29 декабря 2016 г. состоялось собрание трудового коллектива ГАСПИТО. В преддверии Нового 2017 года директор М.М.Дорошина подвела итоги уходящего года – сложного, но в целом успешного. Положительная оценка деятельности коллектива и теплые поздравления с наступающим праздником прозвучали в выступлении начальника отдела по делам архивов, музеев и библиотек управления культуры и архивного дела области Н.Д.Громовой. Архивисты обменялись шуточными поздравлениями. Приятным сюрпризом для всего коллектива стало посещение ГАСПИТО Дедом Морозом и сразу двумя Снегурочками.

По состоянию на 01.01.2017 штатная численность ГАСПИТО составляет 42 человека.

Показатели государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) учреждением успешно выполнены.

Итогом работы по привлечению средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, стало поступление на расчетный счет архива 4 млн. 867 тыс. руб. Средняя заработная плата сотрудников составила 22600 руб.

1. Обеспечение сохранности документов

Переведено на цифровую основу 705 листов угасающих текстов документов из фондов Тамбовского губкома ВКП(б), Козловского окружкома ВКП(б),  Тамбовского горкома КП РСФСР.

Проведена оцифровка описей 27 фондов личного происхождения.

В целях создания электронного фонда пользования оцифровано 938 ед. хр./10692 ед. уч., в т.ч. особо ценные документы, фотоальбомы, фотодокументы из фондов личного происхождения.

В с целях выявления особо ценных документов просмотрены по фонды личного происхождения члена Союза журналистов России, фотографа-художника А.П.Самошкина; историка-краеведа, журналиста В.В.Самошкина; краеведа Н.А.Громакова и его родственники Ефимовых; д.п.н., профессора ТГУ им. Г.Р.Державина С.Б.Каверина. Выявлено 20 дел, содержащих особо ценные документы. По состоянию на 01.01.2017 в ГАСПИТО числится 184 особо ценных дела.

Проведена проверка наличия и состояния 42615 ед.хр. по 430 фондам

Кирсановского, Козловского укомов ВКП(б), Рассказовского РК КПСС, Советского райкома КПСС г. Тамбова, Тамбовского райкома КП РСФСР, Тамбовского губкома ВЛКСМ, Кирсановского ГК ЛКСМ РСФСР, первичных организаций КПСС Граждановского, Дегтянского, Каменского, Кирсановского, Рудовского, Туголуковского, Уваровского районов Тамбовской области; коллекция фотодокументов. По результатам проверки недостача дел, документов и материальных ценностей не выявлена.

2. Формирование Архивного фонда

Проводилось консультирование специалистов кадровых служб управлений Пенсионного фонда РФ в городах и районах Тамбовской области, конкурсных управляющих по вопросам упорядочения документов и приема их на хранение.  Оказывалась методическая  и практическая помощь специалистам организаций, являющихся источниками комплектования ГАСПИТО в составлении номенклатур дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Сотрудниками архива упорядочены и включены в состав Архивного фонда документы постоянного срока хранения и документы по личному составу районных управлений Пенсионного фонда РФ по Тамбовской области, управления Федеральной налоговой службы России по Тамбовской области, управления Федеральной антимонопольной службы России по Тамбовской области, управления Федеральной службы судебных приставов России по Тамбовской области, администрации Тамбовской области, управления образования и науки Тамбовской области, управления инвестиций Тамбовской области, управления сельского хозяйства Тамбовской области, управления по развитию промышленности и предпринимательства Тамбовской области, управления инновационного развития, международного и межрегионального сотрудничества Тамбовской области, управления ветеринарии Тамбовской области и др. Всего упорядочены документы 50 организаций в количестве 6112 ед.хр. управленческой документации, 3796 ед.хр. – по личному составу.

Упорядочены и приняты на постоянное хранение:

– управленческая документация Общественной палаты Тамбовской области  за 2009-2012 гг., Тамбовского областного государственного бюджетного образовательного учреждения дополнительного образования детей «Центр развития творчества детей и юношества» за 2008-2010 гг., Тамбовской областной организации пенсионеров-ветеранов и инвалидов войны, труда, Вооруженных Сил и правоохранительных органов (управленческая документация за 1997-2005 гг.;

– коллекция документов личного происхождения Т.Н.Емельяновой, художника, педагога, и Н.Н. Емельяновой, композитора, музыковеда, собранная краеведом Н.А.Громаковым, за 1897-2002 гг.;

– документы личного происхождения В.В.Войцеховского, актера Мичуринского театра драмы; О.С.Завадской, директора школы № 19 г. Тамбова, заслуженного учителя РСФСР, ветерана труда;

– документы по личному составу;

– фотофонодокументы на электронных носителях, созданные сотрудниками ГАСПИТО путем инициативного документирования.

3. Создание учетных баз данных и автоматизированного НСА

В целях повышения качества и расширения спектра информационного обслуживания потребителей архивной информации, совершенствования НСА  документов с использованием автоматизированных технологий продолжена работа по ведению тематических баз данных «Перечни вопросов, рассмотренных на конференциях, пленумах, заседаниях бюро Тамбовского обкома ЛКСМ РСФСР за 1937-1991 гг.», «Первые секретари обкома, горкомов и райкомов ВЛКСМ – ЛКСМ РСФСР в 1928-1991 гг.».

В плановом порядке пополнен программный комплекс «Фотокаталог 1.5 b» (внесено 3646 записей (1356 ед.хр.)

Фонодокументы, созданные путем инициативного документирования, внесены в базу данных «Фонокаталог» в количестве 40 записей (40 ед.уч.).

В АСГУ «Архивный фонд» введены данные по 183 фондам, 468 описям и 50340 ед.хр. По состоянию на 01.01.2017 в БД «Архивный фонд» введены данные по 4746 фондам, что составляет 86 % от общего числа имеющихся в архиве фондов, 5259 описям – 63 % от общего числа описей, 266368 ед.хр. –  33 % от общего числа единиц хранения.

4. Предоставление информационных услуг и использование документов

Приоритетным направлением в использовании документов являлось участие в информационном обеспечении юбилейных и праздничных мероприятий, посвященных Году российского кино, 75-летию с начала Великой Отечественной войны 1941-1945 годов, 380-летию со дня основания города Тамбова.

К Году российского кино в рамках совместного проекта ГАСПИТО и областной общественно-политической газеты «Тамбовская жизнь» подготовлены 5 тематических статей об истории кинофикации Тамбовского края: «Кинолихорадка начала ХХ столетия», «Кино, зовущее на подвиг», «Найти в природе священную секунду (тамбовская киносеть в период «малокартинья»), «Кинобум «оттепели», «Застойные» 70-е: время расцвета кинематографа в Тамбовской области».

Статья «Из истории кинофикации Тамбова в ХХ веке» опубликована в юбилейном сборнике «Тамбов в прошлом, настоящем и будущем: материалы VI Всероссийской научной конференции, посвященной 380-летию г. Тамбова» (Тамбов, 2016).

В сборнике «Жди меня, и я вернусь...»: Сборник статей VI областных музееведческих чтений, посвященных 70-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.» (Тамбов, 2016) опубликована статья «Живу, воюю и люблю...», подготовленная по фондам архива.

К 75-летию с начала Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. подготовлены: статья «Есть у войны начальный день печальный», подборка документов (воспоминания, фотографии) участницы войны, зенитчицы Т.И.Рузиновой (Красновой), уроженки с. Сукмановка Жердевского района.

К 105-летию со дня рождения художника, музыканта, педагога, лауреата премии Тамбовской области им. А.М. Герасимова Т.Н. Емельяновой подготовлена подборка документов «О сокровенном…».

Во внеплановом порядке подготовлены 3 статьи по истории молодежного движения в Тамбовской области: «От «чрезвычайщины» к «чрезвычайщине»: корпус первых секретарей областного, городских и районных комитетов ВЛКСМ Тамбовской области в 1937-1953 гг.», «Поиски нового типа комсомольского лидера в Тамбовской областной организации ВЛКСМ в 1954-1991 гг.», «Характеристики первых секретарей Тамбовского областного, городских и районных комитетов ВЛКСМ 1937-1991 гг. в диаграммах и графиках». Архитектурное бюро Z500 проекты домов в Киеве и Украине

Для ГТРК «Тамбов» подготовлена радиопередача об итогах работы ГАСПИТО в 2016 г. (прозвучала в утреннем эфире 21.12.2016, продолжительность 10 минут).

К Международному дню кино подготовлена 1 радиопередача для ГТРК «Тамбов» о ярких страницах истории тамбовской киносети и кинопроката в советский период (прозвучала в утреннем эфире 21.12.2016, продолжительность 18 минут).

По архивным документам и фондам научно-справочной библиотеки  ГАСПИТО осуществлена подготовка интернет-выставки «Из истории кинофикации Тамбовского края», которая включает 197 документов (в т.ч. 45 фотодокументов), образующих 7 тематических разделов. Объем выставки составляет 243 МБ.

К 380-летию со дня основания города Тамбова подготовлена интернет-выставка «Ты в сердце России, мой славный Тамбов!», которая включает 361 документ (в т.ч. 304 фотодокумента). Выставка состоит из 9 тематических разделов. Ее объем составляет 337 МБ.

Сотрудники ГАСПИТО приняли участие в работе VI Всероссийской научной конференции, посвященной 380-летию со дня основания города Тамбова (на секционном заседании прозвучало сообщение заведующего отделом использования документов и информатизации И.И.Муравьевой «Из истории кинофикации Тамбова в ХХ веке», а также международной научно-практической конференции «Социальная история Второй мировой войны» (на секционном заседании прозвучало сообщение И.И.Муравьевой «Дети войны» в Тамбовской области: проблемы жизнеобеспечения».

Продолжалось сотрудничество ГАСПИТО с ТГУ им. Г.Р.Державина в области профессиональной подготовки студентов. Для студентов 3-го курса направления подготовки «Документоведение и архивоведение» факультета культуры и искусств проведены 6 лекций по дисциплине «Государственные, муниципальные и ведомственные архивы», организован мастер-класс на тему: «Информатизация архивного дела», проведена 1 обзорно-ознакомительная экскурсия по архиву.

В период с 06 июня по 01 июля 2016 г. студенты 3-го курса направления подготовки «Документоведение и архивоведение» факультета культуры и искусств находились на производственной практике в ГАСПИТО. За время ее прохождения ими получены практические навыки по упорядочению документов, созданию автоматизированных информационно-поисковых систем в архиве, оцифровке архивных документов и созданию фонда пользования на электронных носителях, ведению тематических баз данных, археографической обработке документов.

По просьбе администрации МАОУ СОШ № 9 г. Тамбова сотрудники ГАСПИТО участвовали во Всероссийской акции «100 баллов для победы», посвященной подготовке к успешной сдаче ЕГЭ-2016. Перед выпускниками выступила И.И.Муравьева о важности выбора профессии по призванию. Участие в акции отмечено благодарственным письмом администрации МАОУ СОШ № 9 г. Тамбова в адрес ГАСПИТО.

Архивисты приняли участие в творческом вечере члена Союза писателей России З.А.Королевой, посвященной 75-летию со дня ее рождения (И.И.Муравьева выступила об активном сотрудничестве З.А.Королевой с ГАСПИТО).

В рамках реализации мероприятий государственной программы Тамбовской области «Доступная среда» проведена лекция для актива Тамбовской городской организации Общероссийской общественной организации инвалидов «Всероссийское Ордена Трудового Красного Знамени общество слепых» об истории архива, основных направлениях его деятельности, составе и содержании фондов, а также организована встреча сотрудников ГАСПИТО с тренером-преподавателем Тамбовской областной детско-юношеской спортивно-адаптивной школы по горным лыжам М.И.Олейниковым о психологических особенностях общения с людьми с ограниченными возможностями».

Продолжена работа по экспонированию архивных выставок. За отчетный период в читальном зале (ул. Интернациональная, 35) и фойе архива (ул. Рылеева, 61 лит.Б) экспонировалось 7 выставок архивных документов: «Либо совсем не гореть, либо гореть во всю силу», посвященная 95-летию со дня рождения поэта и журналиста В.М.Кубанева; «Почетный гражданин города Тамбова Василий Ильич Черный» к 380-летию со дня основания Тамбова;  «Тамбовская область в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.»; «Мы не забудем Курскую дугу, но трижды враг ее не позабудет»; «Страницы истории Тамбовской области»; «Сохраним для истории»;  «С землей Тамбовской одною жизнью он дышал…» к 110 летию со дня рождения краеведа Н.В.Муравьева.

Выставка работ декоративно-прикладного творчества участников кружка «Волшебный мир своими руками» при филиале ТОГБУК ТОУНБ «Специальная библиотека для слепых им. Н.А.Островского» с 5 по 23 декабря экспонировалась в читальном зале (ул. Интернациональная, 35) и фойе архива (ул. Рылеева, 61 лит.Б).

Традиционно по запросу областной универсальной научной библиотеки им. А.С.Пушкина составлен аннотированный перечень архивных документов, биографическая справка о партийном и государственном деятеле Ю.Н.Блохине к библиографическому календарю-справочнику «Тамбовские даты. 2017 год».

Проводилась работа по поддержке и обновлению интернет-сайта архива. В целях обеспечения удаленного доступа к архивным документам на сайте ГАСПИТО размещено:

- 2 выставки архивных документов «Ты в сердце России, мой славный Тамбов!», «Из истории кинофикации Тамбовского края»;

- 7 статей: «Первые советские праздники в г. Тамбове»,  «Благоустройство Тамбова в 50-е годы ХХ века»,  «От «чрезвычайщины» к «чрезвычайщине»: корпус первых секретарей областного, городских и районных комитетов ВЛКСМ Тамбовской области в 1937-1953 гг.», «Поиски нового типа комсомольского лидера в Тамбовской областной организации ВЛКСМ в 1954-1991 гг.»,  «Характеристики первых секретарей Тамбовского областного, городских и районных комитетов ВЛКСМ 1937-1991 гг. в диаграммах и графиках»,  «Учитель, воспитатель и разумный развлекатель масс…» (о первоначальном периоде кинофикации Тамбовского края)»,  «Есть у войны начальный день печальный»;

- 1 подборка документов участницы войны, зенитчицы Т.И.Рузиновой (Красновой) в рубрике «По страницам семейных архивов» (раздел «Публикации»);

- 5 перечней архивных документов к библиографическим календарям-справочникам: «Тамбовские даты. 2012 год»,  «Тамбовские даты. 2013 год»,  «Тамбовские даты. 2014 год»,  «Тамбовские даты. 2015 год»,  «Тамбовские даты. 2016 год»;

- 82 описи: Ф. Р-9291 «Коллекция документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.» (12 описей); Ф. Р-9294 «Коллекция документов о командире 35-й гвардейской стрелковой дивизии, генерал-майоре В.А.Глазкове (2 описи); 68 описей из 32-х фондов личного происхождения участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.

Систематически обновляется блок новостей. Всего за 2016 г. на сайте архива размещено 703 архивных документа.

В 2016 г. в читальных залах «ГАСПИТО работали 124 пользователя (в т.ч. 87 из них впервые) – преподаватели, аспиранты, студенты ТГУ им. Г.Р. Державина, ТГТУ, работники архивов, музеев, библиотек, государственные и муниципальные служащие, краеведы.

Пользователи работали с архивными документами по следующим проблемам: «Старообрядчество Тамбовского края в XVII-XXI вв.», «История развития органов юстиции на территории Тамбовской области за период XIX-XX вв.», «Социально-политическое развитие Тамбовской губернии в ХХ в.», «Крестьянство в XX веке», «История села Новое Гаритово Петровского района (1767-1970)», «История Дмитриевщинской школы Рассказовского района (1918-1985)», «Мятеж в г. Рассказово 9 (22) мая 1918 года», «Руководители Петровского (Избердеевского), Волчковского Шехманского районов (1928-1995)», «Руководители Никифоровского района (1928-1991)», «Руководители уголовно-исполнительной системы Тамбовской области в 1937-1950 гг.», «Руководители Тамбовской области в 1938-2015 гг.», «Религиозная жизнь Тамбовской области во второй половине ХХ в.», «Основные направления деятельности ГАСПИТО (1940-2016)», «Празднование 50-летия Великой Октябрьской социалистической революции на территории Ржаксинского района (1967)», «История создания и развития студенческого строительного движения в области (1968-1991)» и др.

По состоянию на 01.01.2017 пользователями сделано 374 посещения. Для работы им выданы 315 описей, 1905 дел из фондов. По запросам пользователей выдано 442 копии документов на 796 листах.

За отчетный период проведено четыре заседания постоянной экспертной группы по рассекречиванию архивных документов. С целью рассекречивания членами группы просмотрено 2883 дела (200 тыс. 015 листов), составлены экспертные заключения на просмотренные дела. Состоялось три заседания областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов. На рассмотрение комиссии экспертной группой было представлено 1234 дела, содержащих документы с грифами «секретно» и «совершенно секретно». Комиссией полностью рассекречено 1220 дел, частично рассекречены 10 дел, оставлены на секретном хранении в связи с отсутствием полномочий для рассекречивания 4 дела.

По состоянию на 01.01.2017 в ГАСПИТО поступило 8868 запросов.

По запросам органов власти и местного самоуправления исполнено 18 запросов. Всего исполнено 68 тематических запросов, 8481 – социально-правовых. Проведено 470 консультаций по вопросам, связанным с социальной защитой граждан, предусматривающую их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Из общего количества поступивших в 2016 г. в ГАСПИТО запросов по системе электронного документооборота с Управлением Пенсионного фонда РФ в г. Тамбове и Тамбовском районе Тамбовской области («VIP-Net») поступило 2405 запросов, исполнено и отправлено 2327 запросов.

5. Привлечение средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности

В 2016 г. ГАСПИТО всего заключено 50 договоров: 36 договоров по упорядочению документов, 12 договоров о приеме документов на хранение, 2 договора на переплетные работы.  Выиграли 5 электронных аукционов и 3 запроса котировок.

Итогом работы по привлечению средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, стало поступление на расчетный счет ГАСПИТО 4 млн. 867 тыс. руб.