1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел административно-хозяйственной работы является структурным подразделением ТОГБУ «ГАСПИТО» (далее – Архив).
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности действующими законодательными и нормативными актами Российской Федерации и Тамбовской области, приказами, решениями коллегий министерства культуры Тамбовской области, Уставом ТОГБУ «ГАСПИТО», приказами директора Архива, настоящим Положением.
1.3. Заведующий отделом административно-хозяйственной работы назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора Архива.
1.4. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием Архива, исходя из объема работ, возложенных на отдел.
    
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Основными задачами отдела являются:

2.1. обеспечение надлежащей эксплуатации зданий, помещений, оборудования и инженерных сетей;
2.2. разработка основных направлений развития и анализ состояния материально-технической базы Архива, подготовка предложений по ее совершенствованию;
2.3. изучение передового опыта в области технического оснащения государственных архивных учреждений, внедрение его в практику работы.

3. ФУНКЦИИ  

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. разрабатывает предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных и текущих планов работы Архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении;
3.2. совместно с руководством Архива, заведующими отделами анализирует состояние материально-технической базы Архива, вносит предложения по ее совершенствованию;
3.3. обеспечивает выполнение мероприятий по соблюдению охранного режима, противопожарной и антитеррористической безопасности Архива;
3.4. осуществляет разработку планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов Архива (зданий, помещений, систем водоснабжения, канализации, теплоснабжения и других сооружений), составление технических заданий для подготовки проектно-сметной документации на выполнение работ, контроль за качеством выполнения ремонтных работ;
3.5. совместно с отделом обеспечения сохранности и учета документов:
- проводит работу по оснащению Архива современными техническими средствами, оборудованием и материалами для хранения и защиты документов, улучшения их физического состояния и создания страховых копий, определяет потребность в необходимом оборудовании;
- обеспечивает создание и поддержание оптимальных условий и санитарно-гигиенического режима хранения документов в архивохранилищах;
- организует дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию помещений архивохранилищ;
3.6. обеспечивает соблюдение санитарно-эпидемиологических правил и нормативов;  
3.7. осуществляет контроль за исполнением условий договора ТОГБУ «ГАСПИТО» с ТОГКУ «Централизованная бухгалтерия учреждений культуры и архивов» на безвозмездное оказание услуг по техническому обеспечению деятельности и обслуживанию зданий от 06.11.2013 № 9;
обеспечивает взаимодействие с организациями-арендаторами по вопросам соблюдения условий заключенных договоров;
3.8. организует планирование закупок, включая формирование, утверждение и ведение планов-графиков, и осуществляет организацию закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Архива;
3.9. публикует информации о финансово-хозяйственной деятельности Архива на официальных сайтах в сети «Интернет» в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, в том числе с использованием специальных программных комплексов;
3.10. принимает участие в проведении расчетов материальных, трудовых и финансовых затрат, необходимых для выполнения архивных работ;
3.11. представляет в соответствующие организации заявки на оборудование и материально-технические ресурсы для Архива, распределяет их после получения между структурными подразделениями;
3.12. контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей;
3.13. содействует решению вопросов улучшения условий и охраны труда работников Архива, осуществляет мероприятия по технике безопасности;
3.14. организует хозяйственное обеспечение проводимых Архивом мероприятий, в том числе автотранспортные перевозки;
3.15. осуществляет контроль за выполнением приказов, решений коллегий министерства культуры Тамбовской области, приказов директора Архива по профильным отделу направлениям;
3.16. участвует в работе дирекции Архива, вносит на ее рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям, готовит материалы к обсуждению, осуществляет контроль выполнения принятых решений.

4. ПРАВА

Отделу предоставляется право:

4.1. получать от других структурных подразделений Архива материалы необходимые для выполнения функций отдела;
4.2. осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными и иными учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет Архив по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.2. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором Архива.
5.3. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Архива.