Среди основных направлений деятельности государственных архивов наиболее благодатным и заметным является использование архивных документов. Практически вся наша работа направлена на то, чтобы документы не залеживались на полках, а были в постоянном научном, справочном, практическом использовании, имели спрос различных категорий граждан. Мы не хотим уподобляться героям известного романа М. Осоргина «Сивцев вражек», в котором архивисты – «умнейшие мужья, полиглоты, умевшие мыслить шифром», остаются всего лишь сторожами документальных кладбищ.

Достоинствами деятельности ГАСПИТО по популяризации исторических знаний являются:

- целенаправленный, системный характер;

- применение традиционных форм использования с привнесением в работу специфики именно нашего архива;

- активное использование современных информационных технологий с обязательным анализом требований и интересов всех слоев населения.

Помимо подготовки статей, подборок, выставок документов, выступлений в средствах массовой информации мы делаем ставку на так называемые большие формы публикаций – сборники документов. В 2010 г. мы завершили серию книг о Тамбовской области в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. («Письма Великой Отечественной» и три тома научного характера и энциклопедического формата).

Эти сборники получили широкую известность не только в России, но и за рубежом. На сегодняшний день они активно используются научными сотрудниками крупнейшего центра изучения российской истории в США – Индианского университета, Берлинского университета имени Гумбольдта, Германо-Российского музея «Берлин – Карлсхорт», Карлова университета (г. Прага), Университета Хоккайдо (г. Саппоро), Университета Ньюкасла (Великобритания), Польской Академии наук.

Указанные издания высоко оценены научными и общественными организациями, органами государственной власти. Среди них:

- почетная грамота и почетный диплом Института российской истории Российской академии наук;

- третья и вторая премии и дипломы Федерального архивного агентства;

- почетный знак «За активную работу по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации».

Совсем недавно мы узнали о том, что решением коллегии Федерального архивного агентства от 17 января 2013 г. «Об итогах Конкурса работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2009-2011 гг.» в номинации «Сборники документов» по группе архивных учреждений субъектов Российской Федерации дипломом первой степени награжден наш сборник «Тамбовцы на фронтах второй мировой войны 1939-1945 гг.». Нечасто провинциальные архивы занимают первые места в конкурсах такого уровня.

Однако в наш адрес поступают не только награды, но и критика, к которой мы относимся самым внимательным образом.

Во-первых, нас критиковали, как это не странно звучит, за фундаментальность, научность наших трудов. В ответ мы подготовили издания популярного характера, доступные для всех категорий населения независимо от возрастного и образовательной уровней (буклет «Василий Кубанев. Чтобы жизнь была костром», иллюстрированно-биографическое издание «Ваятель застывшей музыки (из жизни и творчества заслуженного художника РСФСР К.Я. Малофеева), сборник «Тамбовская область. Хроника событий. 937-2012 гг.).

Во-вторых, нас упрекали в приверженности к теме Великой Отечественной войны. Не оставляя этой темы в публикациях малых форм, мы помимо вышеназванных книг работали над сборником, который до выхода в свет уже приобрел уникальный характер. Я имею в виду хрестоматию «Общественно-политическая жизнь в Тамбовской области (1985-1991 гг.)».

Сборник является первой попыткой представить в одной книге документы, раскрывающие суть происходящего в общественно-политической жизни Тамбовской области в так называемый период «перестройки».

Мы понимаем, что это очень сложная тема для изучения. Более того, мы сознательно выбрали ее. В России на сегодняшний момент не было ни одной попытки издания подобного рода. Историки предпочитают иметь дело с событиями более давнего характера и с отлежавшимися на архивных полках документами. По меркам исторического масштаба перестройка была совсем недавно, и, как говорится, «все еще живы и страсти не улеглись».

Наша главная задача состояла в том, чтобы опубликовать принципиально важные документы по ключевым проблемам. Мы не даем оценку тем или иным событиям. Мы публикуем исторические документы и предоставляем читателю возможность самостоятельно оценить то, что происходило в стране и области. Все приведенные в Хрестоматии документы хранятся в фондах ГАСПИТО, прошли официальную процедуру рассекречивания и находятся в открытом доступе.

К вопросу о рассекречивании. Эта проблема еще совсем недавно будоражила умы широких слоев наших граждан. Действительно, многие годы документы с ограничительными грифами «секретно» и «совершенно секретно» были недоступны исследователям. Богатейшая информация, заложенная в них, оставалась мертвым капиталом.

Сейчас вопрос рассекречивания приобрел скорее процедурный характер. Регулярно проводятся заседания областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов. Объемы рассекреченных документов растут с каждым годом. Фактически вся подготовительная работа проводится экспертной группой в составе восьми человек. Буквально два дня назад состоялось очередное заседание экспертной группы, на котором рассматривались вопросы о возможном рассекречивании документов из 30 фондов ГАСПИТО.

Следует отметить, что рассекречивание проводится как в плановом порядке, так и по запросам пользователей. На сегодняшний день не имеется никаких проблем по доступу к документам ни исследователям в читальном зале, ни гражданам, обращающимся в архив для подтверждения своих социальных прав и льгот (ежегодно семь тысяч обращений граждан). Информация о работе комиссии и экспертной группы по рассекречиванию, а также перечни и характеристики рассекреченных документов оперативно размещаются на сайте архива.

В последнее время ГАСПИТО сделал определенный прорыв в использовании информационных технологий. Эта работа активизировалась после приобретения осенью 2012 г. цветного планетарного сканера.

На сегодняшний день переведено на цифровую основу около пяти тысяч фотодокументов. Все электронные копии включены в автоматизированную базу данных «Фотокаталог».

Основная цель создания любого научно-справочного аппарата (в том числе и электронного) – ускорение поиска информации и повышение качества обслуживания пользователей. Поэтому тематические базы данных создаются, прежде всего, по наиболее информативным и используемым фондам архива. Сейчас в ГАСПИТО имеется девять баз данных, причем восемь из них – собственный программный продукт.

Помимо тематических баз данных архивисты не забывают и о ведении учетной базы данных – программного комплекса по автоматизированному государственному учету документов «Архивный фонд». В настоящее время мы работаем с четвертой версией этого программного комплекса. Темпы работы достаточно высокие – на 01.01.2013 введены данные по 54 % фондов архива. Сотрудники ГАСПИТО постоянно оказывают методическую помощь по ведению этой работы муниципальным архивам области.

В наши дни лицом любого учреждения является его сайт. И здесь нам есть чем гордиться. Наш сайт сравнительно молод. Он был открыт три года назад – в апреле 2010 г. (через полгода после образования ГАСПИТО на базе двух его предшественников – Центра документации новейшей истории Тамбовской области и Центра хранения документов по личному составу Тамбовской области).

Особенностью сайта ГАСПИТО является то, что создан он на бесплатной основе, без привлечения сторонних интеллектуальных и финансовых ресурсов. Фактически разработчиками его являются три человека (координатор проекта – директор Д.М. Олейников, контент‑девелопер – заместитель директора М.М. Дорошина, web-дизайнер, web-мастер, web-программист – программист 1-й категории А.А. Дорофеева).

Тем не менее, по итогам всероссийского Конкурса работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2009‑2011 гг.» в номинации «Интернет-сайты и интернет-выставки» по группе архивных учреждений субъектов РФ сайт ГАСПИТО удостоен диплома Федерального архивного агентства. Причем первые два диплома получили государственные Пермский государственный архив новейшей истории и Исторический архив Омской области, в которых на создание сайтов потрачен значительный бюджет, поскольку в обоих случаях привлекались частные организации – широко известные ООО «Архивные информационные технологии» и ООО «Сибирская студия разработчиков».

На сайте ГАСПИТО размещены информационные материалы о местонахождении, целях и задачах, истории, структуре и основных направлениях деятельности архива, составе архивных фондов, основные нормативно-методические документы, перечни государственных услуг, четыре сборника архивных документов, 2 базы данных, 15 выставок, 28 документальных подборок и 34 статьи, подготовленные сотрудниками архива.

Среди пользователей популярны рубрики «Новости», «Рассекречивание», «Публикации». Особо востребована услуга «электронный запрос». Все желающие могут зарегистрироваться на сайте, перейти в раздел «Электронный запрос», и, заполнив соответствующую форму, отправить свой запрос администратору сайта. Сотрудники архива отвечают на поступившие запросы по электронной почте, указанной в контактах зарегистрированного пользователя.

На сайте также доступна возможность оставлять комментарии после опубликованных материалов, что позволяет пользователям сети Интернет задать вопрос или выразить свое мнение после прочитанного материала. Большой популярностью пользуется «Гостевая книга», где пользователи сети Интернет, посещающие сайт, оставляют свои вопросы и пожелания, а также выражают свое мнение по поводу сайта в целом и размещенных на нем материалов. На сегодняшний день оставлено 72 записи в «Гостевой книге», содержащих много положительных отзывов и благодарностей из разных субъектов Российской Федерации и других стран (в т.ч. и от почетного гражданина города Тамбова Я.И. Фарбера из Германии).

Удобна в использовании карта сайта, отражающая всю его структуру, его разделы и связь между ними. Карта сайта помогает легко ориентироваться на сайте, тем самым значительно упрощаются некоторые задачи как пользователям, так и поисковикам.

При оформлении сайта намеренно не использовались яркие цветовые оттенки. Прилагались все усилия, чтобы сделать пребывание пользователей на сайте максимально комфортным и неутомительным.

Официальный счетчик посещений, размещенный на Главной странице, свидетельствует о востребованности и популярности сайта ТОГБУ «ГАСПИТО» среди пользователей сети Интернет.

В целом, для плодотворной историко-просветительной и патриотической работы у нас есть многое: богатейшая документальная база, квалифицированные сотрудники, умение и желание работать, поддержка администрации и управления культуры и архивного дела, выражающаяся и в финансировании и моральном поощрении.

Но есть одна большая беда: материально-техническая база. В здании архива с момента ввода его в эксплуатацию (более 40 лет) ни разу не проводился капитальный ремонт.

При отсутствии систем кондиционирования и вентиляции, охранной и пожарной сигнализации, автоматического пожаротушения, речевого оповещения и видеонаблюдения обеспечить нормативные условия хранения документов проблематично. Отсутствие лифтового оборудования серьезно затрудняет ежедневную работу сотрудников. Устаревшее компьютерное оборудование тормозит внедрение прогрессивных информационных технологий.

Коллектив ГАСПИТО надеется на понимание и поддержку управления культуры и архивного дела. Мы осознаем, что решить сразу все материально-технические проблемы невозможно, но надеемся на их поэтапное решение.

Со своей стороны заверяем, что и впредь самым активным образом будем проводить работу по популяризации архивных документов и делать все возможное, чтобы о нашем архиве и на всероссийском, и на местном уровне говорили исключительно в позитивном тоне.