В списке отдела комплектования и упорядочения документов числится 23 организации. Они отражают значительный срез общественно-политической и культурной жизни области.

Отдел оказывает методическую и практическую помощь в ведении делопроизводства, создании нормативно-методической базы и сохранности документов в период ведомственного хранения документов.

Большая работа проводится по инициативному документированию событий жизни региона. Ежегодно фонды архива пополняются фоно-, фото-,  видеодокументами. Сотрудниками отдела собрано и передано на государственное хранение свыше 11 тыс. ед.хр. фотодокументов и  более тысячи ед.хр. фонодокументов.

Уделяется большое внимание работе с держателями личных фондов, список которых включает 43 человека.

Один из наиболее важных участков работы – оказание платных работ и услуг по упорядочению документов организаций различных форм собственности.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел комплектования и упорядочения документов является структурным подразделением ТОГБУ «ГАСПИТО» (далее – Архив). В состав отдела входит сектор по научно технической обработке документов.
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности действующими законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации и Тамбовской области, приказами, решениями коллегий управления культуры и архивного дела Тамбовской области, Уставом ТОГБУ «ГАСПИТО», приказами директора Архива, настоящим Положением.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Основными задачами отдела комплектования и упорядочения документов являются:

2.1. подготовка предложений к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основным направлениям развития Архива по вопросам комплектования и организации документов в делопроизводстве политических партий, иных общественных организаций и объединений, благотворительных фондов, средств массовой информации, юридических и физических лиц – источников комплектования Архива;
2.2. систематическое пополнение Архива отнесенными к составу Архивного фонда Тамбовской области документами политических партий, иных общественных организаций и объединений, благотворительных фондов, средств массовой информации, юридических и физических лиц;
2.3. взаимодействие с делопроизводственными службами источников комплектования в целях формирования и обеспечения сохранности документов;
2.4. изучение передового опыта работы архивных учреждений субъектов РФ по вопросам ведения делопроизводства и комплектования архивных фондов и внедрение его в практику работы Архива.
2.5. выполнение договорных работ, оказание платных услуг учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям.

3. ФУНКЦИИ

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. готовит предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы Архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении;
3.2. разрабатывает и систематически уточняет списки организаций и иных собственников, документы которых подлежат передаче на хранение в Архив, осуществляет подготовку предложений и рекомендаций по определению состава документов, подлежащих передаче на государственное хранение;
3.3. организует отбор и своевременную передачу документов организаций – источников комплектования, граждан в Архив. Составляет планы представления описей дел на утверждение экспертно-проверочной комиссии управления культуры и архивного дела области, планы-графики передачи документов на хранение, обеспечивает их выполнение. Проводит упорядочение принятых документов;
3.4. оказывает методическую помощь организациям – источникам комплектования Архива по вопросам делопроизводства и хранения документов, подготовки и внедрения в практику работы инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, ГОСТов на организационно-распорядительную документацию;
3.5. изучает отечественный и зарубежный опыт по вопросам комплектования и организации документов в делопроизводстве организаций – источников комплектования Архива, внедряет его в практику работы отдела;
3.6. организует и осуществляет работу по проведению инициативного документирования;
3.7. разрабатывает методические пособия по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы Архива;
3.8. осуществляет рецензирование научных работ, учебных пособий и программ по профильным отделу направлениям;
3.9. в установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям;
3.10. участвует в работе по рассекречиванию документов Архива;
3.11. анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа;
3.12. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации кадров, подготавливает предложения к проектам планов по повышению квалификации работников отдела и Архива по профильным отделу направлениям;
3.13. участвует в проведении практики студентов;
3.14. участвует в работе дирекции, совещаний, постоянной экспертной группы по рассекречиванию архивных документов, экспертно-методической комиссии Архива, экспертно-проверочной комиссии управления культуры и архивного дела области.

4. ПРАВА

Отделу предоставляется право:

4.1. получать от других структурных подразделений Архива материалы, необходимые для выполнения функций отдела;
4.2. осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
4.3. оказывать платные услуги, выполнять договорные работы по профильным отделу направлениям.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА

5.1. Отдел возглавляет заместитель директора, заведующий отделом, назначаемый и освобождаемый от должности приказом директора Архива по согласованию с управлением культуры и архивного дела области.  
5.2. Заместитель директора, заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет Архив по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором Архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Архива.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием Архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ. Работники отдела назначаются на должность приказами директора Архива по согласованию с заместителем директора, заведующим отделом.
5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.