Важными отличительными признаками современного архивно-информационного пространства являются общедоступность и открытость архивных документов, удовлетворение информационных потребностей граждан, общества, государства.

Работа отдела использования документов и информатизации проводится по традиционным направлениям: информационное обеспечение пользователей, представление документов исследователям в читальном зале, выставочная деятельность, использование документов в средствах массовой информации, публикация документов в различных формах, проведение информационных мероприятий, выдача документов во временное пользование.

При организации работы по использованию документов архивисты свою главную задачу видят в сохранении исторической памяти. Именно историческая память является источником патриотизма граждан, без которого невозможно возрождение и укрепление России.

Архив принял участие в подготовке областной Книги Памяти, сборника документов и материалов «Крестьянское восстание в Тамбовской губернии в 1919-1921 гг. («Антоновщина»). В 1995 г. вышел в свет сборник документов «Поколение, опаленное войной (Великая Отечественная война в воспоминаниях и письмах)». В 2001 г. издан сборник стихов участников Великой Отечественной войны «Война прошла через меня…» (из фондов ТОГУ «ЦДНИТО»). В связи с предложением общественности о повторном издании сборника большим тиражом и выделением на эти цели администрацией области необходимых денежных средств в 2002 г. проведена работа  по переизданию сборника тиражом 1000 экземпляров. Библиотеки, школы, музеи, ветераны Великой Отечественной войны получили сборник стихов в подарок в День Победы.

В 2005 г. вышел в свет сборник «Письма Великой Отечественной». В него включены письма, написанные в годы Великой Отечественной войны и отправленные с фронта в тыл родным и близким, в органы местной власти, а также (в меньшем объеме) письма из тыла на фронт. Основной целью отбора писем являлось достижение максимально объективного отражения истории Великой Отечественной войны через письма конкретных людей. В итоге в сборник включено 537 писем, большинство из них – письма родным и близким. В 2007 г.

В 2005 г. составители сборника «Письма Великой Отечественной»  награждены юбилейной медалью РОСТО (ДОСААФ) «60 лет Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.» за большой вклад в дело героико-патриотического воспитания молодежи, подготовке ее к труду и защите Отечества.

По итогам Всероссийского конкурса на лучшее издание по патриотической тематике в рамках Государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006-2010 гг.» редакционная коллегия и составители сборника «Письма Великой Отечественной» награждены в 2007 г. почетным дипломом  Института российской истории Российской академии наук.

Решением коллегии Федерального архивного агентства «Об итогах Конкурса научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии за 2005-2006 гг.» от 13 мая 2008 г. третья премия и диплом Федерального архивного агентства в области подготовки сборников документов по группе архивных учреждений субъектов РФ присуждена составителям сборника «Письма Великой Отечественной».

К 70-летию области издан двухтомный сборник  документов «Тамбовская область в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.». Сборник представляет своего рода документальную энциклопедию жизни Тамбовской области в период Великой Отечественной войны. Значительное количество документов ранее имели грифы «секретно», «совершенно секретно» и находились на закрытом режиме хранения. В 2008 г. члены редколлегии первого тома сборника «Тамбовская область в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.» награждены Почетной грамотой Института российской истории Российской академии наук.

К 65-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. вышел в свет сборник документов «Тамбовцы на фронтах второй мировой войны 1939-1945 гг.». Данное издание особенно значимо для понимания не политической, а человеческой стороны трагизма войны, показанной через судьбы и переживания отдельных людей – уроженцев и жителей Тамбовской области. В научный оборот введен объемный пласт ранее не публиковавшихся архивных документов.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел использования документов и информатизации является структурным подразделением Тамбовского областного государственного бюджетного учреждения «Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области» (ТОГБУ «ГАСПИТО») (далее – Архив).
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности действующими законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации и Тамбовской области в области архивного дела, приказами, решениями коллегии управления культуры и архивного дела Тамбовской области, Уставом ТОГБУ «ГАСПИТО», приказами директора Архива, настоящим Положением.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Основными задачами отдела использования документов и информатизации являются:

2.1. подготовка предложений к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основным направлениям развития Архива по использованию и публикации документов, созданию и развитию автоматизированных информационных технологий, обеспечение их реализации, составление отчетной документации о выполнении планов работы;
2.2. обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций всех форм собственности архивной информацией;
2.3. разработка программ и создание учетных и тематических баз данных по документам Архива;
2.4. поддержка интернет-сайта Архива в актуальном состоянии;
2.5. изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области использования и публикации документов, информационно-поисковых систем и использования автоматизированных архивных технологий, внедрение его в практику работы Архива;
2.6. выполнение в установленном порядке договорных работ, оказание платных услуг учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям;
2.7. обеспечение сохранности документов в процессе работы.

3. ФУНКЦИИ

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы Архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении;
3.2. изучает общественные потребности в архивной информации. Организует и проводит маркетинговые исследования в области использования архивных документов в целях изучения информационных потребностей общества, состояния рынка информационных услуг в области архивного дела, спроса потребителей на архивную информацию;
3.3. осуществляет инициативное информирование органов государственной власти, других заинтересованных учреждений и организаций о документах Архива;
3.4. исполняет тематические запросы государственных, иных учреждений и организаций, граждан Российской Федерации, зарубежных организаций по документам Архива;
3.5. осуществляет совместно с архивными, научными и другими заинтересованными учреждениями или самостоятельно подготовку к изданию документальных публикаций, справочно-информационной литературы. Координирует работу соисполнителей по подготовке документальных публикаций, организует их обсуждение и рецензирование;
3.6. проводит работу по подготовке сборников документов;
3.7. организует документальные выставки, готовит тематические подборки документов, проводит экскурсии по архиву, лекции, встречи с общественностью, информирует о документах Архива через средства массовой информации;
3.8. участвует в работе по рассекречиванию документов Архива;
3.9. организует работу читального зала, в установленном порядке обеспечивает обслуживание пользователей в читальном зале;
3.10. ведет учет и анализирует эффективность использования документов Архива, информационно-поисковых систем, готовит предложения по их совершенствованию;
3.11. разрабатывает методические пособия по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы Архива;
3.12. осуществляет рецензирование научных работ, учебных пособий и программ по профильным отделу направлениям;
3.13. принимает участие в конкурсах на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии;
3.14. осуществляет работу по каталогизации архивных документов;
3.15. создает компьютерные программы, ведет базы данных по учетным документам и документам Архива;
3.16. проводит работу по переводу на цифровую основу документов Архива на различных носителях;
3.17. осуществляет поддержку интернет-сайта Архива в актуальном состоянии;
3.18. осуществляет научные и творческие связи с научными организациями, учреждениями образования, культуры, творческими объединениями, фондами, коммерческими структурами по вопросам организации использования и публикации документов;
3.19. участвует в работе научно-практических конференций, совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям;
3.20. обеспечивает сохранность документов в процессе их использования;
3.21. анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа;
3.22. в установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям;
3.23. участвует в мероприятиях по повышению квалификации кадров Архива, подготавливает предложения к проектам планов по повышению деловой квалификации сотрудников Архива по профильным отделу направлениям;
3.24. изучает отечественный и зарубежный опыт в области использования и публикации документов, внедряет его в практику работы отдела;
3.25. участвует в проведении практики студентов;
3.26. участвует в работе дирекции, совещаний, экспертно-методической комиссии Архива, постоянной экспертной группы по рассекречиванию архивных документов.

4. ПРАВА

Отделу предоставляется право:

4.1. получать от других структурных подразделений Архива материалы, необходимые для выполнения функций отдела;
4.2. осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
4.3. оказывать платные услуги, выполнять договорные работы по профильным отделу направлениям.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА

5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности приказом директора Архива.  
5.2. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет Архив по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором Архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Архива.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием Архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ. Работники отдела назначаются на должность приказами директора Архива по согласованию с заведующим отделом.
5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.