1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел справочной работы является структурным подразделением ТОГБУ «ГАСПИТО» (далее – Архив).
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности действующими законодательными и нормативными актами Российской Федерации и Тамбовской области, приказами, решениями коллегий управления культуры и архивного дела Тамбовской области, Уставом ТОГБУ «ГАСПИТО», приказами директора Архива, настоящим Положением.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Основными задачами отдела использования и справочной работы являются:

2.1. подготовка предложений к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основным направлениям развития Архива по использованию документов в целях наиболее полного удовлетворения запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации, обеспечение их реализации, составление отчетной документации о выполнении планов работы;
2.2. организация и предоставление государственных услуг, связанных с социальной защитой граждан;
2.3. изучение передового опыта в области использования документов в интересах обеспечения прав и законных интересов граждан, внедрение его в практику работы отдела;
2.4. выполнение в установленном порядке договорных работ, оказание платных услуг учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям;
2.5. обеспечение сохранности документов в процессе работы.

3. ФУНКЦИИ

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. готовит предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы Архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении;
3.2. исполняет запросы социально-правового характера государственных, иных учреждений и организаций, граждан Российской Федерации, зарубежных организаций и граждан по документам Архива, осуществляет прием, рассмотрение заявлений граждан, обращающихся в Архив;
3.3. осуществляет деловые связи с управлением Пенсионного фонда РФ по Тамбовской области в целях наиболее полного удовлетворения запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций;
3.4. обеспечивает сохранность документов в процессе их использования;
3.5. разрабатывает методические пособия по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы отдела;
3.6. анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа;
3.7. участвует в мероприятиях по повышению квалификации кадров Архива, подготавливает предложения к проектам планов по повышению деловой квалификации сотрудников Архива по профильным отделу направлениям;
3.8. изучает передовой опыт в области использования документов, внедряет его в практику работы отдела;
3.9. участвует в проведении практики студентов;
3.10. участвует в работе дирекции, совещаний.

4. ПРАВА

Отделу предоставляется право:

4.1. получать от других структурных подразделений Архива материалы, необходимые для выполнения функций отдела;
4.2. осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
4.3. оказывать платные услуги, выполнять договорные работы по профильным отделу направлениям.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА

5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности приказом директора Архива.  
5.2. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет Архив по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором Архива.
5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Архива.
5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием Архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ. Работники отдела назначаются на должность приказами директора Архива по согласованию с заведующим отделом.
5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.