1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел обеспечения сохранности и учета документов является структурным подразделением Тамбовского областного государственного бюджетного учреждения «Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области» (ТОГБУ «ГАСПИТО») (далее – Архив).
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности действующими законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации и Тамбовской области в области архивного дела, приказами, решениями коллегии управления культуры и архивного дела Тамбовской области, Уставом ТОГБУ «ГАСПИТО», приказами директора Архива, настоящим Положением.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Основными задачами отдела обеспечения сохранности и учета документов являются:

2.1. подготовка предложений к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основным направлениям развития Архива по обеспечению сохранности и государственному учету документов, обеспечение их реализации, составление отчетной документации о выполнении планов работы;
2.2. организация хранения и обеспечение сохранности документов Архива;
2.3. государственный учет документов Архива;
2.4. изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области обеспечения сохранности и государственного учета документов, внедрение его в практику работы отдела;
2.5. выполнение договорных работ, оказание платных услуг учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям.

3. ФУНКЦИИ

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. готовит предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы Архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении;
3.2. осуществляет прием документов на государственное хранение и их фондирование;
3.3. осуществляет хранение и рациональное размещение документов в архивохранилищах;
3.4. совместно с отделом инженерно-технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания зданий:
3.4.1. обеспечивает создание и поддержание оптимальных условий и санитарно-гигиенического режима хранения документов в архивохранилищах;
3.4.2. организует дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию помещений архивохранилищ;
3.5. обеспечивает соблюдение нормативного режима доступа в архивохранилища, правил пожарной безопасности в них, контролирует правильную эксплуатацию помещений архивохранилищ;
3.6. осуществляет проведение проверки наличия и состояния документов в архивохранилищах;
3.7. осуществляет работу по оценке и учету физического состояния документов на бумажной основе;
3.8. проводит работу по учету и розыску необнаруженных дел;
3.9. проводит комплекс работ с особо ценными документами;
3.10. обеспечивает соблюдение правил выдачи документов, страхового фонда и фонда пользования из архивохранилищ в читальный зал, сотрудникам Архива, а также учреждениям и организациям во временное пользование. Контролирует соблюдение правил сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилища;
3.11. организует санитарные дни в архивохранилищах;
3.12. осуществляет государственный учет документов, принятых в Архив на государственное хранение. Ведет учет особо ценных документов, копий страхового фонда и фонда пользования;
3.13. составляет сведения о составе и объеме фондов Архива;
3.14. анализирует состояние работы по обеспечению сохранности и учету документов Архива, готовит предложения по ее совершенствованию;
3.15. участвует в работе по рассекречиванию документов Архива;
3.16. разрабатывает методические пособия по профильным отделу направлениям, внедряет их в практику работы отдела;
3.17. осуществляет рецензирование программ и методических пособий по профильным отделу направлениям;
3.18. изучает отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и государственного учета документов, внедряет его в практику работы отдела, Архива;
3.19. анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа;
3.20. в установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям;
3.21. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации кадров, подготавливает предложения к проектам планов по повышению квалификации работников отдела и Архива по профильным отделу направлениям;
3.22. участвует в проведении практики студентов;
3.23. участвует в работе дирекции, совещаний, постоянной экспертной группы по рассекречиванию архивных документов, экспертно-методической комиссии Архива.

4. ПРАВА

Отделу предоставляется право:

4.1. получать от других структурных подразделений Архива материалы, необходимые для выполнения функций отдела;
4.2. осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
4.3. оказывать платные услуги, выполнять договорные работы по профильным отделу направлениям.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА

5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности приказом директора Архива.  
5.2. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет Архив по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором Архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Архива.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием Архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ. Работники отдела назначаются на должность приказами директора Архива по согласованию с заведующим отделом.
5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.