Важными отличительными признаками современного архивно-информационного пространства являются общедоступность и открытость архивных документов, удовлетворение информационных потребностей граждан, общества, государства.

Работа отдела использования документов и информатизации проводится по традиционным направлениям: информационное обеспечение пользователей, представление документов исследователям в читальном зале, выставочная деятельность, использование документов в средствах массовой информации, публикация документов в различных формах, проведение информационных мероприятий, выдача документов во временное пользование.

При организации работы по использованию документов архивисты свою главную задачу видят в сохранении исторической памяти. Именно историческая память является источником патриотизма граждан, без которого невозможно возрождение и укрепление России.

Архив принял участие в подготовке областной Книги Памяти, сборника документов и материалов «Крестьянское восстание в Тамбовской губернии в 1919-1921 гг. («Антоновщина»). В 1995 г. вышел в свет сборник документов «Поколение, опаленное войной (Великая Отечественная война в воспоминаниях и письмах)». В 2001 г. издан сборник стихов участников Великой Отечественной войны «Война прошла через меня…» (из фондов ТОГУ «ЦДНИТО»). В связи с предложением общественности о повторном издании сборника большим тиражом и выделением на эти цели администрацией области необходимых денежных средств в 2002 г. проведена работа  по переизданию сборника тиражом 1000 экземпляров. Библиотеки, школы, музеи, ветераны Великой Отечественной войны получили сборник стихов в подарок в День Победы.

В 2005 г. вышел в свет сборник «Письма Великой Отечественной». В него включены письма, написанные в годы Великой Отечественной войны и отправленные с фронта в тыл родным и близким, в органы местной власти, а также (в меньшем объеме) письма из тыла на фронт. Основной целью отбора писем являлось достижение максимально объективного отражения истории Великой Отечественной войны через письма конкретных людей. В итоге в сборник включено 537 писем, большинство из них – письма родным и близким. В 2007 г.

В 2005 г. составители сборника «Письма Великой Отечественной»  награждены юбилейной медалью РОСТО (ДОСААФ) «60 лет Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.» за большой вклад в дело героико-патриотического воспитания молодежи, подготовке ее к труду и защите Отечества.

По итогам Всероссийского конкурса на лучшее издание по патриотической тематике в рамках Государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006-2010 гг.» редакционная коллегия и составители сборника «Письма Великой Отечественной» награждены в 2007 г. почетным дипломом  Института российской истории Российской академии наук.

Решением коллегии Федерального архивного агентства «Об итогах Конкурса научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии за 2005-2006 гг.» от 13 мая 2008 г. третья премия и диплом Федерального архивного агентства в области подготовки сборников документов по группе архивных учреждений субъектов РФ присуждена составителям сборника «Письма Великой Отечественной».

К 70-летию области издан двухтомный сборник  документов «Тамбовская область в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.». Сборник представляет своего рода документальную энциклопедию жизни Тамбовской области в период Великой Отечественной войны. Значительное количество документов ранее имели грифы «секретно», «совершенно секретно» и находились на закрытом режиме хранения. В 2008 г. члены редколлегии первого тома сборника «Тамбовская область в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.» награждены Почетной грамотой Института российской истории Российской академии наук.

К 65-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. вышел в свет сборник документов «Тамбовцы на фронтах второй мировой войны 1939-1945 гг.». Данное издание особенно значимо для понимания не политической, а человеческой стороны трагизма войны, показанной через судьбы и переживания отдельных людей – уроженцев и жителей Тамбовской области. В научный оборот введен объемный пласт ранее не публиковавшихся архивных документов.