В первом полугодии 2012 г. установлены связи и проведены переговоры о передаче на государственное хранение в ГАСПИТО документов личного происхождения Г.Б. Звягинцевой – патентоведа МНТК «Микрохирургия глаза»; З.А. Королевой – писателя, члена Союза писателей России; О.В. Мордасова – депутата Тамбовского городского Совета народных депутатов, советника ЦК ВЛКСМ при Демократической организации молодежи Афганистана.

В ГАСПИТО продолжается работа по созданию электронных копий фонда пользования – переведено на цифровую основу 1550 ед. хр. фотодокументов. Работа по сканированию фотодокументов проводится с помощью планшетного сканера «Canon CanoScan LIDE 20» с использованием программного обеспечения «Scan Gear CS». Сканирование документов цветное, разрешение от 200 до 600 dpi, формат хранения jpg. Графическая обработка электронных копий проводится с помощью программного обеспечения «AcrSoft PhotoStudio». Электронные копии хранятся на сервере (1 экз.) и жестких дисках компьютеров (3 экз.).

В ГАСПИТО продолжается работа по восстановлению угасающих текстов документов Тамбовского губернского комитета ВКП(б). В первом полугодии 2012 г. переведено на цифровую основу 300 листов.

11 июня 2012 г. архивисты ГАСПИТО приняли участие в торжественных мероприятиях, посвященных 100-летию марша «Прощание славянки». Торжества начались с открытия мемориальной доски на здании Музейно-выставочного центра Тамбовской области и продолжились фестивалем духовых оркестров «Марш столетия».

«Прощание славянки» русский марш, написанный в 1912 г. штаб-трубачом 7-го запасного кавалерийского полка, стоявшего в г. Тамбове В.И. Агапкиным под впечатлением от событий Первой Балканской войны (1912-1913 гг.). За прошедшие годы марш не потерял своей популярности и в настоящее время по существу является национальным маршем, символизирующим проводы на войну или военную службу.

31 мая 2012 г. архивисты ГАСПИТО приняли участие в семинаре-совещании по вопросам архивного дела, организованном администрацией города Тамбова. Ведущий архивист отдела использования и публикации документов Т.В. Слесарева и программист 1-й категории А.А. Дорофеева выступили по теме: «О внедрении информационных архивных технологий».

В соответствии с договором Тамбовского государственного университета им. Г.Р. Державина и Государственного архива социально политической истории Тамбовской области от 01.12.2009 в ГАСПИТО началась производственная практика студентов 4-го курса специальности «Документоведение и ДОУ» академии культуры и искусств ТГУ им. Г.Р. Державина.

Приказом Федерального архивного агентства от 02.04.2012 № 26 объявлен Конкурс работ в области архивоведения, документоведения, археографии, выполненных в 2009-2011 г.

ГАСПИТО имеет положительный опыт участия в подобном конкурсе. Так, в 2008 г. по итогам Конкурса научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии за 2005-2006 гг. третья премия и диплом Федерального архивного агентства в области подготовки сборников документов по группе архивных учреждений субъектов РФ была присуждена составителям сборника «Письма Великой Отечественной» (В.Л.Дьячков, М.М.Дорошина). В 2010 г. по итогам Конкурса научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии за 2007-2008 гг.» вторая премия и диплом Федерального архивного агентства в номинации «Сборники документов по истории Великой Отечественной войны» были присуждены составителям второго тома сборника «Тамбовская область в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.» (В.Л.Дьячков, М.М.Дорошина, И.И.Муравьева).

На этот раз архивисты ГАСПИТО предполагают принять участие в двух номинациях: «Публикации документов» и «Интернет-сайты». Соответственно, на Конкурс будут представлены сборник «Тамбовцы на фронтах Второй мировой войны 1939-1945 гг.» (Тамбов, 2010) и сайт ТОГБУ «ГАСПИТО».

1 июня 2012 г. состоялось заседание областной межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов. На рассмотрение комиссии экспертной группой ТОГБУ «ГАСПИТО» были предоставлены 624 дела, содержащие документы с грифами «секретно» и «совершенно секретно». Комиссией полностью рассекречено 607 дел, частично рассекречено 12 дел, оставлено на секретном хранении 5 дел.

25 июня 2012 г. заключен договор с ОАО «Тамбовская типография «Пролетарский светоч» об оказании услуг по изданию книги «Тамбовская область. Хроника событий. 1937-2012 гг.» в количестве 500 экземпляров.

В мае 2012 г. завершена работа по созданию базы данных «Рассекреченные документы Тамбовского областного комитета ВКП(б)-КПСС за 1946-1964 гг.». В БД внесено 12908 записей (4058 ед.хр.).

В рамках юбилейных мероприятий, посвященных 75-летию образования Тамбовской области, подготовлен сборник «Тамбовская область. Хроника событий. 1937-2012 гг.». Ответственный редактор – заместитель директора ГАСПИТО М.М. Дорошина, ответственный составитель – заведующий отделом использования и публикации документов И.И. Муравьева. Это научно-популярное издание, содержащее сведения об основных достижениях и наиболее значимых фактах в общественно-политической, социально-экономической, культурной, спортивной жизни Тамбовской области за 75-летний период ее существования как административной единицы.

По состоянию на 01.06.2012 средняя заработная плата работников ГАСПИТО составила 10558 руб. (в 2010 г. – 9031 руб., в 2011 г. – 9342 руб.). Планируется довести среднюю заработную плату по архиву до 10-12 тыс. руб. в месяц. Повышение заработной платы предполагается за счет средств, получаемых от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Сотрудники ГАСПИТО приняли участие в первомайской демонстрации, организованной Тамбовским областным объединением организаций профсоюзов и Тамбовским региональным отделением партии «Единая Россия»

23 апреля 2012 г. заключено Соглашение о сотрудничестве в сфере архивного дела ТОГБУ «ГАСПИТО» и «Инваспортцентром» – Тамбовской региональной общественной физкультурно-спортивной организацией дополнительного образования «Учебный Центр по реабилитации инвалидов средствами физкультуры и спорта».

В соответствии с Федеральным законом от 23.11.2009 № 261-ФЗ «Об энергосбережении и повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» в целях обеспечения рационального использования энергетических ресурсов утверждена Программа в области энергосбережения и повышения энергетической эффективности ТОГБУ «ГАСПИТО» на 2012-2014 гг. За период реализации Программы планируется снижение потребления энергетических ресурсов не менее 9 % по отношению к 2011 г. с ежегодным снижением на 3 %.

23 марта 2012 г. заместитель директора ТОГБУ «ГАСПИТО» М.М.Дорошина  по итогам конкурса «Областные творческие стипендии в области культуры, искусства, народного творчества, художественного образования и архивного дела»  получила диплом победителя и стипендию в размере 10000 рублей за значительные личные достижения в области культуры и искусства.

23 марта 2012 г. на заседании коллегии управления культуры и архивного дела области директор архива Д.М.Олейников выступил с сообщением по теме «Использование современных информационных технологий в популяризации архивных фондов ТОГБУ «ГАСПИТО». В этот день Д.М. Олеников был награжден Почетной грамотой администрации Тамбовской области за многолетний добросовестный труд и большой личный вклад в развитие архивного дела в области. Такой же награды была удостоена Н.В Серватинская – ведущий архивист отдела использования и публикации документов.

14 марта 2012 г. в Тамбовской областной универсальной научной библиотеке им. А.С. Пушкина состоялась презентация буклета «Василий Кубанев. Чтобы жизнь была костром», подготовленного к изданию членом Союза журналистов России М.В. Матюшиной и сотрудниками ТОГБУ «ГАСПИТО» М.М. Дорошиной и И.И. Муравьевой. Инициатором издания выступил директор ТОГБУ «ГАСПИТО» Д.М. Олейников.

В презентации приняли участие представители управления культуры и архивного дела области, сотрудники областных архивов и учреждений культуры, ученые-литературоведы, краеведы.

С приветственным словом к собравшимся обратилась В.И. Ивлиева – заместитель начальника управления культуры и архивного дела области. Она отметила, что презентуемая книга – еще один шаг в масштабной издательской деятельности Государственного архива социально-политической истории Тамбовской области. Составители буклета М.В. Матюшина и И.И. Муравьева, а также известный краевед В.Е. Андреев посвятили свои выступления значению выхода в свет буклета «Василий Кубанев. Чтобы жизнь была костром», яркой жизни В.М. Кубанева и значению его творческого наследия.

Участники презентации обратили особое внимание на исключительно доброжелательную, уютную и творческую атмосферу в зале, что, несомненно, являлось заслугой сотрудников областной универсальной научной библиотеки. Особая признательность ведущей презентации И.В. Стяблиной – заведующей краеведческо-библиографическим отделом библиотеки.

Д.М. Олейников вручил благодарственные письма специальному корреспонденту газеты «Тамбовская жизнь», члену Союза журналистов России М.В. Матюшиной за личный вклад в подготовку и организацию выпуска буклета и директору Издательского дома ТГУ им. Г.Р. Державина В.Г. Юрину за оригинальную дизайнерскую разработку и издание буклета о жизни и творчестве поэта и журналиста В.М. Кубанева.

Работники ТОГБУ «ГАСПИТО» Акифьева Н.П., Зубко Н.П., Ковбасюк О.В., Куликов В.В., Куликова З.М., Степанов А.С., Фролов В.Л., Шаховская Т.А. награждены Почетной грамотой управления культуры и архивного дела Тамбовской области в связи с празднованием Дня архивов.

С 01.01.2012 изменилась структура ТОГБУ «ГАСПИТО». Упразднены два структурных подразделения: отдел информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий (ИПС и ААТ) и лаборатория копирования, реставрации и переплета документов.

В настоящее время структура архива включает в себя администрацию и пять отделов:
- обеспечения сохранности и государственного учета документов;
- использования и публикации документов;
- комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, научно-технической обработки документов;
- использования и справочной работы;
- инженерно-технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания зданий.

На 01.01.2012 штатная численность ТОГБУ «ГАСПИТО» - 56 человек.