В состав отдела входят три архивохранилища. В настоящее время в отделе работают девять  сотрудников.

Основными задачами отдела являются:

• обеспечение сохранности и государственного учета архивных документов Архивного фонда Тамбовской области, хранящихся в ГАСПИТО;
• обеспечение сохранности и государственного учета архивных документов по личному составу реорганизованных с изменением формы собственности или ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов, государственных учреждений, предприятий и организаций области.

В целях решения поставленных задач отдел осуществляет следующие основные виды деятельности:

• прием, хранение и рациональное размещение документов в архивохранилищах;
• контроль и поддержание оптимальных условий хранения документов, санитарно-гигиенического режима и режима доступа в архивохранилища, соблюдение правил пожарной безопасности в них, правильной эксплуатации помещений архивохранилищ;
• улучшение физического состояния архивных документов, хранящихся в архиве, проведение их консервации и страхового копирования;
• ведение государственного учета архивных документов, хранящихся в архиве.

Для информационного обеспечения функций государственного учета и контроля за хранением и сохранностью документов в 2004 г. начата работа по созданию базы данных «Архивный фонд».