопленных в документах государственных архивов Тамбовской области» и раздел 2 «Вражеский плен и отношение к пленным солдатам из армий противника в воспоминаниях участников Великой Отечественной войны». Объем сборника составляет 13,22 (+ 2,58 вкл.) условных печатных листов. Тираж – 500 экз.

Завершена работа по подготовке рукописи первого тома сборника архивных документов «Век детского движения. 1914-2014 гг. (из истории Тамбовского края)».   Сборник состоит из трех тематико-хронологических разделов: 1) «Детское движение в «годы великих потрясений (1914-1921)», 2) «Становление пионерской организации в Тамбовском крае (1922-1938)», 3) «Детское движение накануне и в годы Великой Отечественной войны (1939-1945)». Для публикации в первом томе сборника отобрано 474 документа из фондов ГАСПИТО. Подготовлен соответствующий научно-справочный аппарат, включающий введение, археографическое предисловие, текстуальные примечания и комментарии по содержанию, именной указатель, список сокращений, перечни использованных архивных фондов, публикуемых документов, фотоиллюстраций.

К 85-летию основания Тамбовского государственного ордена «Знак Почета» педагогического института (ныне Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина) подготовлена подборка документов «Наукой движимый вперед и разума трудом…».

Во внеплановом порядке подготовлены 2 статьи «Комсомольские лидеры в российской провинции второй половины 1960-х – первой половины 1980-х годов: коллективный портрет» (опубликована в журнале «Политика и Общество», 2015 г., № 2) и «Фронтовики в составе кадрового корпуса первых секретарей обкома, городских и районных комитетов ВЛКСМ Тамбовской области в период «позднего сталинизма» (опубликована в журнале «Вопросы современной науки и практики. Университет им. В. И. Вернадского, 2015 г.).

К 75-летию со дня образования  ГАСПИТО подготовлены 2 телепередачи, статья «Хранители истории», изданы юбилейные календари (карманного и настенного формата).

Продолжена работа по подготовке выставок архивных документов. К 70-летию Восточно-Прусской операции и штурма Берлина подготовлена интернет-выставка «Наше дело правое! Мы победили!». В рамках проведения Года литературы в РФ и Тамбовской области подготовлена интернет-выставка «Он ни разу не свернул с дороги чести и правды», посвященная 80-летию со дня рождения журналиста, заслуженного работника культуры РФ, заместителя главного редактора газеты «Тамбовская правда» – «Тамбовская жизнь», редактора приложения «Литературный Тамбов» И.И.Овсянникова.

Сотрудники ГАСПИТО принимали активное участие в юбилейных мероприятиях, посвященных 70-летию Великой Победы (VI областных музееведческих чтениях «Жди меня, и я вернусь...», областном круглом столе «Взгляд на Великую Победу сквозь десятилетия», встрече с держателями семейных архивов ветеранов и членами их семей «Судьбы, опаленные войной»). Архивисты приняли участие в презентации книги «Тамбов – Толна: области-побратимы. 1971-1989», подготовленной по архивным документам ГАСПИТО.

Проводилась работа по обновлению интернет-сайта архива. К 70-летию Великой Победы создана новая рубрика – «По страницам семейных архивов» (раздел «Публикации). В ней представлены 11 подборок документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. На сайте размещены все подготовленные в 2015 г. статьи, подборки, хроники, выставки документов (553 архивных документа). Систематически обновлялся раздел «Новости».

За отчетный период проведено 4 заседания постоянной экспертной группы по рассекречиванию архивных документов. С целью рассекречивания членами группы просмотрено 3083 дела (207 тыс. 992 листа), составлены экспертные заключения на просмотренные дела. Состоялось 3 заседания областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов. На рассмотрение комиссии экспертной группой ТОГБУ «ГАСПИТО» были представлены 713 дел, содержащих документы с грифами «секретно» и «совершенно секретно». Комиссией полностью рассекречено 655 дел, частично рассекречены 33 дела, оставлены на секретном хранении в связи с отсутствием полномочий для рассекречивания 25 дел.

В 2015 г. в читальных залах ТОГБУ «ГАСПИТО» работали 85 пользователей (в т.ч. 39 из них впервые) – преподаватели, аспиранты, студенты Тамбовского государственного университета им. Г.Р. Державина, Тамбовского государственного технического университета, Мичуринского государственного аграрного университета, музейные и архивные работники, работники народного образования и здравоохранения, госслужащие, краеведы, а также гражданин Венгрии, руководитель Архивного института Культурного центра Венгрии в Российской Федерации, доктор Аттила Шереш. Пользователями сделано 452 посещений. Для работы им выданы 363 описи, 2119 дел из фондов Тамбовского губкома ВКП(б), Тамбовской губернской контрольной комиссии ВКП(б) и рабоче-крестьянской инспекции, Козловского укома ВКП(б), Тамбовского окружкома ВКП(б), Тамбовского обкома КП РСФСР, Тамбовского губкома ВЛКСМ, Тамбовского обкома ЛКСМ РСФСР, Отдела губкома ВКП(б) по изучению истории Октябрьской революции и ВКП(б), Партийного архива Тамбовского обкома КПСС, горкомов и райкомов партии и комсомола, политотделов Шульгинской МТС и совхоза «Реконструктор» Шульгинского района, первичных организаций КПСС Знаменского и Мордовского районов, Тамбовского областного отделения Движения «Демократическая Россия», Тамбовского городского отделения Всесоюзного добровольного историко-просветительского общества «Мемориал» и др.

В 2015 г. по запросам пользователей выдано 533 копий документов на 1231 листе (в т.ч. в электронном формате — 403 документа на 844 листах и 78 фотокопий).

По состоянию на 01.01.2016 в ТОГБУ «ГАСПИТО» поступило 8066 запросов. По запросам органов власти и местного самоуправления исполнено 10 запросов Всего исполнено: 66 тематических запросов, 7800 – социально-правовых. Проведено 340 консультаций по вопросам, связанным с социальной защитой граждан, предусматривающую их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Из общего количества поступивших в 2015 г. в  ГАСПИТО запросов по системе электронного документооборота с Управлением Пенсионного фонда РФ в г. Тамбове и Тамбовском районе Тамбовской области («VIP-Net») поступило 1627 запросов, исполнено и отправлено 1528 запроса.

Привлечение средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности

В 2015 г. ГАСПИТО заключен 51 договор по упорядочению документов, 18 договоров о приеме документов на государственное хранение, 3 договора о приеме документов на депозитарное хранение, 1 договор на переплетные работы. Выиграны 1 электронный аукцион и 2 запроса котировок.

Итогом работы по привлечению средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, стало поступление на расчетный счет ГАСПИТО 4 млн. 212 тыс. руб.