В целях обеспечения сохранности переведено на цифровую основу 400 листов документов горкома КП РСФСР и 1603 ед.хр. фотодокументов. Проведена выверка комплектов учетных документов по 261 фонду (18518 ед.хр.). Проведена проверка наличия и физического состояния 20060 ед.хр.

Заключены соглашения о сотрудничестве в сфере архивного дела с Тамбовским региональным отделением Либерально-демократической партии России, благотворительным фондом «Наследие Тамбовщины», Тамбовским областным государственным автономным образовательным учреждением дополнительного образования детей «Детско-юношеская спортивно-адаптивная школа».

Заключены договоры о передаче документов личного происхождения Н.А.Громакова, писателя, краеведа, общественного деятеля; А.А.Моклакова, общественного и государственного деятеля, первого секретаря Тамбовского обкома ВЛКСМ в 1979-1983 гг.; Г.А.Шадского, краеведа, ветерана труда.

Упорядочены и приняты на постоянное хранение: 273 ед.хр. управленческой документации, 214 ед.хр. документов личного происхождения; 1387 ед.хр. документов по личному составу.

В процессе работы по созданию баз данных за первое полугодие 2013 г. просмотрено 2576 ед.хр. и выполнено 5750 записей.

Осуществлен переход с четвертой на пятую версию Программного комплекса «Архивный фонд 5.0».

В первом полугодии 2013 г. в ГАСПИТО поступило 3965 запросов юридических и физических лиц.

В работе по использованию документов приоритетным направлением являлось участие в информационном обеспечении праздничных мероприятий, посвященных Году культуры в Тамбовской области, 70-летию Сталинградской и Курской битв, 95-летию централизации архивного дела в Российской Федерации. Всего архивистами ГАСПИТО подготовлено и проведено 25 информационных мероприятий.

Продолжена работа по поддержке и обновлению интернет-сайта архива. Созданы новый раздел «Особо ценные документы» и рубрика «Оцифрованные документы». В «Оцифрованные документы» внесены фотографии участников революционного движения и Гражданской войны (328 ед.хр.).

На сайте ГАСПИТО в отчетный период также размещены семь тематических БД, иллюстрированно-биографическое издание «Ваятель застывшей музыки (из жизни и творчества заслуженного художника РСФСР К.Я.Малофеева»), два подраздела сборника архивных документов «Тамбовцы на фронтах Второй мировой войны 1939-1945 гг.», интернет-выставки и статьи, подготовленные в первом полугодии 2013 г.

И.И.Муравьева, заведующий отделом использования и публикации документов ГАСПИТО, приняла участие в межрегиональной научно-практической видеоконференции «От Сталинграда к Великой Победе: патриотическое воспитание на духовном наследии Великой Отечественной войны». Тема выступления И.И.Муравьевой – «О работе Государственного архива социально-политической истории Тамбовской области по популяризации архивных документов об истории Сталинградской битвы» (читать текст выступления).

Конференция состоялась 10 октября 2013 г. на базе Волгоградской областной универсальной библиотеки им. М.Горького и была посвящена 70-летию коренного перелома в ходе Великой Отечественной и Второй мировой войны.

Организатором проведения видеоконференции в Тамбове выступила Тамбовская областная универсальная научная библиотека им. А.С.Пушкина.

7 октября 2013 г. архивисты ГАСПИТО приняли участие в митинге, организованном профсоюзами в рамках Всемирного дня действий «За достойный труд!». В акции приняли участие представители тамбовских отделений Объединенного гражданского фронта и движения «Солидарность». Митинг прошел под лозунгами: «Нет росту тарифов и цен!», «Долой заемное рабство!», «За задержку заработной платы – в тюрьму!», «Да! – росту зарплат, пенсий и пособий», «Достойный труд – надежная социальная защита!»

В фойе здания ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61Б размещена выставка работ участников Всероссийского открытого фотоконкурса «Семейный альбом». Этот конкурс проводился в ноябре 2012 г. в рамах регионального этапа Всероссийского открытого фотоконкурса «Семейный альбом», организованного областным Центром развития творчества детей и юношества.

Тамбовское областное государственное бюджетное образовательное учреждение «Центр развития творчества детей и юношества» является источником комплектования ГАСПИТО. Сотрудничество наших учреждений помимо оказания методической помощи по организации и ведению делопроизводства и передачи документов на государственное хранение в архив в 2013 г. приобрело новое направление. Так, в марте текущего года на сайте ГАСПИТО были размещены работы участников конкурса рисунков «Зелёная планета глазами детей». Теперь вниманию посетителей сайта предлагается новая выставка детских работ.

13 июня 2013 г. состоялось заседание областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов. На рассмотрение комиссии экспертной группой ТОГБУ «ГАСПИТО» были предоставлены 235 дел, содержащих документы с грифами «секретно» и «совершенно секретно». Комиссией полностью рассекречено 218 дел, частично рассекречено 11 дел, оставлено на секретном хранении в связи с отсутствием полномочий для рассекречивания 6 дел.

В адрес директора ГАСПИТО Д.М.Олейникова и заместителя директора ГАСПИТО М.М.Дорошиной поступили благодарственные письма Тамбовской областной общественной организации Российского Союза молодежи «Молодежные инициативы» за активное участие в реализации социально значимого проекта «Культура без границ».

31 мая в зеленом зале Тамбовского областного краеведческого музея состоялось торжественное собрание, посвященное 95-летию архивной службы России (1 июня 1918 г. был принят Декрет СНК РСФСР «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР»). В праздничном мероприятии приняли участие представители органов государственной власти и органов местного самоуправления области, научной и культурной общественности области, сотрудники областных архивных учреждений, муниципальных и ведомственных архивов, ветераны архивной службы, представители.

Благодарственное письмо главы города Тамбова А.В. Кондратьева вручено директору ГАСПИТО Д.М. Олейникову за достигнутые высокие показатели в профессиональной деятельности и большой личный вклад в развитие архивного дела в г. Тамбове.

20 мая 2013 г. заключен договор с ОАО «Издательский дом «Мичуринск» об оказании услуг по изданию хрестоматии «Общественно-политическая жизнь в Тамбовской области (1985-1991)» в количестве 500 экземпляров.

Во исполнение приказа управления культуры и архивного дела области от 19.04.2013 № 114 «Об утверждении положения об электронной библиотеке Тамбовской области» в ЭБТО переданы электронные версии двух изданий ГАСПИТО: сборника документов «Письма Великой Отечественной» и иллюстрированно-биографического издания «Ваятель застывшей музыки».

17 апреля директор ГАСПИТО Д.М. Олейников принял участие в церемонии торжественного награждения победителей Конкурса работ в области архивоведения, документоведения и археографии за 2009-2011 годы, которая состоялась в Российском государственном архиве социально-политической истории. Д.М. Олейников вернулся из Москвы с шестью (!) дипломами.

Составители сборника «Тамбовцы на фронтах второй мировой войны 1939-1945 гг.» В.Л. Дьячков (к.и.н., доцент ТГУ им. Г.Р. Державина), М.М. Дорошина и И.И. Муравьева в номинации «Сборники документов» удостоены диплома первой степени Федерального архивного агентства.

Разработчики сайта ГАСПИТО Д.М. Олейников, М.М. Дорошина и А.А. Дорофеева в номинации «Интернет-сайты и интернет-выставки» удостоены диплома Федерального архивного агентства.

19 апреля 2013 г. состоялось заседание областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов. На рассмотрение комиссии экспертной группой ТОГБУ «ГАСПИТО» были предоставлены 445 дел, содержащих документы с грифами «секретно» и «совершенно секретно». Комиссией полностью рассекречено 427 дел, частично рассекречено 9 дел, оставлено на секретном хранении в связи с отсутствием полномочий для рассекречивания 9 дел.

Заведующий отделом использования и публикации документов И.И. Муравьева приняла участие в презентации книги Б.И. Юдина «Первомайский район: страницы истории». Презентация состоялась 5 апреля 2013 г. в администрации МО «Первомайский район» (пгт Первомайский). Книга издана по инициативе администрации Первомайского района и Первомайского районного Совета народных депутатов в ОАО «Издательский дом «Мичуринск» тиражом 700 экземпляров. Историческая хроника вышла под рубрикой «Неизвестная история России».

Б.И. Юдин отметил, что данное издание – это плод коллективного труда архивистов, библиотекарей, краеведов, редакции районной газеты «Вестник» и сотрудников районного музея. Особую благодарность в подготовке книги автор выразил коллективу ГАСПИТО и кандидату исторических наук, руководителю Тамбовской археологической экспедиции, уроженцу Первомайского района Н.Б. Моисееву.

144 архивных документа из фондов ГАСПИТО о социально-экономическом и культурном развитии Первомайского района за 1935-1991 гг. стали основой второй главы книги.

Непосредственно по архивным документам подготовлена хроника событий «Первомайский район. Цифры и факты. 1935-2011 гг.». Сотрудники отдела использования и публикации ГАСПИТО подготовили также списки первых секретарей Первомайского райкома партии и председателей райисполкома, первых секретарей Первомайского райкома ЛКСМ РСФСР в 1935-1963, 1967-1991 гг., список Героев Советского Союза и полного кавалера ордена Славы, уроженцев Первомайского района. Все эти материалы опубликованы в книге в качестве приложений.

Из коллекции фотодокументов ГАСПИТО для исторической хроники было отобрано более 70 фотоиллюстраций.

22 марта 2013 г. сотрудники ГАСПИТО приняли участие в расширенном заседании коллегии управления культуры и архивного дела области. Заместитель директора ГАСПИТО М.М. Дорошина выступила с сообщением по теме: «Проблемы популяризации исторических знаний и внедрения современных информационных технологий в архивном деле».

Среди основных направлений деятельности государственных архивов наиболее благодатным и заметным является использование архивных документов. Практически вся наша работа направлена на то, чтобы документы не залеживались на полках, а были в постоянном научном, справочном, практическом использовании, имели спрос различных категорий граждан. Мы не хотим уподобляться героям известного романа М.Осоргина «Сивцев вражек», в котором архивисты – «умнейшие мужья, полиглоты, умевшие мыслить шифром», остаются всего лишь сторожами документальных кладбищ.

Достоинствами деятельности ГАСПИТО по популяризации исторических знаний являются:

- целенаправленный, системный характер;

- применение традиционных форм использования с привнесением в работу специфики именно нашего архива;

- активное использование современных информационных технологий с обязательным анализом требований и интересов всех слоев населения.

В фойе здания ГАСПИТО по адресу: ул. Рылеева, 61Б размещена выставка работ участников конкурса рисунков «Зелёная планета глазами детей». Этот конкурс проводился в 2012 г. в рамах регионального этапа Всероссийского детского экологического форума «Зелёная планета», организованного областным Центром развития творчества детей и юношества.

Тамбовское областное государственное бюджетное образовательное учреждение «Центр развития творчества детей и юношества» является источником комплектования ГАСПИТО. Отрадно, что сотрудничество наших учреждений помимо оказания методической помощи по организации и ведению делопроизводства и передачи документов на государственное хранение в архив приобретает новые формы.

В феврале 2013 г. в научно-популярном историческом журнале «История в подробностях» (№ 2 (32) опубликована статья доктора исторических наук, профессора ТГТУ А.А. Слезина «Провинциальная интеллигенция на закате советской эпохи» о подготовленной к печати по архивным фондам ГАСПИТО хрестоматии «Общественно-политическая жизнь в Тамбовской области (1985-1991)».

В феврале 2013 г. в читальном зале ГАСПИТО работала гражданка Ирландии Сьюзен Грант – научный сотрудник университетского колледжа в Дублине и университета Торонто. Тема ее исследования – «Сестры милосердия во времена между первой и второй мировых войн (1914-1941)».

28 февраля 2013 г. архивисты ГАСПИТО приняли участие в информационно-методическом семинаре для руководителей и сотрудников социально ориентированных некоммерческих организаций – получателей государственной поддержки области. Ведущий архивист отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, научно-технической обработки документов ГАСПИТО В.М. Смолина выступила с сообщением по теме: «Некоммерческие организации как потенциальные источники комплектования Государственного архива социально-политической истории Тамбовской области». Выступление В.М. Смолиной сопровождалось демонстрацией видеоряда об основных направлениях деятельности ГАСПИТО.

20 февраля 2013 г. сотрудники ГАСПИТО приняли участие в торжественном закрытии Года истории в Тамбовской области, которое состоялось в ТГУ им. Г.Р. Державина. За этот год опубликовано немало исследовательских трудов. О высоком научном уровне изданий говорили заместитель главы администрации Тамбовской области, кандидат исторических наук С.А. Чеботарев, профессор ТГУ им. Г.Р. Державина, доктор исторических наук В.В. Канищев, доцент ТГУ им. Г.Р. Державина, кандидат исторических наук В.Л. Дьячков и другие.

В.Л. Дьячков, в частности, в своем выступлении проинформировал присутствующих о высокой награде, которую получил сборник документов «Тамбовцы на фронтах второй мировой войны 1939-1945 гг.» – совместный труд ученых ТГУ им. Г.Р. Державина и архивистов ГАСПИТО.