ГАСПИТО в 2023 г. проводил работу в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Тамбовской области от 23.06.2006 № 54-З «Об Архивном фонде Тамбовской области», Уставом ГАСПИТО, письмом Федерального архивного агентства от 05.10.2022 № 4/2639-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2023 г. и их отчетности за 2022 г.», решениями коллегии и приказами министерства культуры Тамбовской области по основным направлениям деятельности архивных учреждений.

В январе 2023 г. подведены итоги работы ГАСПИТО за 2022 г.: подготовлены и направлены в министерство культуры области отчеты по основной деятельности, о выполнении государственного задания, итогах работы ГАСПИТО на 01.01.2023; информационные материалы о наиболее значимых мероприятиях ГАСПИТО, проведенных в 2022 г., для включения их в Публичный доклад «О состоянии культуры Тамбовской области в 2022 году и задачах на 2023 год».

В 2023 г. в министерство культуры области были подготовлены и направлены:

- информации:

об особо ценном движимом имуществе, закрепленном за учреждением;

о закупах товаров, работ, услуг для обеспечения нужд учреждения за 12 месяцев 2022 г.;

об увеличении доходов от оказания платных услуг с разбивкой по статьям КОСГУ;

о потребности в денежных средствах на обеспечение доступности объекта в 2024 – 2026 гг.;

о расчете потребности по несогласованным вопросам и по субсидиям на иные цели на 2024 – 2026 гг.;

о состоянии внедрения спутниковых навигационных технологий на базе системы ГЛОНАСС;

о плане работы по противодействию терроризму и экстремизму на 2023 г.;

об использовании рекомендаций по созданию и распространению антитеррористического контента;

о выполнении мероприятий антитеррористической направленности;

о нормативно-правовых актах ГАСПИТО при установлении уровней террористической направленности;

об усилении мер безопасности;

о работе, проделанной в рамках исполнения Плана мероприятий («дорожной карты») «Повышение значений показателей доступности для инвалидов и маломобильных групп населения объектов и услуг в Тамбовской области (2011-2030 годы)» за 2022 г. и за 1 полугодие 2023 г.;

об итогах реализации государственной программы Тамбовской области «Доступная среда» в 1 полугодии 2023 г.;

о работах (услугах, мероприятиях), планируемых на 2024 год в рамках исполнения Плана мероприятий («дорожной карты») «Повышение значений показателей доступности для инвалидов и маломобильных групп населения объектов и услуг в Тамбовской области (2014-2030 годы)»;

о потреблении топливно-энергетических ресурсов;

о серверном оборудовании;

об использовании сервиса в Личном кабинете пациента «Мое здоровье» на Едином портале государственных и муниципальных услуг;

о мероприятиях в рамках Всемирного дня охраны труда;

о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях, наличии автотранспорта, о численности квалифицированных кадров;

о потребности в кадрах на 2026 – 2029 гг.;

о потребности в кадрах в области информационной безопасности;

о выполнении квоты для трудоустройства инвалидов;

о прогнозе сокращения рабочих мест в ГАСПИТО;

об участии работников учреждения в общероссийской акции «Тотальный тест «Доступная среда в сфере культуры;

об участии в тестовом дистанционном электронном голосовании в рамках тренировки «Выборы»;

о запланированных международных культурных мероприятиях на 2023 г.;

о мероприятиях к празднованию годовщины воссоединения Крыма с Россией;

о мероприятиях к 78-летию Победы в Великой Отечественной войне;

о мероприятиях к 80-летию снятия блокады Ленинграда;

- ежеквартальные отчеты:

о предоставлении государственных услуг (форма № 1-ГМУ);

о полученных и рассмотренных жалобах, связанных с предоставлением государственных услуг;

о профессиональном обучении работников в возрасте от 25 до 65 лет;

о дистанционной (удаленной) работе;

о мероприятиях в области энергосбережения и повышения энергетической эффективности;

о фактическом потреблении энергетических ресурсов;

о результатах проведенной работы по выявлению конфликта интересов (аффилированности) при проведении закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд;

- ежемесячные информации:

о предоставлении государственных услуг (форма № 1-ГМУ);

для мониторинга деятельности архивных учреждений по основным показателям;

о рабочих местах для инвалидов на интернет-портале «Работа в России»;

о перечне планируемых закупок на выполнение работ по строительству, реконструкции, капитальному и текущему ремонту (в т.ч. по закупкам, заключенным с единственным поставщиком по цене, не превышающей 100,0 тыс. рублей);

об экономии, образовавшейся по результатам проведенных конкурентных способов определения поставщиков;

о принятых и уволенных работниках;

о наличии вакансий;

о положении дел с гражданами предпенсионного возраста – работниками ГАСПИТО;

о количестве забронированных работников учреждения, пребывающих в запасе;

- еженедельные информации (отменены  в апреле 2023 г.):

о режиме работы работников;

о численности вакцинированных и ревакцинированных работников;

о количестве заболевших работников;

об оказании мер материальной поддержки работникам учреждения за добровольную вакцинацию от новой коронавирусной инфекции (COVID‑19).

В ТОГКУ «Централизованная бухгалтерия учреждений культуры и архивов» направлена информация о неиспользованных отпусках на 01.01.2023; данные для оценки финансового менеджмента.

В военный комиссариат г. Тамбова Тамбовской области своевременно направлены карточки граждан, подлежащих воинскому учету, карточка учета организации, план работы по ведению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в 2024 г.

На регулярной основе проводилась работа по размещению информации об учреждении и результатах его работы на официальных сайтах в сети Интернет: Официальном сайте для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях; Модуле «Информация об энергосбережении и повышении энергетической эффективности»; Системе сбора отчетности Федеральной службы государственной статистики (websbor.gks.ru); Официальном сайте «Единая информационная система в сфере закупок»; Электронной площадке ЗАО «Сбербанк-АСТ» (sberbank‑ast.ru); Электронной площадке roseltorg.ru.

Работники ГАСПИТО принимали участие в работе экспертно-проверочной комиссии министерства культуры области. По независящим от учреждения обстоятельствам не было проведено ни одного заседания областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов.

Работа совещательных органов была направлена на успешное решение задач, стоящих перед учреждением. На заседаниях дирекции рассмотрены вопросы об итогах работы ГАСПИТО за 2022 г.; о выполнении требований пожарной безопасности, обеспечении антитеррористической защищенности ГАСПИТО; о ходе внедрения профессиональных стандартов в ГАСПИТО; о результатах мониторинга исполнения социально-правовых запросов пользователей архивной информацией; об информационном обеспечении юбилейных и праздничных мероприятий; о перспективах выполнения плана ГАСПИТО по привлечению средств от платных работ и услуг; о плане работы ГАСПИТО на 2024 г. и др.

Состоялось восемь заседаний ЭМК. В соответствии с графиком рассматривались описи дел управленческой документации, по личному составу, обсуждались подготовленные статьи и тематико-экспозиционные планы выставок архивных документов.

24.05.2023 работники ГАСПИТО приняли участие в работе итоговой коллегии министерства культуры Тамбовской области. На расширенном заседании коллегии были подведены итоги работы отрасли культуры и архивного дела региона в 2022 г. и поставлены задачи на ближайшую и среднесрочную перспективы. В рамках работы коллегии состоялась торжественная церемония награждения лучших работников отрасли. В числе 15 награжденных – старший научный сотрудник отдела использования документов и информатизации ГАСПИТО Вавилова С.В. (Грамота Правительства Тамбовской области за вклад в развитие архивного дела в Тамбовской области и многолетний добросовестный труд).

01.06.2023 состоялось торжественное собрание трудового коллектива ГАСПИТО, посвященное 105-летию государственной архивной службы Российской Федерации. За многолетний добросовестный труд, большой вклад в развитие архивного дела Тамбовской области и в связи со 105-летием со дня образования государственной архивной службы России поощрена Благодарностью управления культуры и архивного дела Тамбовской области Дорошина М.М., директор ГАСПИТО.

За достигнутые успехи в профессиональной деятельности, существенный вклад в развитие архивного дела и в связи со 105-летием архивной службы России Почетными грамотами администрации города Тамбова Тамбовской области награждены:

Дорошина М.М., директор ГАСПИТО;

Муравьева И.И., заведующий отделом использования документов и информатизации;

Редина А.М., заведующий отделом комплектования и упорядочения документов.

За многолетний добросовестный труд, вклад в развитие архивного дела и в связи со 105-летием со дня образования государственной архивной службы России поощрены:

- Почетной грамотой управления культуры и архивного дела Тамбовской области:

Енькова О.Е., ведущий архивист отдела справочной работы;

Иванов В.Е., заведующий архивохранилищем 1 группы отдела обеспечения сохранности и учета документов;

Каниковская О.Н., заведующий сектором по научно-технической обработке документов отдела комплектования и упорядочения документов;

Курносова Л.В., заведующий отделом обеспечения сохранности и учета документов;

Матико И.Б., заместитель директора;

- Благодарностью управления культуры и архивного дела Тамбовской области:

Авдеева Н.В., ведущий архивист сектора по научно-технической обработке документов отдела комплектования и упорядочения документов;

Ковбасюк О.В., архивист 1 категории отдела справочной работы;

Свешникова М.А., ведущий архивист отдела использования документов и информатизации;

Селиванова И.И., старший научный сотрудник сектора по научно-технической обработке документов отдела комплектования и упорядочения документов;

Черемисин И.О., ведущий архивист отдела обеспечения сохранности и учета документов.

За многолетний добросовестный труд, высокий профессионализм и в связи со 105-летием государственной архивной службы Российской Федерации награждены Почетной грамотой ГАСПИТО 17 работников, поощрены Благодарственным письмом ГАСПИТО 10 работников.

В связи с юбилейными датами со дня рождения за вклад в развитие архивного дела в Тамбовской области и многолетний добросовестный труд награждены ведущие архивисты отдела использования документов и информатизации Слесарева Т.В. (Грамотой Правительства Тамбовской области) и Киселев И.В. (Почетной грамотой управления культуры и архивного дела Тамбовской области).

По итогам работы в 2023 г. директор ГАСПИТО Дорошина М.М. признана победителем областного конкурса на получение единовременных стимулирующих выплат лучшими работниками областных государственных и муниципальных учреждений культуры, работниками областных государственных архивов, педагогическими работниками областных государственных и муниципальных образовательных организаций, реализующих дополнительные предпрофессиональные программы в области искусств, в номинации «За преданность профессии».

За отчетный период два работника ГАСПИТО повысили квалификацию по следующим программам:

 - «Обеспечение пожарной безопасности руководителями организаций и лицами, ответственными за обеспечение пожарной безопасности (проведение противопожарного инструктажа)» (Матико И.Б., заместитель директора; Муравьева И.И., заведующий отделом использования документов и информатизации);

- «Антитеррористическая защищенность объектов (территорий) в сфере культуры» (Матико И.Б.).

Оказание платных услуг

Приказом министерства культуры Тамбовской области от 21.03.2023 № 80 «О результатах присвоения уровня качества финансового менеджмента областным государственным учреждениям, подведомственным министерству культуры Тамбовской области, за 2022 год» ГАСПИТО присвоен высокий уровень качества финансового менеджмента (уровень качества – 94,5 %; из 55 максимальных баллов – 52).

В рамках исполнения требований Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Федеральный закон 44-ФЗ) ГАСПИТО принял участие в четырех закупках, осуществленных конкурентным способом определения поставщиков. По итогам четырех протоколов рассмотрения заявок на участие в электронных аукционах ГАСПИТО признан победителем. Заключены государственные контракты с Тамбовским областным государственным бюджетным учреждением «Автобаза», Управлением Федеральной службы судебных приставов по Тамбовской области, Управлением Федеральной налоговой службы по Тамбовской области, администрацией Тамбовского района Тамбовской области. Указанные закупки проводились на электронных площадках в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»: АО «ЕЭТП», АО «Сбербанк-АСТ». По итогам исполнения контрактов, заключенных в рамках Федерального закона 44-ФЗ, поступило 604 909 руб. 64 коп.

В целом за отчетный период ГАСПИТО заключено 34 договора с юридическими лицами на выполнение архивных услуг. Неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, предусмотренных договорами (контрактами) в соответствии с законодательством РФ и требованиями заказчиков, не выявлено.

Физическим лицам оказывались услуги по исполнению запросов, копированию документов, предоставлению архивных документов пользователям в читальном зале.

В 2023 г. на счет ГАСПИТО поступило 3 967 843,64 руб. (при плане 2 872 000,00 руб.). Доходы от оказания платных услуг (работ) получены в результате оказания следующих видов деятельности:

- создание в учреждении нормативных условий хранения архивных документов, организация архивных документов и поддержание их нормального физического состояния, в том числе: реставрация документов; мелкий ремонт документов; сложный ремонт документов; переплет дел и книг (простой переплет дел, сложный переплет дела); дезинфекция документов и печатных изданий;

- проведение экспертизы ценности архивных документов, хранящихся в учреждении, выявление уникальных и особо ценных архивных документов, участие в проведении экспертизы ценности архивных документов, образовавшихся в деятельности источников комплектования, а также территориальных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории области, в том числе: систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов и дел: (по фондам, внутри фонда по годам и структурным частям или группам дел, по алфавиту); проведение экспертизы ценности (управленческой документации с полистным просмотром документов, документов по личному составу с полистным просмотром документов);

- ведение научно-исследовательской и методической работы в области документоведения, архивоведения и археографии, оказание методической и практической помощи по вопросам архивного дела (в том числе рассмотрение описей и актов, согласование инструкций по делопроизводству, положений об архивах и экспертных комиссиях) источникам комплектования учреждения, а также территориальным органам федеральных органов государственной власти и федеральным организациям, иным государственным органам Российской Федерации, расположенным на территории области, в том числе: обследование состояния архива и организации документов в делопроизводстве с разработкой рекомендаций, составлением докладной записки с предложениями по совершенствованию делопроизводства и архивного дела учреждения; консультирование работников делопроизводственных служб и архивов учреждений; разработка нормативно-методических документов (составление положения о ведомственном архиве, составление положения об экспертной комиссии учреждения, составление инструкций по ведению делопроизводства в учреждении, составление номенклатуры дел учреждения: разработка схемы построения номенклатуры дел, составление заголовка дела, редактирование заголовка дела, оформление номенклатуры дел); упорядочение документов и дел (составление исторической справки к фонду, предисловия к описи дел (дополнения к исторической справке, предисловию к описи дел), формирование дел из россыпи документов или переформирование дела с изъятием металлических скобок и скрепок, систематизация (по порядку номеров, по хронологии, по функциональному признаку и т.п.), дел внутри фонда, листов в деле), составление и редактирование заголовка (дела управленческой документации, личного дела);

- прием архивных документов и научно-справочного аппарата к ним на хранение в учреждение, в том числе: хранение документов на договорной основе, прием-сдача дел учреждению);

- информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке, в том числе: исполнение запросов (тематического с просмотром дел, тематического без просмотра дел по каталогам и справочникам, биографического, срочное исполнение запросов социально-правового характера); копирование архивных документов (на бумажную основу, на электронный носитель) редактирование изображения; распечатка электронных копий архивных документов и формирование дел);

- предоставление архивных документов, хранящихся в учреждении, пользователям в читальном зале, а также во временное пользование, в том числе: подготовка и выдача дел пользователю в читальный зал сверх нормативных объемов выдачи; подготовка и выдача дел пользователю в читальный зал ранее нормативных сроков выдачи; организация и обеспечение работы пользователя по самостоятельному изготовлению копий архивных дел, документов, печатных изданий собственными техническими средствами в специально оборудованном для этих целей месте (не более 100 листов в день); подготовка документов к копированию; контроль за обеспечением сохранности документов при копировании, соблюдением условий копирования; организация и обеспечение работы пользователя по самостоятельному изготовлению копий архивных дел, документов, печатных изданий собственными техническими средствами в специально оборудованном для этих целей месте (более 100 листов в день); подготовка документов к копированию; контроль за обеспечением сохранности документов при копировании, соблюдением условий копирования.

 

Материально-техническая база

В марте-декабре 2023 г. проведена работа по переоформлению юридических документов на помещения ГАСПИТО, расположенные в здании по адресу: ул. Рылеева, дом 61. На основании заключенных договоров с ТОГБУ «Центр определения кадастровой стоимости объектов недвижимости» (ТОГБУ «ЦОКСОН») подготовлены технический паспорт нежилого помещения, технический план помещения. ОАО «Тамбовкоммунпроект» выдано техническое заключение о возможности сохранения в перепланированном состоянии и дальнейшей эксплуатации нежилого помещения. Оплата услуг по заключенным договорам с ТОГБУ «ЦОКСОН» и ОАО «Тамбовкоммунпроект» в размере  47,9 тыс. руб. произведена за счет средств от оказания платных услуг.  

Приказом министерства имущественных отношений и государственной заказа Тамбовской области «О разделе объекта недвижимости, находящегося в государственной собственности Тамбовской области» от 13.12.2023 № 740 за ГАСПИТО закреплены на праве оперативного управления помещения площадью 982,9 кв.м и 730,7 кв.м. Управлением Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Тамбовской области 15.12.2023 зарегистрировано  право оперативного управления ГАСПИТО на вышеуказанные помещения.

В 2023 г. в рамках выделенной субсидии из регионального бюджета осуществлен текущий ремонт мягкой кровли пристройки и козырька входной группы здания ГАСПИТО по адресу: ул. Интернациональная, 35 (сумма выделенных средств составила 207,5 тыс. руб.; ИП Семичев).

Расходы собственных средств, полученных от оказания платных услуг и иной приносящей доход деятельности (аренда), осуществлялись на оплату труда (2981,6 тыс. руб.), а также приобретение расходных материалов и оборудования для производственного процесса (в том числе: картон и архивные короба – 173,4 тыс. руб., офисная бумага – 37,9 тыс. руб., канцелярские товары –  46,8 тыс. руб., маркированные конверты – 18,0 тыс. руб., компьютерная техника –  165,6 тыс. руб., шкафы архивные – 33,9 тыс. руб. и др.).

На постоянной основе проводилась работа по поддержанию надлежащего пропускного и охранного режима, санитарного, электробезопасного и технического состояний зданий учреждения. Практически все вопросы материально-технического обеспечения деятельности учреждения решались за счет средств, полученных от оказания платных услуг и иной приносящей доход деятельности и в соответствии с п. 4 ч. 1 ст. 93 Федерального закона 44-ФЗ (закупка у единственного поставщика).

Техническое обслуживание комплекса технических средств охранно-пожарной сигнализации, системы оповещения людей при пожаре, автоматической установки порошкового пожаротушения в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Интернациональная, 35 осуществлялось на основании договора с ИП Соломин Александр Анатольевич (сумма затрат за счет собственных средств составила 60,0 тыс. руб.). Оказание услуг охраны в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61 осуществлялось на основании договора с ООО «Частное охранное предприятие «Восток» (сумма затрат за счет собственных средств составила 60,0 тыс. руб.). Техническое обслуживание компьютерной и организационной техники осуществлялось на основании договора с ТОГБУ «Компьютерный центр» (сумма затрат за счет собственных средств составила 104,4 тыс. руб.).

В целях обеспечения требований пожарной безопасности, сохранности архивных документов, офисной техники и прочего имущества проведены следующие мероприятия:

- плановые инструктажи по пожарной безопасности;

- техническое обслуживание пожарных постов, осмотр и гидроиспытание пожарных рукавов, перекатка рукавов с ребра на ребро; техническое обслуживание и проверка внутреннего противопожарного водопровода, пломбирование пожарных постов; техническое обслуживание и перезарядка огнетушителей (ОУ-3, ОУ-5, ОУБ‑7, ОП-1, ОП-2, ОП-4, ОП-5) (сумма затрат за счет собственных средств составила 24,6 тыс. руб.).

В целях обеспечения режима теплосбережения проведены ремонтные работы в тепловых узлах зданий учреждения (сумма затрат за счет собственных средств оставила 28,1 тыс. руб.; ООО «Энергопаритет»).

 В целях поддержания технического состояния здания ГАСПИТО по адресу: ул. Интернациональная, 35 произведены:

- ремонт кабинета № 5 и козырька входной двери (сумма затрат за счет собственных средств оставила 154,3 тыс. руб.; ООО «СтройПерспектива»);

 - монтаж окон из ПВХ профиля в трех рабочих кабинетах отдела обеспечения сохранности и учета документов (сумма затрат за счет собственных средств оставила 92,7 тыс. руб.; ООО «Надежные окна»);

- монтаж жалюзи в двух рабочих кабинетах отдела обеспечения сохранности и учета документов (сумма затрат за счет собственных средств оставила 6,5 тыс. руб.; ООО ПКФ «Виском-Т»).

В целях поддержания необходимого санитарно-гигиенического состояния зданий учреждения и прилегающей территории за счет собственных средств осуществлены закупки моющих средств, перчаток для уборки, средств для уничтожения насекомых (сумма затрат составила 39,6 тыс. руб.); инвентаря (грабли, метлы) (сумма затрат составила 1,1 тыс. руб.); ГСМ для заправки триммера для покоса травы (сумма затрат составила 1,5 тыс. руб.). Осуществлялась уборка снега силами специализированной организации (сумма затрат за счет собственных средств составила 2,5 тыс. руб.).

В целях улучшения условий труда работников учреждения:

- приобретены светодиодные светильники и светодиодные лампы для архивохранилищ, кабинетов работников, подсобных помещений (сумма затрат за счет собственных средств составила 10,7 тыс. руб.);

- приобретены тепловентиляторы (сумма затрат за счет собственных средств составила 8,0 тыс. руб.);

- приобретены 2 этажерки для санитарно-гигиенических комнат (сумма затрат за счет собственных средств составила 2,0 тыс. руб.);

- приобретены одноразовые перчатки для обработки документов с использованием многофункциональной машины (Spirabila Restauration), (сумма затрат за счет собственных средств составила 1,5 тыс. руб.);

- приобретена спецодежда (сумма затрат за счет собственных средств составила 5,4 тыс. руб.);

- произведено утепление оконных проемов в кабинете № 10 (здание ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61; сумма затрат за счет собственных средств составила 1,5 тыс. руб.);

- произведен ремонт дивана в фойе (здание ГАСПИТО по адресу: ул. Интернациональная, 35 сумма затрат за счет собственных средств составила 20,5 тыс. руб.).

В феврале-марте 2023 г. ФГБОУ ВО «ТГТУ» проведено исследование и разработка системы обеспечения безопасности информации в информационных системах ГАСПИТО (сумма затрат за счет собственных средств составила 18,3 тыс. руб.).

В марте 2023 г. заменены гербовая печать и штамп ГАСПИТО, а также вывески н зданиях учреждения в связи с переименованием управления культуры и архивного дела Тамбовской области в министерство культуры Тамбовской области (сумма затрат за счет собственных средств составила 22,0 тыс. руб.).

В июне 2023 г. приобретены рамки для оформления благодарственных писем и почетных грамот в связи со 105-летием государственной архивной службы Российской Федерации (сумма затрат за счет собственных средств составила 10,5 тыс. руб.).

В июле 2023 г. в целях бесперебойного функционирования электронного документооборота между ГАСПИТО и СФР по Тамбовской области по защищенным каналам связи приобретена лицензия на программное обеспечение (ПО ViPNet Client), произведены его установка и настройка (сумма затрат за счет собственных средств составила 14,0 тыс. руб.).

В июле 2023 г. заключен договор с ООО «Компания «Тензор» на техническое обслуживание двух контрольно-кассовых аппаратов /регулярный осмотр контрольно-кассового оборудования и своевременный ремонт или профилактику сбоев, ошибок, поломок, а также, при необходимости, своевременное устранение поломок, ошибок передачи данных в ИФНС по г. Тамбову/ (сумма затрат за счет собственных средств составила 7,4 тыс. руб.).

В декабре 2023 г. ФГБОУ ВО «ТГТУ» осуществлено продление права использования программ для ЭВМ на аттестованном объекте информатизации ГАСПИТО (сумма затрат за счет собственных средств составила 4,8 тыс. руб.).

В декабре 2023 г. в целях получения актуальной информации о состоянии электробезопасности зданий ГАСПИТО специализированной организацией ООО «Гефест» оказана услуга по измерению сопротивления изоляции кабельных и других линий (сумма затрат за счет собственных средств составила 27,5 тыс. руб.).

В декабре 2023 г. в соответствии с требованием Технического регламента Таможенного союза «Безопасность лифтов» о проведении ежегодного технического освидетельствования лифтов, специалистами ООО ИЦ «Эксперт» проведена оценка соответствия лифта в форме технического освидетельствования (сумма затрат за счет собственных средств составила 4,2 тыс. руб.). По результатам проверки лифт признан технически исправным и подлежащим дальнейшей эксплуатации.

В январе-декабре 2023 г. осуществлены закупки ГСМ для автомобиля LADA VESTA GFL 110, находящегося на балансе ГАСПИТО (сумма затрат за счет собственных средств составила 84,7 тыс. руб.). Произведены работы по устранению технических неисправностей транспортного средства учреждения в ООО «Тамбов-Авто-Сити», ИП Лукин, ИП Авакян (сумма затрат за счет собственных средств составила 76,7 тыс. руб.). Производилась мойка кузова и чистка салона автомобиля (сумма затрат за счет собственных средств составила 0,8 тыс. руб.).

В целях безопасности осуществления перевозок работников и архивных документов для автомобиля приобретены: летние и зимние шины, трос буксировочный, канистры для ГСМ, щетка, масло моторное (сумма затрат за счет собственных средств составила 53,0 тыс. руб.).

В апреле 2023 г. в ПАО СК «Росгосстрах» осуществлено приобретение страхового полиса обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств на период до 28 апреля 2024 г. (сумма затрат за счет собственных средств составила 6,3 тыс. руб.).

 Проводился ежедневный предрейсовый медицинский осмотр водителя автомобиля /договор об оказании услуг с ООО «Мегаклиника»/ (сумма затрат за счет собственных средств составила 9,6 тыс. руб.).

 

1. Обеспечение сохранности документов

В целях обеспечения сохранности документов, улучшения их физического состояния проводилась подшивка документов, находящихся на хранении в ГАСПИТО (242 ед.хр.). В процессе подшивки дел осуществлен ремонт документов (всего 12992 листа, в том числе сложный ремонт – 1867 листов, мелкий ремонт – 11125 листов).

Проводилась работа по восстановлению угасающих текстов документов из фондов Тамбовского губкома ВКП(б) (ф. П-840), Козловского окружкома ВКП(б) (ф. П-835) и Тамбовского горкома КП РСФСР (ф. П-735) – переведено на цифровую основу 702 листа. Оцифрованные документы внесены в информационную систему «Восстановленные архивные документы с угасающим и слабоконтрастным текстом» (включает в себя БД, систему управления БД (СУБД) и специализированные прикладные программы).

Осуществлялась работа по выявлению документов с целью отнесения их к статусу особо ценных по фонду Тамбовского горкома ЛКСМ РСФСР (ф. П-183, оп. 1). Просмотрено 827 ед.хр., выявлено 5 особо ценных дел. По состоянию на 01.01.2024 в ГАСПИТО числится 229 особо ценных дел.

 Проведена работа по обеспыливанию и дезинфекции документов по личному составу ОАО «Моршанская табачная фабрика» (ведомостей на выдачу заработной платы, личных карточек ф. Т-2, трудовых книжек) в количестве 25668 листов, имеющих биоповреждения, выявленные в процессе упорядочения документов данной организации. Документы обработаны в вакуумной камере машины для обеспыливания и дезинфекции ветхих архивных документов вручную Spirabilia IIS, оборудованной УФ-С лампами и специальным механизмом для удаления пыли и прочих частиц, что позволяет обеспечить устранение 99 % бактерий.

Продолжалась работа по формированию электронного фонда пользования посредством создания электронных образов архивных документов. Всего оцифровано 300 ед.хр./14482 ед.уч. (файлов), в том числе: ОЦД из фонда Тамбовского обкома ЛКСМ РСФСР за 1945-1960 гг. (ф. П‑1184, оп. 1) – 5 ед.хр./116 ед.уч. (файлов); документы Тамбовского обкома КП РСФСР (ф. П-1045) за 1939-1941 гг. – 113 ед.хр./13372 ед.уч. (файлов); фотодокументы из фонда личного происхождения Сафонова Виктора Никитовича (1935-) – ветерана органов безопасности России, генерал-майора в отставке, Почетного гражданина Тамбовской области, Почетного гражданина Городовиковского района Республики Калмыкия (ф. Р-9822) – 178 ед.хр./763 ед.уч. (файла), из Коллекции фотодокументов (ф. П-9248, оп. 5 (фотоальбомы) – 4 ед.хр./231 ед.уч. (файла).

Работа по сканированию документов проводилась с помощью цветного планетарного сканера Элар ПланСкан А2-ЦЗР с использованием программного обеспечения «BCS-2 3.12.4». Сканирование документов – цветное, разрешение – от 300 до 600 dpi, формат хранения – JPEG. Графическая обработка электронных копий проводилась с помощью программного обеспечения «АсrSoft PhotoStudio». Цифровые копии оригиналов высокого разрешения фонда пользования документов записаны на диски DVD-R в формате JPЕG и переданы в 2-х экз. (резервном и рабочем) на хранение по акту приема-передачи копий фонда пользования. Каждый диск снабжен ярлыком, содержащим сведения о названии архивного учреждения, номере и названии фонда, описи, крайних датах документов описи, номере единицы хранения, крайних номерах единиц учета, названии сканирующего устройства, дате сканирования, разрешении сканирования, дате записи на диск, формате записи, Ф.И.О. исполнителя, выполнявшего оцифровку и запись на диск.

Закартонированы 7144 ед.хр. документов, принятых на государственное хранение. В целях рационального размещения и улучшения сохранности документов перекартонированы 510 ед.хр. в архивохранилище № 3. Осуществлялась работа по улучшению физического состояния дел при выдаче из архивохранилищ.

Проведена выверка комплекта учетных документов, а также проверка наличия и состояния дел (31123 ед.хр.) по 3 фондам – Тамбовский обком КП РСФСР (ф. П-1045, оп. 5-59), Первомайский райком КП РСФСР (ф. П‑226), Сосновский райком КП РСФСР (ф. П-479). На все фонды составлены акты проверки наличия и состояния архивных документов. После проверки наличия опечатано 749 коробок.

Работа по розыску необнаруженных дел организована в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (утверждены приказом Росархива от 02.03.2020 № 24). В ходе розыска проверяются дела всего фонда, просматривается переписка Партийного архива Тамбовского обкома КПСС с партийными органами, протоколы экспертных комиссий, отборочные списки, акты снятия дел с учета, книги выдачи дел, ведется работа с делами фонда.

В 2023 г. в ходе проведения работ по розыску необнаруженных дел обнаружена и возвращена в фонд Тамбовского горкома ЛКСМ РСФСР (ф. П‑1183) 1 ед.хр., числящаяся в розыске с 2012 г. Подготовлены и представлены на рассмотрение ЭПК министерства культуры области комплекты документов по 4 фондам о снятии с учета необнаруженных 4 ед.хр. (ф. П-461 Мучкапский райком КП РСФСР – 1 ед.хр.; ф. П-513 Мичуринский горком КП РСФСР – 1 ед.хр.; ф. П-808 Пичаевский райком КП РСФСР – 1 ед.хр.; ф. П-8284 Тамбовский сельский обком КПСС – 1 ед.хр.), пути розыска которых исчерпаны. После согласования ЭПК министерства культуры области актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, дела сняты с учета в соответствии с приказом ГАСПИТО от 24.10.2023 № 32.

 По состоянию на 01.01.2024 в картотеке отсутствующих единиц хранения числится 7 ед.хр., отсутствие которых выявлено в ходе проверки наличия дел в 2012, 2018, 2020, 2023 гг. (ф. П-700 Котовский горком КП РСФСР – 2 ед.хр.; ф. П‑857 Первичная организация КПСС завода «Пластмассы» г. Котовска – 3 ед.хр.; ф. П-1045 Тамбовский обком КП РСФСР – 2 ед.хр.).

За отчетный период из архивохранилищ ГАСПИТО выдано 40182 ед.хр.

В 2023 г. проведена работа по оформлению дел и внесению изменений в учетные документы по итогам заседаний областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов в предыдущие годы. Переведена на обособленное хранение 101 ед.хр. с ограничительными грифами (ф. П- 513 Мичуринский горком КП РСФСР).

 

2. Формирование Архивного фонда

В отчетный период продолжалось формирование Архивного фонда Тамбовской области. Организациям – источникам комплектования ГАСПИТО оказывалась методическая и практическая помощь по вопросам архивного дела.

Приняты на постоянное хранение:

358 ед.хр. управленческой документации, в том числе:

- 60 ед.хр. управленческой документации Тамбовского регионального общественного движения «Возрождение Тамбовщины» за 1999-2009, 2012‑2022 гг.; 

- 154 ед.хр. управленческой документации (в т. ч. 1 ед.хр./1 ед.уч. фонодокументов на электронных носителях и 1 ед.хр./2 ед.уч. видеодокументов на электронных носителях) Тамбовской региональной общественной организации «Союз детских организаций» за 1994, 1998, 1999, 2001-2018 гг.; 

- 62 ед.хр. управленческой документации ТОГБУ «Редакция газеты «Тамбовская жизнь» за 2016-2022 гг.;

- 76 ед.хр. управленческой документации муниципального учреждения «Центр культуры и досуга «Спутник» за 1998-2009 гг. объединенного фонда «Муниципальные организации культуры и досуга г. Тамбова»;

- 6 ед.хр. управленческой документации по актам об обнаружении документов (в т.ч. 5 ед.хр. управленческой документации Партийного архива Тамбовского обкома КПСС за 1963, 1967-1969 гг. и 1 ед.хр. управленческой документации ТОГБУ «Редакция газеты «Тамбовская жизнь» за 2014 г.).

385 ед.хр. документов личного происхождения, в т.ч.:

- 384 ед.хр.  за 1898-2023 гг. фонда  Спицына  Игоря  Петровича  (1936 -2020), педагога, ботаника, кандидата биологических наук, доктора сельскохозяйственных наук, профессора;

- 1 ед.хр./265 ед.уч. за 1940-2000 гг. коллекции документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.;

- 6387 ед.хр. документов по личному составу, в т.ч.:

5897 ед.хр. из междуведомственного архива Управления сельского хозяйства Тамбовской области и др.

 

Приняты на государственное хранение:

- 3 ед.хр. (117 ед.уч.) фотоальбомов за 1943-1986 гг., обнаруженных в 2019 г. во время проведения внутренних работ в архивохранилище № 2;

  - 1 ед.хр. (405 ед.уч.) фото- и 10 ед.хр. (43 ед.уч.) фонодокументов на электронных носителях за 2022 г., созданных работниками ГАСПИТО путем инициативного документирования и представленных отделом пресс‑службы Тамбовской областной Думы, пресс‑центром управления образования и науки Тамбовской области, информационным управлением администрации города Тамбова Тамбовской области, Тамбовским областным государственным бюджетным учреждением «Редакция газеты «Тамбовская жизнь», муниципальным казенным учреждением «Редакция газеты «Наш город Тамбов», филиалом акционерного общества «Издательский дом «Мичуринск», «Редакция газеты «Притамбовье», пресс‑службой Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Тамбовский государственный технический университет», Академическим симфоническим оркестром имени С.В. Рахманинова, информационной службой Регионального союза «Тамбовское областное объединение организаций профсоюзов», Тамбовским региональным отделением Всероссийской партии «Единая Россия», профессиональными фотографами города Тамбова.

Включены в состав Архивного фонда 1321 ед.хр. управленческой документации и 2397 ед.хр. документов по личному составу Управления Федеральной антимонопольной службы по Тамбовской области, Управления Федеральной службы судебных приставов по Тамбовской области, Управления Федеральной налоговой службы по Тамбовской области, Объединенного архивного фонда органов местного самоуправления Авдеевского сельсовета Тамбовского района Тамбовской области, акционерного общества «Рематтра», общества с ограниченной ответственностью «Цна», Тамбовского областного государственного бюджетного учреждения «Автобаза», акционерного общества Специализированный застройщик «Евразия», общества с ограниченной ответственнотью «Промснаб», Тамбовского областного государственного бюджетного учреждения «Городская клиническая больница № 3 имени И.С.Долгушина г. Тамбова», администрации Тамбовского района Тамбовской области др. Всего упорядочены документы 30 организаций (1346 ед.хр. управленческой документации и 2799 ед.хр. документов по личному составу).

Согласована номенклатура дел ТОГКУ «Аппарат Общественной палаты Тамбовской области» на 2023 г. – 75 заголовков.

На 01.12.2023 в списке организаций – источников комплектования ГАСПИТО зарегистрировано 23 организации.

Включены в список организаций – источников комплектования ГАСПИТО следующие организации:

- Представительство Международного союза педагогов-художников в Тамбовской области;

- Автономная некоммерческая организация «Тамбовское библиотечное общество»;

- Тамбовская региональная общественная организация «Военно‑патриотический клуб Тамбовский рубеж»;

- Тамбовское научно‑исследовательское историческое общество «Тамбовское земство».

Согласовано исключение из состава источников комплектования ГАСПИТО следующих организаций:

- Тамбовского регионального отделения Общероссийского общественного движения «В поддержку армии, оборонной промышленности и военной науки»;

- Благотворительного фонда «Наследие Тамбовщины»;

- Тамбовского регионального общественного движения «Возрождение Тамбовщины»;

- Тамбовского областного государственного бюджетного учреждения «Редакция газеты «Тамбовская жизнь».

Продолжалась работа с потенциальными держателями фондов личного происхождения, уточнен их список (61 персона).

Упорядочены документы фонда личного происхождения Спицына Игоря Петровича (1936 – 2020), педагога, ботаника, кандидата биологических наук, доктора сельскохозяйственных наук, профессора, за 1898-2023 гг., составлена опись № 1 в количестве 384 ед.хр. (576 документов).

Продолжено упорядочение Коллекции документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., составлена продолжение опись № 15 дел постоянного хранения за 1940-2000 гг. – 1 ед.хр. (265 документов.).

Составлена и утверждена экспертно-проверочной комиссией министерства культуры области опись № 5 дел постоянного хранения (фотоальбомов) за 1943-1986 гг. коллекции фотодокументов ГАСПИТО – 3 ед.хр. (117 ед.уч.).  

В рамках инициативного документирования проведена фоно- и фотофиксация 43 мероприятий (Всероссийского выставочного культурно-просветительского мероприятия, посвященного 150-летию со дня рождения русского композитора, пианиста, дирижера С.В. Рахманинова; I Всероссийской научно-практической конференции «Феномен коммуны: государство, общество, индивид», приуроченной к 101-й годовщине Ирской коммуны; XXIV Всероссийской научной конференции «Тамбов в прошлом, настоящем и будущем»; Краеведческих чтений «Музыка земных и небесных сфер: ноосфера Вернадского на Тамбовской земле», посвященных 160-летию со дня рождения ученого-естествоиспытателя, мыслителя, общественного деятеля В. И. Вернадского; расширенного заседания коллегии министерства культуры Тамбовской области «Об итогах деятельности отрасли культуры и архивного дела Тамбовской области в 2022 году и задачах на 2023 год»; заседания Общественной палаты Тамбовской области на тему «Народосбережение как вектор взаимодействия институтов гражданского общества и государства»; IV пленума Совета ТООО ВОО ветеранов (пенсионеров) войны, труда, Вооруженных сил и правоохранительных органов; митингов-концертов, открытий памятников и выставок; презентаций изданий, творческих вечеров и др.).

Оказывалась методическая и практическая помощь Отделению Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тамбовской области, различным учреждениям и организациям в составлении номенклатур дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ведении делопроизводства, подготовке документов к хранению. Проводилось консультирование конкурсных управляющих и руководителей ликвидированных организаций по вопросам упорядочения документов по личному составу и приема их на государственное хранение. Всего проведено 217 консультаций. Согласованы номенклатуры дел Отделения Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тамбовской области на 2023 г. – 1475 заголовков, на 2024 год – 1344 заголовка.

 

3. Создание учетных баз данных и автоматизированного НСА

Продолжалась работа по ведению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В отраслевую базу ПК «Архивный фонд» введены данные по 162 фондам – Рассказовского горкома КП РСФСР; Кирсановского райкома КПСС; ТОГУ «Центр документации новейшей истории Тамбовской области», ТОГУ «Центр хранения документов по личному составу Тамбовской области», ТОГБУ «Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области»; Общественной палаты Тамбовской области и ТОГКУ «Аппарат Общественной палаты Тамбовской области»; Благотворительного фонда «Наследие Тамбовщины»; Тамбовского регионального общественного движения «Возрождение Тамбовщины»; Тамбовской региональной общественной организации «Союз детских организаций»; ТОГОУ ДОД «Центр развития творчества детей и юношества»; ТОГАУ ДО «Детско-юношеская спортивно-адаптивная школа»; объединенным архивным фондам (ОАФ) «Борисоглебская уездная и окружная партийные организации в 1923-1930 гг.», «Межведомственные комиссии по рассекречиванию документов», «Станция юных туристов», «Станция юных техников», «Бионика»; Коллекции документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.; Коллекции документов о генерал-майоре Глазкове В.А. – командире 35-й гвардейской стрелковой дивизии; Коллекции документов Емельяновых Т.Н. и Н.Н.; Коллекции документов о Воронском А.К.; 70 фондам личного происхождения, в т.ч. Героев Советского Союза Николаева С.Г. и Николаева Е.А., полного кавалера ордена Славы Попова Н.В., заслуженных работников культуры РСФСР Баранова В.П., Голованова С.И., Кучина И.С., Овсянникова И.И.; заслуженного художника РСФСР, скульптора Малофеева К.Я., Почетного гражданина города Тамбова Черного В.И и др.; 74 фондам по личному составу ликвидированных органов, организаций, учреждений и предприятий Тамбовской области – управлений бытового обслуживания, топливной, местной промышленности, промышленности строительных материалов Тамбовского облисполкома; Тамбовского областного комитета народного контроля; управления культуры Тамбовской области; Комитета торговли, платных услуг и защиты прав потребителей администрации Тамбовской области; тамбовских областных союзов пищевой промышленности, кооперативных артелей инвалидов, промысловой, текстильно-швейной кооперации; ТОГУП «Региональное пассажирское автотранспортное предприятие», ОГУП «Тамбовская автоколонна № 1309»; ОАО «Тамбовская автоколонна № 1139», «Тамбовский комбинат хлебопродуктов»; тамбовских артелей «Авангард», «Бытремонт», «Красный пищевик», «Лесстрой», «Молот», «Спартак», «Универтруд» и др.; ООО «Базис-строй», «ДСК-2», «Тамбовская региональная теплоэнергетическая компания», «Хозяюшка» и др.; ТОО «Котовскдорстрой», «Фирма «Тамбовхозторг»; ЗАО «Тасмо»; арендных предприятий «Зенит», «Локон» и др. Всего за 2023 г. введены данные по 162 фондам, 367 описям и 51993 ед.хр.

По состоянию на 01.01.2024 в БД «Архивный фонд» введены данные по 5420 фондам, 7487 описям, 625945 ед.хр., что составляет 95,5 % от общего числа имеющихся на хранении в ГАСПИТО фондов (5676), 87 % от общего числа описей (8584), 75 % от общего числа единиц хранения (835313).

В целях повышения качества и расширения спектра информационного обслуживания потребителей архивной информации, совершенствования научно-справочного аппарата документов с использованием автоматизированных технологий продолжена работа по ведению тематических баз данных. В БД «Перечни вопросов, рассмотренных на конференциях, пленумах, заседаниях бюро Мичуринского горкома КП РСФСР за 1928-1991 гг.» внесено 3100 записей (99 ед.хр.) за 1933‑1941 гг. в объеме 1,5 МБ. В базу данных «Систематический каталог» по фондам Кирсановского укома ВКП(б) (ф. П‑837) за 1924-1928 гг. и Козловского укома ВКП(б) (ф. П-834) за 1918-1920 гг. внесено 2600 записей (452 ед.хр.) в объеме 4,5 МБ.

В программный комплекс «Фотокаталог 1.5 b» внесено 723 записи (183 ед.хр., 600 МБ), в т.ч. из Коллекции фотодокументов по описям: № 5 – 101 запись (4 ед.хр./101 ед. уч.), № 6 – 405 записей (1 ед.хр./405 ед.уч); из фонда личного происхождения Сафонова Виктора Никитовича (1935 –) – ветерана органов безопасности России, генерал-майора в отставке, Почетного гражданина Тамбовской области, Почетного гражданина Городовиковского района Республики Калмыкия (ф. Р-9822) – 217 записей (178 ед.хр.).

Фонодокументы, созданные путем инициативного документирования, внесены в базу данных «Фонокаталог» в количестве 43 записей (43 ед.уч., 10 ед.хр., 0,35 МБ).

Всего за 2023 г. в тематические базы данных, включая фото- и фонокаталоги, внесены сведения из 744 ед.хр. По состоянию на 01.01.2024 в тематические базы данных включены сведения из 52032 ед.хр.

 

4. Предоставление информационных услуг

и использование документов

В работе по использованию документов приоритетным направлением являлось участие в информационном обеспечении юбилейных и праздничных мероприятий, посвященных 80-летию разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве, 80-летию победы в Курской битве, 80-летию освобождения Донбасса от немецко-фашистской оккупации, 150-летию со дня рождения С.В. Рахманинова, Году педагога и наставника в Российской Федерации, 30-летию Конституции Российской Федерации, 100‑летию со дня образования Тамбовской областной пионерской организации.

Подготовлены 7 статей и подборок:

1) «К истории увековечения памяти С.В. Рахманинова в регионе (по документам Государственного архива социально-политической истории Тамбовской области)» (опубликована в сборнике «Тамбов в прошлом, настоящем и будущем: материалы XXIV Всероссийской научной конференции, посвященной 150-летию С.В. Рахманинова (г. Тамбов, 30 марта 2023 г.)». – Тамбов: ООО «Издательский дом «Тамбов»», 2023. С. 77-82);

2) «Взаимоотношения в 1-й Американской сельскохозяйственной коммуне в годы ее возникновения (по документам Государственного архива социально-политической истории Тамбовской области)» для участия в I Всероссийской научно-практической конференции «Феномен коммуны: государство, общество, индивид» (г. Тамбов, 21 апреля 2023 г.);

3) «Кино на Тамбовщине с первых лет существования стало «важнейшим из искусств» (опубликована в газете «Тамбовская жизнь» от 06.09.2023 № 71 (27627);

4) «Незабытые имена (о тамбовчанах – участниках освобождения Донбасса от немецко-фашистской оккупации)» (размещена на официальном сайте ГАСПИТО);

5) «Тамбовские учителя – кавалеры ордена Ленина», посвященная Году педагога и наставника в Российской Федерации (размещена на официальном сайте ГАСПИТО);

6) «Тамбовская областная общественная организация «Молодежные инициативы»: история далекая и близкая» к 25-летию образования организации (размещена на официальном сайте ГАСПИТО);

7) «Общественно-политическая жизнь в Тамбовской области в 1992‑1993 гг.» к 30-летию Конституции Российской Федерации (размещена на официальном сайте ГАСПИТО).

Подготовлена 1 радиопередача, посвященная Дню архивов. Запись беседы зав. отделом использования документов и информатизации Муравьевой И.И. с зам. директора филиала ФГУП ВГТРК «Государственная телевизионная и радиовещательная компания» «Тамбов» Денисовым К.Н. прозвучала в утреннем эфире на радиоканале «Радио России Тамбов» в профессиональный праздник архивистов 10.03.2023.

Осуществлена подготовка 2 выставок архивных документов:

1) «И гений вечно жив, и музыка жива», посвященной 150-летию со дня рождения С.В. Рахманинова. Мультимедийная выставка состоит из 9 тематических разделов, включает 212 документов (в т.ч. 111 фотодокументов). Ее объем составляет 275 МБ;

2) «На звук пионерского горна откликаются наши сердца», посвященной 100-летию образования Тамбовской областной пионерской организации. Мультимедийная выставка состоит из 12 тематических разделов, включает 358 документов (в т.ч. 196 фотодокументов). Ее объем составляет 645 МБ.

Выставки размещены на официальном сайте ГАСПИТО.

31.03.2023 для студентов 3-го курса направления подготовки «Документоведение и архивоведение» факультета культуры и искусств Тамбовского государственного университета (ТГУ) им. Г.Р. Державина проведена 1 обзорная экскурсия по архиву с посещением архивохранилища (11 пользователей).

В 2023 г. приняли участие в 3 встречах с общественностью:

1) 16.03.2023 в церемонии открытия юбилейной выставки тамбовского художника-иконописца, кандидата педагогических наук, профессора, научного руководителя кафедры дизайна и изобразительного искусства ТГУ им. Г.Р. Державина, директора художественной школы № 2 прикладного и декоративного искусства им. В.Д. Поленова г. Тамбова Никольского М.В. «Пространство образа», посвященной 50-летию со дня рождения (Никольский М.В. является фондодержателем ГАСПИТО). На мероприятии прозвучало выступление заведующего отделом комплектования и упорядочения документов Рединой А.М. (50 пользователей);

2) 03.07.2023 в семинаре Тамбовского регионального отделения Общероссийского общественного движения «Поисковое движение России» «Методика и практика поисково-исследовательской работы по установлению судеб военнослужащих, погибших и пропавших без вести в годы Великой Отечественной войны» в рамках реализации социально значимого проекта «За строкой Книги Памяти», поддержанного Фондом президентских грантов в 2023 г. На мероприятии прозвучало выступление старшего научного сотрудника отдела использования документов и информатизации Вавиловой С.В.; выступление сопровождалось видеорядом (38 пользователей);

3) 17.11.2023 в работе круглого стола в рамках заседания консультативного совета по взаимодействию с национальными и религиозными организациями при главе муниципального образования – председателе Тамбовской городской Думы Тамбовской области на тему «О сотрудничестве с потенциальными организациями – источниками комплектования по вопросам отбора, подготовки и порядка передачи дел на постоянное хранение в ГАСПИТО». С основным докладом выступила заведующий сектором по научно‑технической обработке документов отдела комплектования и упорядочения документов ГАСПИТО Каниковская О.Н. о специфике деятельности и направлениях работы учреждения с организациями – источниками комплектования, о формировании Архивного фонда Тамбовской области документами личного происхождения политических и общественных деятелей, деятелей науки, литературы и искусства, краеведов, участников Великой Отечественной войны 1941‑1945 гг. – уроженцев и жителей Тамбовской области, ответила на вопросы членов совета (25 пользователей).

За отчетный период приняли участие в 3 конференциях:

1) 30.03.2023 в XXIV Всероссийской научной конференции «Тамбов в прошлом, настоящем и будущем», посвященной 150-летию со дня рождения С.В. Рахманинова. Конференция проходила в здании Тамбовского молодежного театра. Организаторами конференции выступили администрация города Тамбова, Тамбовский филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации, Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина, Тамбовская областная универсальная научная библиотека им. А.С. Пушкина, Тамбовская духовная семинария Тамбовской епархии РПЦ. В ее работе приняли участие преподаватели, студенты ТГУ им. Г.Р. Державина, ТГТУ, Тамбовского филиала РАНХиГС при Президенте РФ, Тамбовской духовной семинарии, работники архивов, музеев, библиотек. В рамках работы первой секции «Социально-экономическое и политическое развитие Тамбовского края: история и современность» выступила зав. отделом использования документов и информатизации Муравьева И.И. с сообщением «К истории увековечения памяти С.В. Рахманинова в регионе». Выступление сопровождалось видеорядом, представленным фотографиями и архивными документами из фондов ГАСПИТО (35 пользователей);

2) 21.04.2023 в I Всероссийской научно-практической конференции «Феномен коммуны: государство, общество, индивид», приуроченной к 101‑й годовщине Ирской коммуны Кирсановского уезда Тамбовской губернии. Конференция организована по инициативе кафедры теории государства и права Тамбовского государственного университета им. Г.Р. Державина совместно с Тамбовским государственным техническим университетом. В ее работе приняли участие преподаватели ТГУ им. Г.Р. Державина, ТГТУ, правоведы, архивисты, архитекторы, музейные работники, краеведы, экскурсоводы и этнографы. В пленарном заседании выступила ведущий архивист отдела использования документов и информатизации Воропаева Е.А. с сообщением «Взаимоотношения в 1‑й Американской сельскохозяйственной коммуне в годы ее возникновения». Выступление сопровождалось видеорядом, представленным фотографиями и архивными документами из фондов ГАСПИТО (135 пользователей);

3) 27.10.2023 в V Архивных чтениях Центрального государственного архива историко-политических документов Санкт-Петербурга (ЦГАИПД СПб) на тему «Комсомол; история, опыт, наследие», посвященных 105-летию образования ВЛКСМ. Архивные чтения ЦГАИПД СПб проходили в Санкт-Петербургском региональном информационном центре «ИТАР-ТАСС». В них приняли участие представители Архивного комитета Санкт-Петербурга, государственных архивов гг. Санкт-Петербурга, Пскова, Твери, Тамбова, Перми, Удмуртской Республики и др., Российского государственного исторического архива, Государственного музея политической истории России, Мемориального музея «Разночинный Петербург», Санкт-Петербургского регионального информационного центра ТАСС, молодежных общественных объединений. На научном форуме в онлайн-формате прозвучал доклад зав. отделом использования документов и информатизации ГАСПИТО Муравьевой И.И. «Тамбовская областная общественная организация «Молодежные инициативы»: преемственность традиций и социальные инновации». Доклад сопровождался презентацией о деятельности организации и об опыте сотрудничества ГАСПИТО с ТООО «Молодежные инициативы» (45 пользователей).

Продолжалось сотрудничество ГАСПИТО с факультетом культуры и искусств Тамбовского государственного университета им. Г.Р. Державина в области профессиональной подготовки студентов по направлению «Документоведение и архивоведение». Для студентов магистратуры первого года очной и заочной форм обучения направления подготовки «Документоведение и архивоведение» факультета культуры и искусств Тамбовского государственного университета им. Г.Р. Державина проведены 12 лекций по дисциплине «Информатизация архивного дела» (54 пользователя).

В период с 2 мая по 11 июня 2023 г. в ГАСПИТО проходили производственную практику по получению профессиональных умений и опыта профессиональной деятельности студенты 3-го курса направления подготовки «Документоведение и архивоведение» факультета культуры и искусств ТГУ им. Г.Р. Державина. За время ее прохождения практиканты ознакомились с историей учреждения и нормативно-методическим обеспечением его работы, основными направлениями деятельности структурных подразделений; организацией работы читального зала; ведением делопроизводства; порядком проведения экспертизы ценности документов и составлением архивных описей; особенностями научно-технической обработки документов личного происхождения; проведением работы по дезинфекции документов; организацией работы по исполнению запросов социально-правового характера; принципами организации архивного аутсорсинга. Основная часть практики проходила в отделе использования документов и информатизации, где студенты получили практические навыки по исполнению тематических запросов, ведению электронных баз данных «Перечни вопросов, рассмотренных на конференциях, пленумах, заседаниях бюро Мичуринского горкома КП РСФСР за 1928-1991 гг.», «Алфавитный указатель к фонду Р-9291 «Коллекция документов участников Великой Отечественной войны 1941‑1945 гг.». К Году педагога и наставника в Российской Федерации практиканты приняли участие в выявлении документов об учителях Тамбовской области, награжденных орденом Ленина, составлении биографических справок и тематических перечней документов.

В 2023 г. проводилось экспонирование 11 выставок архивных документов:

1) «Тогда лишь становится город героем, когда стал героем солдат» (об участии тамбовчан в Сталинградской битве)» (читальный зал ГАСПИТО, 139 пользователей);

2) «Почетный гражданин города Тамбова Василий Ильич Черный» (в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61, 593 пользователя);

3) «Страницы истории Тамбовской области» (30.03.2023 на ХХIV Всероссийской научной конференции «Тамбов в прошлом, настоящем и будущем», посвященной 150-летию со дня рождения С.В. Рахманинова, в здании Тамбовского молодежного театра, 236 пользователей);

4) «Ваши нежные женские руки непосильную ношу несли» об участии тамбовчанок в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. (в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61, 396 пользователей);

5) «Архивы – хранители российской истории» (читальный зал ГАСПИТО, 174 пользователя);

6) «Тамбовская область в годы Великой Отечественной войны 1941‑1945 гг.»; (в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61, 410 пользователей);

7) «Мы не забудем Курскую дугу, но трижды враг ее не позабудет», посвященной участию тамбовчан в Курской битве (читальный зал ГАСПИТО, 275 пользователей);

8) «Ваятель застывшей музыки» (о жизни и творчестве заслуженного художника РСФСР, скульптора Малофеева К.Я.)» (в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61, 805 пользователей);

9) «Сохраним для истории» к 30-летию Конституции Российской Федерации (читальный зал ГАСПИТО, 149 пользователей);

10) «Из истории Тамбовской областной комсомольской организации» (в здании ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61, 567 пользователей);

11) «Ваятель застывшей музыки» (о жизни и творчестве заслуженного художника РСФСР, скульптора Малофеева К.Я.)» (с 25.12.2023 в Музейно-выставочном центре Тамбовской области, 350 пользователей).

Продолжена работа по поддержке и обновлению интернет-сайта учреждения. В целях обеспечения удаленного доступа к архивным документам на сайте ГАСПИТО размещено 10 материалов:

1) статья «Незабытые имена (о тамбовчанах – участниках освобождения Донбасса от немецко-фашистской оккупации)» (17 документов);

2) статья «Тамбовские учителя – кавалеры ордена Ленина» (27 документов);

3) выставка «И гений вечно жив, и музыка жива» (212 документов);

4) выставка «На звук пионерского горна откликаются наши сердца» (358 документов);

5-7) подборки документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. Гальцева М.И., Пижонкова В.А., Фитисова В.К. в разделе «Семейные архивы» (39 документов);

8) особо ценные документы из фонда Тамбовского обкома ЛКСМ РСФСР (5 ед.хр./46 документов);

9) оцифрованные документы из фонда Тамбовского обкома КП РСФСР за 1941 г. (122 ед.хр./8372 документа);

10) оцифрованные документы из Коллекции фотодокументов (оп. 3) за 1903-2011 гг. (282 ед.хр.).

Добавлены и обновлены следующие информации: «История» в разделе «Об архиве»/ «Общая информация»; «План финансово-хозяйственной деятельности ГАСПИТО на 2023 г.» в разделе «Планы, отчеты»/ «План финансово-хозяйственной деятельности ГАСПИТО»; «Отчет об исполнении государственного задания ГАСПИТО за 2022 г.» и «Государственное задание ГАСПИТО на 2023 год» в разделе «Планы, отчеты»/ «Государственное задание ГАСПИТО»; «О государственной платформе бесплатной юридической помощи Министерства юстиции РФ «ВПРАВЕ.РФ» в разделе «Об архиве»/ «Правовая база»; «Список фондов ГАСПИТО по личному составу», «Список фондов ГАСПИТО личного происхождения» в разделе «Фонды»/ «Списки»; «Справка о составе и содержании фондов» в разделе «Фонды»/ «Справки»; добавлены фотографии участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. в разделе «Публикации/ «Бессмертный полк». Систематически обновлялся блок новостей, «Календарь исторических событий в Тамбовской области».

Продолжено размещение электронных описей партийных органов и организаций в сети Интернет как основного публичного справочно-поискового средства. В 2023 г. начато размещение на официальном сайте учреждения описей сельских районных комитетов партии. За отчетный период в разделе «Фонды/ Список фондов» размещено 480 описей фондов Алгасовского, Бондарского, Волчковского, Гавриловского, Глазковского, Дегтянского, Жердевского, Знаменского, Инжавинского, Ламского, Лысогорского, Мичуринского, Мордовского, Моршанского, Мучкапского, Никифоровского, Первомайского, Ржаксинского райкомов КПСС/КП РСФСР за 1928-1991 гг.

Всего в 2023 г. на сайте ГАСПИТО размещено 9833 архивных документа (в т.ч. в разделе «Выставки» – 570 документов; в разделе «Статьи» – 44 документа; в разделе «Семейные архивы» – 39 документов; в разделе «Базы данных»/ «Оцифрованные документы» – 404 ед.хр./8654 документа; в разделе «Фонды/ Особо ценные документы» – 46 документов (5 ед.хр.); в разделе «Фонды/ Список фондов» – 480 описей). 

Среди других информационных материалов:

- участие в подготовке интерактивной игры-викторины «Мост времени» для выставки-форума «Россия» (г. Москва).

За отчетный период на сайте ГАСПИТО зарегистрировано 27502 посещения (cчетчик «Яндекс.Метрика» установлен на Главной странице сайта). Наиболее популярные рубрики – «Об архиве», «Базы данных», «Фонды», «Публикации», «Календарь исторических событий в Тамбовской области», «Новости».

За счет субсидии на финансовое обеспечение реализации проектов негосударственных организаций, оказывающих услуги в сфере культуры, по изданию (публикации) материалов, связанных с популяризацией культурного наследия Тамбовской области, в целях достижения результатов регионального проекта «Поддержка деятельности негосударственных организаций, оказывающих услуги в сфере культуры» в рамках государственной программы Тамбовской области «Развитие культуры» проведена работа по подготовке к изданию рукописи сборника «Тамбовская область. Хроника событий. 1937-2022 гг.» объемом 40,92 у.п.л. (подписано в печать 21.12.2023).

В 2023 г. в читальном зале ГАСПИТО работал 71 пользователь (в т.ч. 48 из них впервые) – аспиранты, преподаватели Тамбовского государственного университета им. Г.Р. Державина, Тамбовского государственного технического университета, Воронежского института МВД РФ, Европейского университета в Санкт-Петербурге, Колледжа права и безопасности г. Тамбова, Многопрофильного колледжа ТГТУ; научные сотрудники Тамбовского областного краеведческого музея; представители ТРО ООД «Поисковое движение России», Тамбовской епархии РПЦ; работники ТОГКУ «Пожарно-спасательный центр», ТОГБУ «Межрегиональный центр возрождения духовно-нравственного наследия «Преображение», МАУ ДО «Спортивная школа № 1», ООО «ИмиджАгро»; журналисты киностудии ООО «АВ Квадрат» (г. Москва); учителя общеобразовательных школ, краеведы. За отчетный период пользователями сделано 497 посещений.

Для работы им выданы 244 описи, 1681 дело из фондов Тамбовского губкома ВКП(б), Козловского и Тамбовского окружкомов ВКП(б), Тамбовского обкома КП РСФСР, Кирсановского, Козловского, Моршанского, Тамбовского укомов ВКП(б); Тамбовского губкома ВЛКСМ, Кирсановского, Тамбовского укомов ВЛКСМ; Тамбовской губернской контрольной комиссии по чистке и проверке партии; Тамбовской губКК ВКП(б) и РКИ; Отдела губкома ВКП(б) по изучению истории Октябрьской революции и ВКП(б); Партийного архива Тамбовского обкома КПСС; волкомов РКП(б) Тамбовского уезда; горкомов и райкомов партии и комсомола; политсектора МТС Тамбовского областного земельного отдела, политотдела машинно-тракторных станций Первомайского района; первичных организаций КПСС г. Тамбова, г. Котовска, г. Моршанска, Кирсановского и Мучкапского районов; фонда личного происхождения поэта, журналиста В.М. Кубанева, Коллекции фотодокументов и др.

Пользователи работали с архивными документами по следующим проблемам: «Поколение «революционного перелома» в судьбе российской деревни первой трети XX века»; «Продовольственные отряды и политическая борьба в провинции: пример Тамбовской губернии (1918‑1921 гг.)»; «Кустарная промышленность Центрального Черноземья в первой половине XX века»; «Культура г. Тамбова XX века», «Региональная журналистика: историческое своеобразие и функциональные особенности (XX в.)», «История культуры тамбовской усадьбы М. Асеева (XVIII‑XXI вв.)», «История Тамбовской епархии: 1917-1960-е гг.»; «История церкви (1918-1945 гг.)»; «История Казанского мужского монастыря г. Тамбова (1900-1970 гг.)»; «Военная история города Тамбова и области с 1917 по 1970 гг.»; «Органы милиции Центрального Черноземья в 1918‑1945 гг.»; «История и современное развитие пожарной охраны Тамбовской области (1918-1990 гг.)»; «История села Васильевское Тамбовского уезда в XX веке»; «История села Новоникольское Токаревского района (1917-2022 гг.)»; «Ирская коммуна (1922-1938 гг.)»; «Работа партийной ячейки коммунистов с. Старосеславино Первомайского района Тамбовской области (1917-1945 гг.)»; «Партийные работники Борисоглебского уезда Тамбовской губернии, с. Петровское и с. Хоперка (1918-1928 гг.)»; «Ректоры Державинского университета (1918-1991 гг.)»; «Развитие тамбовской деревни в 1920-е гг.»; «Особенности развития коллективных хозяйств тамбовской деревни в период НЭПа: борьба коллективных и индивидуалистических начал (1921-1928 гг.)»; «Деятельность Тамбовской губернской комиссии по изъятию церковных ценностей (1922 г.)»; «Образование Тамбовского района Тамбовской области (1928 г.)»; «История Тамбовского областного краеведческого музея 1930‑1960-е гг.»; «История возникновения спортивной школы № 1 г. Тамбова (1940-1990 гг.)»; «Война и холокост (1941-1945 гг.)»; «Гавриловский, Инжавинский, Кирсановский, Красивский и Уметский районы в годы Великой Отечественной войны (1940-1945 гг.)»; «История Тамбовской авиационной школы пилотов 1941-1945 гг.»; «Послевоенные колхозы Мучкапского района (1950-1965 гг.)»; «Лидеры местного самоуправления» о вкладе Завражина А.А., председателя Котовского горисполкома (1942‑1947 гг.), в развитие местного самоуправления», «Тамбовская областная Дума (1994-2013 гг.)», а также занимались исследованиями родословных своих семей.

В 2023 г. по запросам пользователей выдана 1341 копия документов на 2213 листах (в т.ч. в электронном формате – 1001 документ на 1821 листе и 211 фотокопий). Просмотрено 5013 листов на предмет содержания сведений о тайне личной и семейной жизни граждан.

Проведено три заседания постоянной экспертной группы по рассекречиванию архивных документов. С целью рассекречивания членами группы просмотрены 4734 дела (200970 листов), составлены экспертные заключения на просмотренные дела. Заседания областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов не проводились.

За   отчетный   период   в    ГАСПИТО   поступил   6021   запрос   (108 – тематического характера, 5913 – социально-правового характера).

Исполнено 108 тематических запросов (из них – 61 с положительным ответом, 18 – с отрицательным, 26 – об отсутствии документов в ГАСПИТО с рекомендацией о местонахождении документов, 3 – переадресовано). Количество запросов, поступивших по электронной почте, – 96.

В том числе по запросам федеральных органов государственной власти и органов местного самоуправления исполнено 11 запросов:

1) информация о подтверждении факта, что в период Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. Тамбовская область не находилась в зоне оккупации – по запросу управления по развитию местного самоуправления Правительства Тамбовской области;

2-5) биографические сведения о прокурорах Тамбовского и Козловского округов ЦЧО в 1928-1930 гг.; биографические сведения о членах семьи Керлах/Герлах Э.И. и В.П., подвергшихся политическим репрессиям (направление на спецпоселение); о предоставлении материалов по истории студенческих отрядов Тамбовской области; о предоставлении фотографии Казарина Н.Н. – по запросу Министерства культуры Тамбовской области;

6) сведения о захоронении бойцов Красной Армии, умерших от ран в Абакумовской больнице Токаревского района, – по запросу Военного комиссариата Тамбовской области;

7) сведения о месте хранения документов Потребительского управленческо-эксплуатационного специализированного кооператива (ПУЭСК) «Слобода»; о нормативно-правовых документах, регулирующих условия и место дальнейшего хранения архивных документов при реорганизации негосударственных организаций – по запросу Следственного управления Следственного Комитета РФ по Тамбовской области;

8) биографические сведения о прокурорах Тамбовского и Козловского округов ЦЧО в 1928-1930 гг. – по запросу Прокуратуры Тамбовской области;

9) запись акта о рождении Акулининой А.С. – по запросу Жердевского районного суда Тамбовской области;

10) сведения об открытии наследственного дела в отношении Котельникова П.З. – по запросу Кирсановского районного суда Тамбовской области;

11) об образовании Сосновского района Тамбовской области – по запросу Администрации Сосновского района Тамбовской области.

Исполнено 5913 запросов социально-правового характера (из них 3208 – с положительным ответом, 533 – с отрицательным, 2172 – об отсутствии документов). Количество запросов, поступивших по электронной почте, – 44. Из общего количества исполненных запросов по системе электронного документооборота с Отделением Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тамбовской области («VIP-Net») отправлено 5384 запроса.

Проведено 335 консультации по вопросам, связанным с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В целях реализации норм Федерального закона от 14.07.2022 № 270-ФЗ о внесении изменений в Федеральный закон Российской Федерации от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», распоряжения Правительства Российской Федерации от 02.09.2022 № 2523-р для размещения информации о деятельности учреждения в сети «Интернет» и осуществления взаимодействия с пользователями информации на официальных страницах с использованием единого окна цифровой обратной связи на базе Единого портала государственных и муниципальных услуг осуществлялось информационное сопровождение официальных страниц учреждения в социальных сетях «ВКонтакте» (https://vk.com/gaspitotmb), «Одноклассники». За отчетный период в соцсетях размещено 240 материалов.

Всего за отчетный период проведено 51 информационное мероприятие. Услуги по предоставлению архивной информации оказаны 11005 пользователям.