Архив сегодня

Архивное дело - живое и важное

Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области (ГАСПИТО) создан на основании постановления администрации области от 18.05.2009 № 575 путем реорганизации в форме слияния Центра хранения документов по личному составу Тамбовской области и Центра документации новейшей истории Тамбовской области.     ГАСПИТО является правопреемником всех прав и обязанностей ЦХДЛСТО и ЦДНИТО.

Директор ГАСПИТО – государственный советник РФ 2-го класса Дмитрий Михайлович Олейников.

По структуре, функциям и штатам ГАСПИТО действует как областное государственное учреждение. Архив имеет 7 структурных подразделений: отделы обеспечения сохранности и государственного учета документов; информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий; использования и публикации документов; комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, научно-технической обработки документов; использования и справочной работы; инженерно-технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания зданий; лабораторию копирования, реставрации и переплета документов. Из 42 специалистов архива 31 имеет высшее образование.

В состав отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов входят 4 архивохранилища. Основными задачами отдела являются: обеспечение сохранности и государственного учета архивных документов Архивного фонда Тамбовской области, хранящихся в ГАСПИТО, а также обеспечение сохранности и государственного учета архивных документов по личному составу реорганизованных с изменением формы собственности или ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов, государственных учреждений, предприятий и организаций области.

В целях решения поставленных задач отдел осуществляет следующие основные виды деятельности:

• прием, хранение и рациональное размещение документов в архивохранилищах;
• контроль и поддержание оптимальных условий хранения документов, санитарно-гигиенического режима и режима доступа в архивохранилища, соблюдение правил пожарной безопасности в них, правильной эксплуатации помещений архивохранилищ;
• улучшение физического состояния архивных документов, хранящихся в архиве, проведение их консервации и страхового копирования;
• ведение государственного учета архивных документов, хранящихся в архиве.

Для информационного обеспечения функций государственного учета и контроля за хранением и сохранностью документов в 2004 г. начата работа по созданию базы данных «Архивный фонд».

Задачами отдела информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий являются создание информационно-поисковых систем, банков данных и баз данных архивных документов.

В соответствии с возложенными задачами отдел осуществляет разработку основных направлений и анализ работы ГАСПИТО по созданию и развитию информационно-поисковых систем, создает базы данных по документам архива, совместно с другими структурными подразделениями готовит к изданию архивные справочники.

С изменением условий доступа к документам бывших партийных архивов появилась возможность ввести в общественный и научный оборот ранее закрытую документную информацию. В 2002 г. сотрудниками архива был подготовлен и издан Путеводитель по фондам.

Для повышения информативности описей, ускорения поиска необходимой информации, повышения качества и расширения спектра информационного обслуживания потребителей архивной информации в настоящее время в отделе создаются базы данных: «Перечни вопросов, рассмотренных на конференциях, пленумах, заседаниях секретариата, бюро Тамбовского обкома КП РСФСР за 1937-1991 гг.», «Перечни вопросов, рассмотренных на конференциях, пленумах, заседаниях бюро Тамбовского горкома КПСС за 1918-1991 гг.», «Систематический каталог», «Алфавитный указатель к фонду 9291 «Коллекция документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.», «Личные, персональные дела, дела по приему в члены КПСС работников Токаревского райкома партии за 1928-1991 гг.».

Работа отдела использования и публикации документов проводится по традиционным направлениям: информационное обеспечение пользователей, представление документов исследователям в читальном зале, выставочная деятельность, использование документов в средствах массовой информации, публикация документов в различных формах, проведение информационных мероприятий, выдача документов во временное пользование.

Особое внимание уделяется информационному обеспечению юбилейных и праздничных мероприятий. Практически ни одно крупное мероприятие областного уровня не обходится без участия ГАСПИТО. По запросам администрации готовятся выставки архивных документов, информационные материалы, пресс-релизы, фотоиллюстрации к выступлениям губернатора. Тематические подборки документов, статьи,  информационные материалы, фотодокументы по истории области размещены на сайте ГАСПИТО, сайте администрации области, независимых сайтах.

Архивисты систематически участвуют в семинарах, совещаниях, информационных днях, организуемых областным Советом ветеранов. Проводят уроки истории  в школах города с использованием архивных документов, встречи «за круглым столом» с фронтовиками, тружениками тыла, педагогической общественностью, студентами и школьниками.

В списке отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, научно-технической обработки документов числится 20 организаций. Их документы отражают значительный срез общественно-политической и культурной жизни области.

Отдел оказывает методическую и практическую помощь в ведении делопроизводства, создании нормативно-методической базы и сохранности документов в период ведомственного хранения документов.

Проводится систематическая работа по инициативному документированию событий жизни региона. Ежегодно фонды архива пополняются фоно-, фото-, видеодокументами. Сотрудниками отдела собрано и передано на государственное хранение свыше 11 тыс. ед.хр. фотодокументов и более тысячи ед.хр. фонодокументов.

Уделяется большое внимание работе с держателями личных фондов, список которых включает 40 человек.

Один из наиболее важных участков работы – оказание платных работ и услуг по упорядочению документов организаций различных форм собственности.

Основной задачей отдела использования и справочной работы является организация и предоставление государственных услуг, связанных с социальной защитой граждан.

В соответствии с этой задачей отдел выполняет следующие функции:

• осуществляет прием, рассмотрение заявлений граждан, обращающихся в архив;
• исполняет запросы социально-правового характера государственных учреждений и организаций, граждан Российской Федерации, зарубежных организаций и граждан по документам архива;
• осуществляет деловые связи с управлением Пенсионного фонда РФ по Тамбовской области в целях наиболее полного удовлетворения запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

Деятельность лаборатории копирования, реставрации и переплета документов направлена на обеспечение сохранности и улучшение физического состояния документов, находящихся на хранении в ГАСПИТО, а также документов новых поступлений от общественно-политических партий и движений, организаций и граждан.

В 2006 году начата работа по оцифровке фонодокументов, находящихся на хранении в архиве. Проводится работа по восстановлению документов с угасающим текстом – перевод на цифровую основу. Выполняются копировально-множительные работы при проведении архивных работ, в т.ч. для пользователей.

Основной задачей отдела инженерно-технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания зданий является развитие материально-технической базы ГАСПИТО, обеспечение правильной эксплуатации зданий, помещений, оборудования и инженерных сетей.

ГАСПИТО осуществляет свою деятельность в тесном сотрудничестве с управлением культуры и архивного дела области, Государственным архивом Тамбовской области, Тамбовским государственным университетом им. Г.Р.Державина, Тамбовским государственным техническим университетом, областной универсальной научной библиотекой им. А.С.Пушкина, областным краеведческим музеем и другими учреждениями культуры и архивного дела.